Veiledningspakke

Den komplette veiledningspakken har følgende dokumenter:

• Forslag til konkurransegrunnlag
• Statens standard avtale SSA
• Mal for spesifikasjonsskjema som skal være vedlegg til SSA. Skjemaet har forslag til krav og kriterier for anskaffelse av bestillingsløsning og katalogverktøy.

Veiledningspakken er utarbeidet for anskaffelse av bestillingsløsning og katalogverktøy som skal brukes for elektronisk bestilling av varer og tjenester av oppdragsgiver mot deres leverandører.
For virksomheter som skal benytte avtalene som inngås av Statens innkjøpssenter, vil krav til standard format (EHF/Peppol BIS) finnes for de avtalene som er egnet for bruk av bestillingssystem. EHF-faktura er forskriftsfestet, så krav om dette formatet vil alltid være en del av avtalen.

Videre er kravspesifikasjonen satt opp med tre deler som kan brukes helt eller delvis i kombinasjon. Dersom du skal kjøpe en enkel bestillingsløsning/web-butikk, bør du benytte del 1. Skal du kjøpe en mer avansert løsning, bør du benytte del 2. I tillegg er det en del 3 i spesifikasjons-skjemaet som omhandler katalogverktøy, som kan brukes i kombinasjon med del 1 og 2, eller alene. Dette vil gjelde de som har behov for en mer avanserte løsning for kataloghåndtering.

Bruk av bestillingssystemer og katalogverktøy i heldigitale innkjøpsprosesser

En bestillingsløsning er en vesentlig del av en heldigital innkjøpsprosess. Som et fundament for kommunikasjonen mellom bestillingssystemer og leverandørenes systemer benyttes elektronisk handelsformat (EHF) eller Peppol BIS for meldinger via Peppol nettverket (Peppol Network).

For å kunne ta imot og behandle kataloger fra leverandørene trenger man også et katalogverktøy, enten som en integrert del av bestillingsløsningen eller som et separat system.

Om bestillingsløsninger

For å kunne bestille varer og tjenester fra dine leverandører elektronisk må du få tilgang til dine avtaler i en bestillingsløsning. I en heldigital innkjøpsprosess vil denne informasjonen typisk gjøres tilgjengelig for bestillerne via elektroniske varekataloger.

Ved å benytte et bestillingssystem vil man standardisere varesortiment og bestillingsprosessen. En kan også sette opp en såkalt punch-out-løsning der bestiller klikker på en lenke i sitt bestillingssystem og leverandørens nettbutikk åpnes. Bestiller søker etter varer og tjenester, legger disse i leverandørens handlekurv, og denne sendes tilbake til bestillingssystemet. Oppdragsgiver må sjekke at det bare vises varer eller tjenester som tilhører avtalen, da det er leverandører som har kontroll over sortimentet som vises til bestiller.

Det er veldig viktig at ditt bestillingssystem får tilgang og viser all informasjon fra beskrivelsene av varer og tjenester via katalog. Noen av informasjonselementene kan være valgfrie eller via såkalte frie felter (kalt additional item properties). Samhandlingsavtalen kan være et nyttig dokument å bruke i anskaffelsesdokumentene og som annex til kontrakten.

Det finnes en rekke forskjellige bestillingsløsninger i markedet i dag. Noen har en helt enkel bestillingsfunksjonalitet, mens andre er mer komplekse systemer med tjenester som dekker mer enn selve bestillingsprosessen. Felles for tilgjengelige løsninger er at de bør være kompatible med standardformatene EHF og Peppol-nettverket. Fordelen med standardformatene og standard infrastruktur er at offentlig sektor fremstår som enhetlig mot leverandørmarkedet, og at det ikke blir nødvendig å opprette og vedlikeholde kostnadskrevende én-til-én-integrasjoner mellom kunder og leverandører.

Om katalogverktøy

Et katalogverktøy vil typisk være et forsystem for en bestillingsløsning, og benyttes for å motta og bearbeide kataloger som sendes fra de leverandører din virksomhet har avtaler med. Et katalogverktøy kan inngå som en del av en bestillingsløsning eller det kan være et selvstendig verktøy. De selvstendige katalogverkøyene kan ha mer avansert funksjonalitet enn verktøy som er inkludert i bestillingsløsningen. Gjør en kartlegging av behov og hva som kan leveres av ulike leverandører før dere tar en beslutning på hvilke verktøy som skal anskaffes.

Katalogverktøyet skal kunne ta imot en EHF-katalog og en Peppol BIS-katalog fra utenlandske leverandører. Informasjonsinnholdet i en katalog kan brukes både til å gjøre direkte avrop på en rammeavtale, gjennomføre en minikonkurranse og håndtere dynamiske innkjøpsordninger hvis systemet har denne typen funksjonalitet.

Så lenge standarden følges, vil kataloger som sendes fra for eksempel en leverandør, kunne leses inn i kundens datasystem selv om systemene er ulike, uten at man trenger dyre én-til-én-integrasjoner mellom ulike datasystemer. Men for å kunne motta, opprette, redigere og behandle kataloger som utveksles mellom deg som kunde og leverandører, trenger din virksomhet et verktøy som støtter arbeidet med katalogadministrasjon. Hvis systemet har funksjonalitet for databehandling og analyse, kan de ulike katalogene som er lagret, benyttes til å se prisvariasjon over tid. Kataloger med miljøinformasjon kan benyttes som grunnlag for rapportering i kombinasjon med EHF-ordre, EHF-leveransedokumenter og EHF-faktura.

Det finnes viktige elementer som kan benyttes i analyse og binde andre systemer sammen på det semantiske nivået. Ett slikt viktig element er kontraktsnummer/avtalenummer. Standard klassifiseringskode UNSPSC er viktig i analyse og planlegging.

Statens innkjøpssenter

Statens innkjøpssenter skal inngå og forvalte felles avtaler på vegne av statlige virksomheter innenfor vare- og tjenesteområder hvor virksomhetene har like og standardiserte behov. Avtalene som inngås vil være obligatoriske for statlige virksomheter som ikke har gjort fravalg. For avtaler med krav til standardformat (EHF) er leverandører forpliktet til å være kompatible med de EHF-ene som det er stilt krav til i avtalen. Om en mottatt EHF-katalog skal kontrolleres av Statens innkjøpssenter før den sendes virksomheten, eller om katalogen skal sendes direkte fra leverandør til virksomheten, avtales med Statens innkjøpssenter.

