Dette dokumentet skal opprettes i steg 3 og ferdigstilles i steg 4.

Oppdragsgiver skal velge tilbud på grunnlag av det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet.

Det er viktig å utforme tildelingskriteriet slik at oppdragsgiver kan velge det tilbudet som er best for nå målet med anskaffelsen og få dekket behovet. Oppdragsgiver bør allerede i planleggingen av anskaffelsen være bevisst på valget av tildelingskriterier og evalueringsmodell, for dette kan ha avgjørende betydning for hvilket tilbud som vinner konkurransen.

Reglene for anskaffelser etter del III i forskriften er hovedsakelig regulert i anskaffelsesforskriften kapittel 18.

Krav til anskaffelser etter del II  i forskriften er omtalt lenger ned.

Krav til utforming av tildelingskriterier

Utgangspunktet er at oppdragsgiver har et bredt skjønn til å utforme tildelingskriterier, men tildelingskriteriene kan ikke være så skjønnspregede at de gir oppdragsgiver en ubegrenset valgfrihet. Et tildelingskriterium må

• ha tilknytning til det som skal leveres
• formuleres på en klar og tydelig måte
• være egnet til å vurdere sterke og svake sider ved tilbudene
• oppfylle de grunnleggende kravene i anskaffelsesloven § 4

Oppdragsgiver kan ikke bruke et minimumskrav som tildelingskriterium. Dette er fordi tildelingskriterier skal premiere merverdi utover minstenivået. Hvis kriteriet er utformet som et minimumskrav, kan ikke oppdragsgiver vurdere merverdi, men kun om kravet er oppfylt eller ikke. Oppdragsgiver bør ha et bevisst forhold til hva som representerer en merverdi ved behovet den konkrete anskaffelsen skal dekke.

Hovedregelen i del III er at du skal velge det tilbudet som har det beste forholdet mellom pris (eller kostnad) og kvalitet, jf. anskaffelsesforskriften § 18-1 første ledd. Hvis ikke klima- og miljøhensyn brukes som tildelingskriterium etter reglene i anskaffelsesloven § 5b, kan oppdragsgiver også velge tilbud på grunnlag av den laveste prisen eller den laveste kostnad. Laveste kostnad kan for eksempel baseres på beregning a av livssykluskostnader etter anskaffelsesforskriften § 18-2. Oppdragsgiver kan også fastsette en fast pris eller kostnad, og velge tilbud bare på grunnlag av evaluering av kvalitetskriterier, jf. anskaffelsesforskriften § 18-1 syvende ledd.

Videre følger