Statlige virksomheter som benytter Direktorat for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sin fakturaløsning, kan gjøre avrop på DFØs bestillingsløsning.

Virksomhetens overordnede behov

Fremtidsrettede virksomheter søker alltid etter å effektivisere og optimalisere sine prosesser. Dette gjelder også den helhetlige anskaffelsesprosessen fra behovet oppstår til betalingen er gjennomført.

Effektivisering av denne prosessen innebærer at data kun leses inn én gang og så gjenbrukes i resten av prosessen. EHF-spesifikasjoner skal bidra til å sikre en standardisering av dataene slik at gjenbruk blir mulig, og analyser kan gjennomføres av virksomheten. Hensikten er å kunne måle virksomhetens interne prosesser og mål. Data fra de digitale transaksjonene skal også være et godt hjelpemiddel i lignende anskaffelser. Imidlertid er det av betydning at den enkelte virksomheten vurderer sitt behov for effektivisering og digitalisering av anskaffelsesprosessen. Det er en rekke forhold som dere bør vurdere og tenke godt igjennom før dere fatter beslutning om anskaffelse av ulike systemer.

Det er i hovedsak åtte ulike systemtyper som kan bidra til å digitalisere den helhetlige anskaffelsesprosessen. Disse er:

• Planleggingsverktøy
• Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)
• Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV)
• Katalogverktøy
• Bestillingssystem med mulighet for digitalt mottak inkludert katalogverktøy
• Fakturasystem
• Analyseverktøy av forbruk (analyse av spend – støtter arbeidet med kategoristyring)
• Rapporteringssystemer enten separate eller som en del av hovedsystemet

En helelektronisk prosess gir seg ikke selv og virksomhetsleder bør ha et aktivt eierskap til verktøysinvesteringene og samtidig vite hva som skal oppnås med systemstøtten og plan for utbredelse av systemene i egen virksomhet. Målene kan være mange, som f.eks.:

• skaffe seg kontroll på kostnadsbruk (alle bestillinger skal gjennom systemet)
• redusere gjennomføringstiden per anskaffelse med mer effektive prosesser
• standardisere prosesser
• spare penger
• ikke forplikte virksomheten uten en kontroll av bestillinger før de sendes leverandør
• etterlevelse av lover og forskrifter
• en faktabasert beslutningsprosess
• effektivisere tilknyttede prosesser som rapportering av moms og miljøverdier i henhold til scope 2 og 3.

Fordelene ved en elektronisk bestillingsløsning og katalogverktøy vil være at offentlige virksomheter får en mer effektiv bestillingsprosess, bedre kontroll på varesortiment og en strukturert og standardisert bestillingsadferd.

For en del offentlige virksomheter vil det være tilstrekkelig å anskaffe en enkel bestillingsløsning. Dette vil bidra til å effektivisere bestillings- og ordreprosessene, standardisere og begrense vareutvalget og gi grunnlag for å hente ut statistikk for virksomhetens innkjøp og leverandører. Som nevnt over er valgene og dimensjonering av løsningen det som er viktig at de offentlige virksomhetene har et bevisst forhold til.

For statlige virksomheter som får dekket en del av sine avtaler gjennom Statens innkjøpssenter, er en elektronisk bestillingsløsning en forutsetning for å kunne bruke avtalene som inngås. Dette kommer av at noen av avtalene kontrolleres ved at EHF katalog sendes til Statens innkjøpsenter for kontroll og deretter videredistribueres til den enkelte virksomhets system. Dermed slipper virksomheten å kontrollere katalogen og tilgjengeliggjøre den direkte til sine bestillere.

For å få full effekt av et bestillingssystem forutsettes det at hele organisasjonen tar dette i bruk. DFØ har laget en prosessveileder for å støtte de ulike virksomhetene i dette arbeidet:

Minimumskrav til bestillingsløsning

Ved anskaffelse av bestillingsløsning er det viktig at verktøyet ivaretar fremtidige krav til formater og infrastruktur. Denne veilederen inkluderer mer omfattende krav enn DFØ har satt til minimumsløsninger, men minimumskravene som er utarbeidet av DFØ for enkle bestillingsløsninger, er ivaretatt i spesifikasjonsskjemaet.

Minimumskrav til katalogverktøy

Et katalogverktøy må som minimum kunne håndtere EHF-formater og benytte Peppol-nettverket for formidling av kataloger. I tillegg må det inneholde funksjonalitet for å validere katalogene som mottas, for å sikre at kravene til katalog er overholdt før katalogen videreformidles inn i en bestillings- eller ERP-løsning. Før katalogen videreformidles, bør verktøyet også ha funksjonalitet som lar en katalogadministrator lage en differanserapport mellom opprinnelig katalog og ny katalog, slik at nye kataloger som distribueres av en leverandør, er i henhold til inngåtte avtaler. Det er viktig at katalogverktøyet er satt opp slik at alle felter definert i EHF-katalog er tilgjengelig. Et eksempel er de frie feltene (Additional Item properties) som kan benyttes til miljø og annen nyttig informasjon både for oppdragsgiver og leverandør.

Mulige krav utover minimumskrav

I tillegg til minimumskravene nevnt ovenfor bør du vurdere om kravspesifikasjonen skal inkludere ytterligere funksjonalitet for å understøtte en heldigital anskaffelsesprosess. Funksjonalitetskrav ut over minimumskrav er relevant både for å anskaffe en løsning som understøtter flest mulig av din virksomhets behov, men gir også mulighet til å designe konkurransen med disse funksjonene som en del av tildelingskriteriene. Dette betyr at du kan vurdere hvor godt de ulike løsningene kan dekke behovene dine. La dette få innvirkning på hvilken løsning som velges.

Det er en rekke prosesser relatert til innkjøp og anskaffelser som i mange virksomheter inkluderer manuelle steg. Det vil være viktig å se på grensesnittene mellom prosessene, samt tilstøtende systemer for å avklare hvilke funksjoner som skal ligge i bestillingssystemet, og hvilke integrasjoner som eventuelt må tilrettelegges for at data kan utveksles med tilstøtende systemer dersom funksjonalitet skal ivaretas av disse. EHF-meldingsutveksling muliggjør denne typen integrasjon uten å sette opp én-til-én-integrasjoner.

Mal for spesifikasjonsskjema

Her finner du maler for spesifikasjon for enkel bestillingsløsning, bestillingsløsning og katalogverktøy:

Markedskartlegging

Det finnes mange varianter av bestillingsløsninger i markedet i dag. Noen har helt enkel bestillingsfunksjonalitet, noen er de mer komplekse systemer som har flere tjenester som dekker mer enn bestillingsprosessen. DFØ jobber stadig med å sørge for at leverandørmarkedet skal utvikle og tilpasse løsninger til å bli kompatible med EHF og Peppol-nettverket, både for bestillingsløsning og katalogverktøy.

Her kan du finne en oversikt over slike bestillingsløsninger (listen er ikke uttømmende):

Dersom virksomheten har spesielle behov med tanke på sikkerhet, brannmur eller andre krav, så kan det være en løsning å ha en åpen dialog med leverandørmarkedet rundt hvordan disse behovene kan løses. Da sikrer du deg mot å stille krav som ingen av leverandørene kan innfri, eller at du stiller unødvendig strenge krav til sikkerhet.

Valg av prosedyre og standardavtale (SSA)

Det er viktig at virksomheten selv vurderer anskaffelsen når det gjelder krav i FOA og bruk av de ulike SSA-ene. Her beskrives noen generelle betraktninger for anskaffelse av bestillingsløsning og katalogverktøy.

Det kan legges til grunn at de fleste anskaffelser av Saas-baserte bestillingsløsninger og katalogverktøy vil være under EØS-terskelverdiene angitt i FOA § 5-3. Dersom du skal anskaffe en bestillingsløsning og katalogverktøy uten spesialtilpasninger, og det ikke foreligger særlige krav til implementering i virksomheten din, kan åpen tilbudskonkurranse jf. FOA § 8-3 være den mest kostnadseffektive måten å gjennomføre anskaffelsen. Det oppfordres imidlertid til at dialogmuligheten i FOA §§ 9-2 (3), FOA 9-3(1) benyttes, for å sikre at løsningene og implementeringsmulighetene samsvarer med det din virksomhet behøver.

Det vil være mest aktuelt å bruke kjøpsavtalen (SSA-K eller SSA-T) så lenge brukerlisensen for bestillingsløsningen og katalogverktøyet er regnet for å være standard hyllevare. SSA-K eller SSA-T er også egnet for kjøp av tilpasning av bestillingsløsningen og katalogverktøyet dersom du på forhånd kan spesifisere nøyaktig hvordan programvaren skal tilpasses. For de som ønsker at bestillingsløsningen og katalogverktøyet skal utvikles eller tilpasses (og der kunden ikke på forhånd kan spesifisere nøyaktig hvordan programvaren skal utvikles/tilpasses), vil SSA-T være bedre egnet (du har behov for leverandørens ekspertise). Dersom du skal anskaffe en løsning som ikke er en SaaS-løsning, så kan det vurderes å kombinere en SSA-K eller SSA-T (for selve kjøpet av programvaren), med en SSA-D eller SSA-V (for løpende vedlikehold, infrastruktur, drift og løpende oppdateringer). Denne veiledningen omfatter kun bruk av SSA-K eller SSA-T. For mer informasjon om de ulike SSA-ene:

Dersom anskaffelsen er over EØS-terskelverdi, og virksomheten har behov for å anskaffe en mer tilpasset bestillingsløsning og katalogverktøy, eksempelvis med integrasjon mot økonomisystem, samt mer virksomhetsspesifikke tilpasninger, anbefales det å benytte konkurranse med forhandling jf. FOA § 13-1 (2). Tilpasningene vil i de fleste tilfeller oppfylle kravene i FOA § 13-2 a. Er du usikker på om de tilpasningene du trenger er å regne som «standard» eller må utvikles spesielt, bør du ha en ytterligere markedskartlegging i dialog med leverandørmarkedet. Konkurranse med forhandling vil gi tilbyderen bedre anledning til å tilpasse tilbudene sine inn mot virksomhetens behov, samt en løpende adgang til spørsmål og avklaringer. Videre så vil konkurranse med forhandling gi en rekke prosedyremessige fordeler for oppdragsgiver: eksempelvis mulighet til å bruke forhandlinger til å unngå situasjoner som medfører avvisningsplikt pga. forhold i tilbudet, samt adgang til å gjenåpne konkurransen og forhandlingene etter kontraktstildeling dersom det avdekkes mulige brudd på regelverket.

Prismodell og avtaleperiode

Behovene til din virksomhet må komme frem i tabellen med kostelementer i SSA.

Bestillingsløsning og katalogverktøy har vanligvis 3 hovedtyper kostnader.

• Kostnader knyttet til implementering vil typisk være nødvendig tilpasning til kundens øvrige løsninger, grunnopplæring og tilpasning til virksomhetsspesifikke bestilling- og arbeidsflyt.
• Brukskostnader er den årlige kostnaden virksomheten har for å ha tilgang til en fungerende og oppdatert bestillingsløsning og katalogverktøy. Kostnaden omfatter løpende drift og alle oppgraderinger leverandøren gjør i sin standardløsning.
• Det er knyttet kostnader til videreutvikling av løsningen som er initiert/bestilt av din virksomhet.

Det vanligste er at markedet tilbyr innen Saas-løsninger ulike brukerlisenser til en årlig kostnad. Virksomhetens behov for de ulike lisenstypene vil da være avgjørende for den årlige totale kostnaden.

Enkelte leverandører kan tilby en generisk pakkeløsning for hele virksomheten, såkalt ELA (Enterprise License Agreement). For store virksomheter med innkjøp organisert mange steder kan dette være en alternativ prismodell. For at leverandøren skal kunne gi et best mulig tilbud, så må du beskrive din virksomhets behov og organisering av innkjøpsvirksomheten godt, og la leverandøren komme med sitt pristilbud.

Den siste gruppen kostnader er knyttet til videreutvikling av løsningen som er initiert/bestilt av din virksomhet. Les mer om videreutvikling i kapittelet "Andre bestemmelser". Det er viktig å tenke gjennom skalerbarheten av løsningen i fremtiden, for eksempel ved eventuelle sammenslåinger av virksomheter (eks. kommunereformen), og hvordan dette vil reflekteres i pris og kontraktsvilkår. En løsning kan være å sørge for opsjoner som ivaretar fremtidige endringer i organiseringen av virksomhetens innkjøp.

Basert på hvilke behov din virksomhet har og hvilke krav som anses viktige, må du vurdere hvilke tildelingskriterier du skal bruke og hvordan disse skal vektes. Tildelingskriterier skal fremgå i konkurransegrunnlaget. Det er utarbeidet et forslag til tildelingskriterier. Dersom løsningen kun skal oppfylle obligatoriske krav, så kan pris veie tungt. Selv om pris vektes tungt, vil det være hensiktsmessig også å ta med kriterier knyttet til generiske kvalitetselementer som for eksempel brukervennlighet, best støtte for virksomhetens prosess for bestilling, behovsinnmelding, oppetid og kurs. Dersom du ber om integrasjoner og har særskilte krav til funksjonalitet, så bør det være en vekting mellom pris og de viktigste kvalitetselementene som gjenspeiler dette. En anvendelig kontraktsperiode vil kunne være 2+1+1 år.

Konkurransegrunnlagsmal er ment som en inspirasjon til de som gjennomfører en konkurranse av bestillingssystem eller katalogverktøy. Malen er basert på åpen tilbudskonkurranse. Dette er en mal det forutsettes at virksomheten gjør tilpasninger i henhold til virksomhetens behov:

Det vil være naturlig å ta i betraktning planlagte endringer i organisatoriske forhold (eks. inngåelse i innkjøpssamarbeid, mulig sammenslåing). En løsning kan være å legge inn mulige opsjoner i avtaleperioden.

Hvilke andre systemer er bestillingsløsningen og katalogverktøyet integrert mot eller skal ha muligheter til å samhandle med eks. overføring av bestilling til fakturasystem for mulighet med automatch eller mottak av faktura fra fakturasystem med samme mål om en heldigital prosess, og hvor enkelt er det å bytte ut integrasjonen? En kompleks og tett integrasjon kan være et argument for en lengre kontraktsperiode. Samtidig bør man så langt det er mulig, unngå integrasjoner som er kostbare og tidkrevende å bytte. Siden markedet forventes å være i sterk utvikling, bør en oppdatert markedskartlegging gjøres før utløsning av eventuelle opsjon på forlengelse i kontrakten. Det å stille krav om standardformat (EHF / Peppol BIS) ved bruk av Peppol-nettverket kan legge til rette for færre én-til-én-integrasjoner ved at informasjon kan lettere deles mellom ulike systemer, f.eks. faktura og bestillingssystem.

EHF og Peppol-nettverk (Peppol Network) danner nå fundamentet for digitalisering av anskaffelser, og hjelper både oppdragsgiver og leverandør med å implementere avtalen på en god og effektiv måte etter avtaleinngåelse. Det er også viktig å sikre at ny teknologi skal kunne fungere sammen med bestillingsløsningen og katalogverktøyet i fremtiden.

EHF-katalog presenterer varer og tjenester i henhold til inngåtte avtaler. Katalogen vil dermed sette innkjøpsorganisasjonen i stand til å implementere avtalen, og legger grunnlag for en optimal avtalelojalitet på inngåtte avtale. EHF-katalogene er et sentralt bindeledd mellom leverandøren og din virksomhets bestillingsløsning. Katalogen bør inneholde strategisk informasjon for din virksomhet som miljø og arbeidslivskriminalitesforebyggende egenskaper. Dette vil sette din organisasjon i stand til f.eks. å redusere miljøfotavtrykket ved å bestille de varer som har minst mulig CO₂-verdier per produkt basert på sammenligning av varer i din bestillingsløsning. Kataloginformasjon kan også benyttes som grunnlagt for rapportering på selvstendig grunnlag eller i kombinasjon med EHF-ordre og -ordrebekreftelse. Her er rapportering av moms basert på faktura viktig. Katalogen skal sikre at riktig momskode og sats er presentert for de ulike varer og tjenester. Dermed er det større mulighet for god kvalitet i mottatt EHF-faktura.

Bestillingsverktøyet på sin side gjør det enkelt for bestillere å finne frem til riktige produkter og tjenester og ved at all informasjon, eksempelvis spesifikasjoner, bilder, priser og leveringsvilkår fremgår på en standardisert måte og det er mulig for bestilleren å gjøre informerte valg i bestillingsprosessen. At det er enkelt å bestille varer og tjenester, bidrar til høyere avtalelojalitet ved at det er enklere for brukerne å bestille i bestillingsløsningen enn via andre kanaler. I tillegg bidrar katalogene og bestillingssystemene til at virksomheten har kontroll på at det sortimentet som er avtalt, til de vilkårene som er avtalt, er det sortimentet som gjøres tilgjengelig for bestillerne i virksomheten. Dette, og at bestillingssystemet lagrer alle bestillinger på et sentralt sted, bidrar til at kravene knyttet til forsvarlig økonomiforvaltning ivaretas.

En godkjenningsfunksjon av bestillinger i systemet sikrer at bestilling som sendes leverandør er kvalitetssikret av en annen person i virksomheten. Her er det viktig å spørre systemleverandør om de har funksjonalitet der man kan definere grenseverdier for godkjenning så ikke alle bestillinger må sendes til godkjenning. En bestilling forplikter virksomheten.

Det er viktig at du sikrer at det er virksomheten som eier data som genereres via systemet, og at virksomheten får tilgang til data på en enkle måte.

Bruk av EHF og Peppol-nettverk

En fullverdig bestillingsløsning bør som minimum benytte Peppol-nettverket til meldingsformidling. Løsningen bør støtte følgende EHF-formater som et minimum:

• EHF og Peppol BIS katalog
• EHF og Peppol BIS ordre og ordrebekreftelse
• EHF og Peppol BIS pakkseddel

Det finnes andre EHF som dekker bestillingsprosessen. Her må man ta inn at systemleverandør må kunne implementere disse ved behov. Det er også viktig at man benytter begrep som «til enhver tid gjeldene» for å pålegge systemleverandøren å implementere oppdateringer av EHF og Peppol BIS. Her er en oversikt over de EHF-er og Peppol BIS som finnes for bestilling til betalingsprosessen:

Innkjøpsprosesser

Fra bestilling til betaling

Bestillingsløsningen bør understøtte din virksomhets anskaffelsesprosess, med de roller og rollebeskrivelser som er definert. Selv om bestillingsløsningen kun benyttes til å sende bestillinger og motta ordrebekreftelser, vil en komplett anskaffelsesprosess normalt inkludere flere steg. Dette betyr at man må vurdere hvordan ulike systemer skal integreres for å gjenbruke relevante data dersom virksomheten ønsker å digitalisere hele prosessen. Eksempelvis må bestillingssystemet ses i relasjon til eventuelt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) og kontraktsarkiv. I tillegg bør grensesnittet mellom bestillingssystemet og virksomhetens økonomisystem avklares dersom virksomheten har behov eller ønsker om kontering, attestasjon og anvisning av ordre og automatching av inngående faktura mot ordre.

Rollebeskrivelser for kontraktsoppfølgingsprosessen og prosessledelse

docx

83.83 KB

For å legge til rette for en mest mulig automatisert arbeidsflyt bør løsningene som anskaffes derfor både støtte de funksjonelle behovene de hver og én skal dekke, og inneha funksjonalitet som gjør at systemene kan integreres med hverandre. Grad av integrasjon og gjennomføring vil avhenge av din virksomhets konkrete behov.

Søkefunksjon

For at bestillerne enklest mulig skal finne de varene eller tjenestene som skal bestilles, er det viktig med en god søkefunksjonalitet i løsningen. Det bør som minimum være mulig å søke på varenummer og varenavn, men mer fleksible løsninger inneholder også funksjonalitet for å søke i produktbeskrivelse, artikkelnummer, nøkkelord og synonymer, standard klassifiseringskode som UNSPSC og eventuelt forpaknings- eller enhetsbenevnelse. Det bør også være mulig å behandle søkeresultatene, eksempelvis ved å filtrere dem eller velge to eller flere produkter for sammenligning. Hvis frie felt (Additional Item Properties) finnes utfylt i filen, er det viktig at disse også vises for de ulike brukerne av systemet. Erfaring har vist at treff på søk og god produktinformasjon er viktig funksjonalitet i løsningene som reduserer muligheten for feilbestillinger.

Det er viktig å stille krav til leverandøren om god kvalitet i katalogen vedrørende beskrivelse av varen eller tjenesten. Her kan man benytte Samhandlingsavtalen som støtte i krav og kontrakt.

Rapportering

En god bestillingsløsning bør ha funksjonalitet som gjør det mulig å rapportere innkjøpsdata for å drive god virksomhetsstyring. Som minimum bør løsningen kunne generere rapporter på enhetsnivå basert på relevante dataparameter, blant annet bestiller, ordrenummer, leverandør, kostnadssted, leveringsadresse, produkt, varemottaksstatus og avtale. Dersom din virksomhet har implementert kategoristyring bør rapportene også kunne genereres basert på relevante dimensjoner i kategoristrukturen for din virksomhet. Her kan standard klassifiseringskoder (UNSPSC) benyttes. I tillegg bør det, avhengig av hvilke roller og brukernivåer som konfigureres, være mulig å få oversikt over bestillingene som andre brukere har gjort i løsningen.

Katalogbehandling

Minimumskravene for et katalogverktøy vil normalt være at det skal støtte prosessering av de til enhver tid gjeldende EHF. I tillegg bør løsningen ha mulighet for å kunne opprette og behandle egne kataloger i tillegg til å motta kataloger fra leverandørene.

Arbeid med kataloger

Den viktigste funksjonen til et katalogverktøy er å ta imot og kontrollere kataloger som formidles fra en leverandør før de sendes videre inn i en bestillingsløsning. I dette ligger det at verktøyet bør validere at katalogen er korrekt i henhold til gjeldende krav (eksempelvis krav som er definer i Samhandlingsavtalen), samt at varene og eller tjenestene som er lagt inn i katalogen, er i henhold til avtalen med leverandøren. Funksjonalitet for det siste dekkes normalt av en differanserapport som kan synliggjøre forskjellene mellom eksisterende og ny katalog.

Dersom katalogen ikke kan godkjennes, enten fordi formatet er feil, eller fordi varer eller vilkår ikke er i henhold til avtalen, skal verktøyet kunne sende en melding i retur til leverandøren eller at dette gjøres manuelt av avtaleansvarlig. Dersom katalogen er ok, skal verktøyet kunne sende katalogen videre til bestillingsløsningen.

For virksomheter som inngår i et innkjøpssamarbeid vil det også kunne være behov å videresende en ferdig validert katalog til andre virksomheters systemer.

Bidrar til forenklet handel på tvers av landegrenser

EHF er den norske versjonen av det europeiske formatet UBL og spesifikasjonen Peppol BIS. Dersom du tilpasser dine systemer til EHF og Peppol BIS, vil du kunne kommunisere med virksomheter som følger Peppol BIS i andre land. Målet med både EHF og BIS, er standardisering av prosesser og meldingsinnhold nasjonalt og på tvers av landegrenser. For å regulere datautveksling via EHF mellom deg som kunde og de enkelte leverandørene inngås det normalt en samhandlingsavtale i tillegg til de enkelte kontraktene du inngår med leverandørene.

Stamdata – økt datakvalitet gir mer presise innkjøpsanalyser

Siden alle bestillinger samles på et standardisert format i et felles system, er det også mulig å bygge opp et leverandørregister med god datakvalitet. Leverandørregisteret, i kombinasjon med fakturainformasjon, er en vesentlig forutsetning for å kunne gjøre gode analyser over en virksomhets bestillings- og innkjøpsadferd. Katalogene, og derigjennom bestillinger, ordrebekreftelser og fakturaer, kan også inneholde metadata om varene og tjenestene i katalogene i henhold til standard klassifiseringskoder, UNSPSC, noe som ytterligere bidrar til høy presisjon i spendanalysen til virksomheter som har implementert bestillingsløsning og katalogverktøy.

Samsvar med gjeldende regelverk

Det er vanlig å kreve at løsningen til enhver tid skal ha funksjonalitet som er i samsvar med krav i gjeldende regelverk. Dette er et krav med visse nyanser – noen endringer må gjøres for at systemet skal fungere korrekt, andre endringer kan med fordel gjøres slik at de understøtter ny arbeidsflyt. Oppdatering av EHF er eksempel på et «skal»-krav" som er i henhold til gjeldende regelverk. Innføring av en ny arbeidsflyt for bestillinger er et annet eksempel. Denne typen endringer kan i spesifikasjonen ivaretas enten som tildelingskriterium eller gjennom avtale om videreutvikling.

Brukervennlighet

Brukervennlighet er et krav som er vanlig å stille, men som oppleves som vanskelig å etterprøve ved evaluering av tilbud. Det er viktig at anskaffelsesdokumentene gir leverandørene tilstrekkelig informasjon om hva oppdragsgiver legger i et brukervennlighetskrav dersom dette inngår som tildelingskriterium.

Brukervennlighet handler om intuitiv arbeidsflyt, antall klikk, gode ledetekster og eventuelt funksjonalitet for single sign-on. Responstid kan også inkluderes her. En relativt oversiktlig test av brukervennlighet er en kombinasjon av det følgende:

• Det defineres et utvalg sentrale arbeidsflyter, og disse testes av en gruppe erfarne bestillere og andre brukere som ikke kjenner systemet. Den enkelte tester gir en score, hvor både flyt, antall klikk og antall feil-klikk inngår i vurderingen. Siden dette er en individuell kvalitativ vurdering, vil en slik test ikke være et objektivt resultat, men kunne indikere brukervennlighet.
• Sentrale arbeidsoperasjoner får en maksimum responstid, for eksempel «lag differanserapport på katalog», «sett opp en enkelt bestilling» eller sentrale rapporter.
• Test-gruppen jobber seg gjennom løsningens brukerdokumentasjon ved å faktisk gjøre alle operasjoner beskrevet der, på den måten utførelsen er beskrevet. Mengden feilklikk, re-oppslag i dokumentasjonen og oppgaver som må gjøres på nytt, måles. Tester med lavest antall kan indikere brukervennlighet. For effektivitet kan denne siste testen også gjenbrukes i godkjenningsprøven.

Brukere, roller og tilganger

Avhengig av prismodell som etterspørres for løsningen, kan antall og type brukere være et av priselementene i anskaffelsen. Virksomheten må vurdere hvor mange brukere og hva slags brukerbehov de har. Noen virksomheter har dedikerte bestillere, mens andre virksomheter har fordelt bestilleransvaret ut på et større antall brukere. I tillegg kan det tenkes at ikke alle bestillere skal ha mulighet til å bestille alle typer varer og tjenester som er tilgjengelig gjennom bestillingsløsningen. Videre er det også normalt at arbeidet med å ajourføre og behandle kataloger er samlet på et fåtall brukere som arbeider med dette som en del av avtaleforvaltningen. Man kan med fordel spørre om løsningen kan tilgjengeliggjøre kataloger basert på rolle eller person i bestillingssystemet.

Statistikk og styringsdata

Strukturerte innkjøpsdata skal minimum gi virksomheten informasjon om dette:

• Hvilke egenskaper har varene vi har lagret i systemene?
• Hva kjøper vi av hvem?
• Hvor stort volum kjøper vi?
• Hva er kostnadene?
• Er MVA-koder og prosentsatser riktig (nasjonalt/internasjonalt)?
• Hvordan var leveransene? Fikk vi det vi bestilte, og er mottak registrert i systemet?
• Er varer som er merket med CO₂-verdier, miljø og sosialt ansvarsmerker (labels), kodet for brukte produkter?

Disse elementene kan utdypes med undergrupper. Innkjøpsdata er grunnlag både for oppfølging og planlegging. Kjøper vi det vi har dokumentert behov for? Bruker vi markedet bredt og godt nok? Stimulerer vi til næringsutvikling? Praktiserer vi avtalelojalitet på rammeavtaler? Er det trender/endringer i hva vi kjøper?

Statistikk og styringsdata kan enten hentes ut gjennom et sett med definerte rapporter, eller at bestillingsløsningen og/eller katalogverktøyet tilbyr en rapportgenerator som i praksis kan lage rapporter på en generisk valgt kombinasjon av ett eller flere felt i løsningen. De fleste løsningene i markedet, både bestillingsløsninger og katalogverktøy, har et sett med rapporter som inngår i standardløsningene. Rapportgenerator kan fra enkelte leverandører leveres som en separat løsning, eller at data tilgjengliggjøres til et separat analysesystem. Det er viktig å kunne ta ut sine egne rapporter for å kunne redusere belastningen på leverandører. Frigjort tid hos leverandør antar vi gir lavere priser på produkter for virksomheten.

Dialog med ledelsen for å avdekke deres behov for innkjøpsdata anbefales i tillegg til at innkjøpsenheten vurderer hva de trenger.

Man kan gjerne legge et evalueringskriterium for miljøstatistikk basert på felter i EHF-katalog. Som virksomhet har man mulighet å kreve miljødata vederlagsfritt fra leverandører i henhold til Miljøinformasjonsloven.

Spesifikasjonsmalen legger til rette for at leverandøren beskriver sine rapporter, og at dette inngår i tildelingskriterium. Videre kan det spesifiseres som et krav at det skal kunne kjøres rapporter på alle felt i databasene for bestillingsløsning og katalogverktøy. Ytterligere rapportbehov løses gjennom videreutvikling som prissatt bistand.

Rapporter utenom standard

Alternativt kan dere etter en markedskartlegging av hva som er standardrapporter, definere hvilke rapporter deres virksomhet har behov for i tillegg. Da må det lages ett eller flere krav for dette og kravene må få status «skal» eller tildelingskrav. Siden dette vil variere fra virksomhet til virksomhet har ikke spesifikasjonsmalen forslag til slike krav.

Forutsetningen for gode statistikker og analyser er at kvaliteten i sendte og mottatte transaksjoner er god. Her er det viktig å stille krav til leverandørene i kontrakten at alt av informasjon skal sendes i EHF-xml. Eventuelle vedlegg skal kun gi utdypende informasjon.

For å analysere varer og tjenester på tvers av leverandører må man kreve at varer og tjenester er definert med en standard klassifiseringskode (UNSPSC) i EHF. Dermed kan man sammenligne varer og tjenestetyper fra ulike leverandører. For å kreve dette må man enten benytte Samhandlingsavtalen som vedlegg til kontrakt eller sette det som et absolutt krav. Systemene benyttes for å sjekke kvalitet.

Et annet viktig element er kontraktsnummer/avtalenummer. Her må man stille krav til systemleverandør om å kunne ta imot og lagre denne informasjonen, og krav til leverandører i konkurranser bør inneholde krav om nummeret i minimum EHF-katalog og -faktura.

Dokumentasjon, opplæring og brukerstøtte

Standard dokumentasjon når systemet leveres, dekkes av SSA-K eller SSA-T. Det er viktig at dokumentasjonen også blir oppdatert når systemet blir oppdatert.

Virksomhetens behov for opplæring i systemet bør vurderes på bakgrunn av aktuelle brukeres eksisterende kompetanse og brukerdokumentasjonen som følger løsningen. Et viktig poeng i denne sammenhengen er om bestillingene utføres sentralt av brukere som bruker systemet (nesten) daglig, eller om bestillerfunksjonen er desentralisert med brukere som sjelden vil bruke systemet. Bruk av et katalogverktøy vil normalt være sentralisert på et fåtall personer, men bruken kan være sporadisk avhengig av hvor mange kataloger som skal administreres av hver bruker, og hvor ofte leverandørene skal sende oppdaterte kataloger i henhold til avtalen. Behovet for opplæring må også vurderes opp mot kvaliteten på den leverte brukerdokumentasjonen. Dersom virksomheten ønsker at løsningen skal installeres i eget driftsmiljø, må også opplæring til virksomhetens tekniske personell vurderes.

Eventuelt krav til opplæring må legges inn i standardavtalen (SSA-en).

Behovet for brukerstøtte har nær sammenheng med virksomhetens organisering av innkjøpsarbeidet og øvrig organisering av brukerstøttefunksjonen for andre systemer. Brukerstøtte for et stort antall brukere er erfaringsmessig en kostnadsdriver. DFØ anbefaler derfor at kontrakten omfatter brukerstøtte til to «superbrukere». Disse vil kunne ivareta behovet i en sentral innkjøpsfunksjon, og ved desentralisert innkjøpsfunksjon vil de også kunne være virksomhetens brukerstøtte overfor egne brukere. Siden offentlige virksomheter og organiseringen av innkjøpsarbeidet er svært forskjellig, er det viktig at virksomhetene selv vurderer formuleringer i SSA som er i samsvar med behovet.

Eierskap og overføring av data ved bytte av leverandør

Virksomheten bør eie alle data som er registrert inn i og/eller produsert i bestillingsløsningen og katalogverktøyet. Spesifikasjonen bør inneholde krav knyttet til dette.

Alle utførte transaksjoner bør lagres i løsningene, og virksomheten må nøye vurdere hva som skal bevares før godkjenning for sletting gis. Bistand fra eksisterende leverandør ved overføring av data til ny leverandør bør spesifiseres. Siden mottakende nytt system ikke er kjent, er det rimelig at dette er bistand som betales etter medgått tid, og kommer frem som en kostnadslinje i pristabellen.

Bestillingsløsning og katalogverktøy som tjeneste (SaaS)

Dersom din virksomhet anskaffer bestillingsløsning som omfatter lagring og/eller sending av personopplysninger, for eksempel en del helse- og sosialtjenester, må virksomheten også ha en databehandleravtale med leverandøren(e) av bestillingsløsning og katalogverktøy. Et slikt krav bør legges inn i spesifikasjonen og avtalen.

Hvis virksomheten ut fra en sikkerhetsvurdering ønsker lokal installasjon, må avtaleverket for anskaffelsen suppleres med en vedlikeholdsavtale som omfatter alle krav til vedlikehold og oppdatering.

Opsjon: integrasjon til ERP-systemer

Dersom din virksomhet har en eksisterende ERP-løsning bør det vurderes om ERP-løsningen har eller skal ivareta funksjonaliteten som inngår i en bestillingsløsning. I et slikt tilfelle vil det trolig være nødvendig å kun anskaffe et katalogverktøy som kan sende verifiserte og godkjente kataloger videre til ERP-systemet. Det kan også være aktuelt at bestillinger utføres i en bestillingsløsning, men at stamdata overføres til et ERP-system. En slik integrasjon må spesifiseres i kravspesifikasjonen basert på virksomhetsspesifikke krav.

Sikkerhet

Kravet om elektronisk kommunikasjon utløser sikkerhetskrav som kan deles i tre grupper.

1. Den første gruppen omhandler krav til konfidensialitet, eksempelvis at brukere skal autentiseres slik at kun autoriserte brukere får å gi tilgang til løsningen for å kunne utføre bestillinger eller behandle kataloger.
2. Den andre gruppen omhandler krav til integriteten til dataene som sendes, mottas og lagres, eksempelvis at lagrede data over utførte bestillinger skjer på en slik måte at uvedkommende ikke kan endre dataene.
3. Den tredje gruppen handler om at løsningen skal være tilgjengelig for brukerne og inkluderer krav til oppetid for løsningene.

Alle data som lagres i både bestillingsløsning og katalogverktøy må ha tilstrekkelig sikkerhet for å unngå at ikke autorisert personell får tilgang. Dette medfører blant annet krav til autorisert tilgang til data og at det skal loggføres, og eventuelt kunne spores, hvem som har vært inne vært inne i systemet.

Anskaffelsen av bestillingsløsning og katalogiseringsverktøy er for denne veilederen lagt opp til å være såkalt Software-as-a-Service (SaaS), det vil si at det kjøpes tilgang gjennom en lisensordning. Det vil da ikke være noen teknisk grunninstallasjon, men et oppsett som vil være å få løsningen tilpasset din virksomhet med tanke på arbeidsflyt, roller, integrasjoner og annen funksjonalitet som er avtalt. Leveransetidspunktet, som skal fremgå av SSA, er når programvaren er gjort tilgjengelig for deg som kunde etter godkjent godkjenningsprøve. Husk å gjøre plass til godkjenningsprøve i fremdriftsplanen frem mot leveransetidspunkt.

Drift og vedlikehold

Ved SaaS installeres løsningen ikke i virksomhetens driftsmiljø, og virksomheten har ingen ansvar for å følge opp løsningen rent driftsteknisk. Det er leverandøren som er ansvarlig for at bestillings- og katalogverktøyet er oppe, og som tar seg av oppdateringer og feilrettinger. Et nyttig krav er at din virksomhet skal få tilgang til all ny funksjonalitet som blir utviklet som en del av standardløsningens vedlikehold. Dette sikrer at videreutvikling av løsningen som leverandører gjennomfører etter dialog med markedet blir gjort tilgjengelig for deg. Den årlige lisenskostnaden skal dekke leverandørens løpende drift og vedlikehold, og er derfor ikke lagt inn som eget kostelement i SSA-en.

Tjenestenivåavtale

Forholdet mellom deg og leverandøren reguleres ved en etablert tjenestenivåavtale (Service Level Agreement – SLA) med krav til blant annet tilgjengelighet, responstid i løsningen, responstid på retting av avvik/feil, varsel ved feil/nedetid og andre målbare størrelser. Tjenestenivåavtalen skal også beskrive hvilke tiltak som skal iverksettes dersom tjenestenivået ikke samsvarer med det som er avtalt. Formålet med tjenestenivåavtalen er å konkretisere tjenestenivået slik at begge parter har en felles oppfatning av hva som skal leveres. Igjen er det viktig å vurdere hvor strenge krav man har til et bestillings- og katalogverktøy. For eksempel vil oppetid 24 timer i døgnet være svært kostnadsdrivende og bør avveies mot virksomhetens reelle behov.

Utvikling

Utvikling omfatter all funksjonalitet som din virksomhet bestiller utover det leverandøren ved kontraktstidspunktet kan tilby. Eksempelvis mer avansert funksjonalitet for integrasjon mot ERP- eller lagersystem. Noe slik utvikling vil også være av kommersiell interesse for leverandøren å utvikle, så hvis det er sentrale behov hos virksomheten, kan dere for eksempel inngå et innovasjonspartnerskap med leverandøren, eller undersøke om det finnes andre kunder av løsningen som har tilsvarende behov.

Levering og godkjenning

Tidspunktet for når bestillings- og katalogverktøyet skal være fullt tilgjengelig for dere, skal fremgå av SSA-en.

Art og omfang av godkjenningsprøven

Art og omfang av godkjenningsprøven skal beskrives i SSA-en. DFØ anbefaler også at definisjonen av feil i den generelle avtaleteksten for SSA-K eller SSA-T benyttes.

Godkjenningsprøven bør omfatte både funksjonalitet i selve løsningen, responstid og brukervennlighet, dokumentasjonen som skal følge leveransen og eventuelle integrasjoner mot andre system som inngår i leveransen. En relativt ressurseffektiv godkjenningsprøve er å ta utgangspunkt i den leverte brukerdokumentasjonen og i praksis utføre alle arbeidsoperasjoner som er beskrevet der. Skal teknisk personell hos dere ha en rolle i installasjon og/eller oppgraderinger og integrasjoner, skal det leveres dokumentasjon også på dette, og også disse arbeidsoperasjonene bør testes i godkjenningsprøven.

Administrative bestemmelser

De administrative bestemmelsene for avtalen skal fremgå av SSA-K eller SSA-T. I tillegg til de faste punktene i bilaget som følger av den generelle avtaleteksten til SSA-K eller SSA-T, bør dere be om en tjenesteavtale med minimum følgende elementer:

• tilgjengelighet til løsningen
• rutiner for planlagt vedlikehold
• rutiner for varsling og retting av feil
• responstid i løsningen og på henvendelser til leverandøren
• struktur for Kunde–Leverandørdialogen i kontraktsperioden
• rutiner for tilleggsoppdrag og utløsing av opsjoner
• omfang og hyppighet på rapporter om løsningens tilgjengelighet og kvalitet

Selv om de fleste anskaffelsene av standard bestillingsløsning og katalogverktøy vil være under nasjonal terskelverdi, anbefales det å kunngjøre konkurransen på Doffin. Dette sikrer åpenhet om prosessen, gir økt konkurranse i markedet og legger til rette for flest mulig tilbud.

God informasjon til mulige leverandører bidrar til best mulige tilbud. Det bør derfor legges en del arbeid i beskrivelsen av virksomhetens bestillerfunksjon og katalogadministrasjon som kan vedlegges SSA. Det er viktig å fokusere på virksomhetens behov i de ulike prosessene istedenfor en detaljert beskrivelse av funksjonalitet. Da er det opp til leverandøren å presentere gode løsninger som dekker de definerte behovene.

Dersom dere ønsker integrasjon mot økonomisystem eller andre systemer, er det nødvendig med gode beskrivelser av prosessene som skal benytte integrasjonen, i tillegg til en god beskrivelse av eksisterende integrasjonsplattform og løsninger. Uten dette vil leverandørene vanskelig kunne estimere integrasjonskostnaden. Integrasjon med økonomisystem kan erfaringsmessig også organiseres som et eget delprosjekt i leveransen hvor virksomhetens og eventuelt ERP-leverandørens personell involveres aktivt. Disse beskrivelsene kan legges ved SSA-en. En god del integrasjoner kan dekkes ved at de ulike systemløsningene kan sende og motta relevante EHF-/Peppol BIS-meldinger.

Å invitere til en åpen tilbudskonferanse hvor interesserte leverandører kan stille utdypende spørsmål til anskaffelsesdokumentene, for eksempel forståelse av tildelingskriterier eller evalueringsmodell, kan ofte være klargjørende og bidra til bedre tilbud fra leverandørene. Tidspunkt for en slik konferanse skal eventuelt fremgå i konkurransegrunnlaget.

Flere virksomheter som har anskaffet IKT-løsninger, har god erfaring med å be om en demonstrasjon av løsningen hvor leverandøren viser frem hvordan et eller flere brukertilfeller håndteres i løsningen. Demonstrasjonen kan være en del av dokumentasjonen av tildelingskriterier, som for eksempel kvalitet, brukervennlighet eller arbeidsflyt. Brukertilfellene som utarbeides av virksomheten, bør være typiske for virksomhetens planlagte bruk av løsningene som anskaffes. Skal evaluering av brukertilfellene inngå som dokumentasjon for et tildelingskriterium, må beskrivelsen av brukertilfellene vedlegges anskaffelsesdokumentene som vedlegg til SSA-en.

God prosjektstyring er en forutsetning for implementering av IKT-løsninger. Dersom din virksomhet ikke har en standardisert modell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter, anbefaler vi at dere benytter prosjektveiviseren som Digdir har utarbeidet:

Prosjektmodellen:

• har som formål å bidra til flere vellykkede prosjekter
• er rettet mot prosjektledere og prosjekteiere, og har sitt hovedfokus på den overordnede prosjektstyringen i grenseflaten mellom disse
• beskriver et sett med faser som prosjekter skal gjennom, med angitte beslutningspunkter
• dekker hele prosessen fra prosjektets konsept til overlevering og avslutning, samt realisering av gevinster
• kan benyttes i alle typer prosjekter
• er en tilpasning av PRINCE2® til IKT-prosjekter i offentlige virksomheter i Norge. Dette innebærer blant annet at gjeldende felles offentlige føringer er tatt inn i rammeverket
• dekker ikke områdene programstyring og porteføljestyring. Imidlertid vil konseptfasen og fokuset på gevinster være godt egnet til å skape et solid beslutningsunderlag for porteføljestyringen
• dekker ikke det komplette bildet av prosjektlederens detaljerte metoder og teknikker for planlegging og oppfølging av prosjektets gjennomføring
• beskriver ikke prosesser for selve fremskaffelsen av prosjektets ulike typer av produktleveranser, men viser til det nødvendige samspillet med disse prosessene

Forvaltning av bestillingssystemet og katalogverktøyet er viktig for å få realisert de gevinstene som er definert og å oppnå god tilfredshet hos brukerne av systemet. Følg en definert forvaltningsprosess for å få kontroll: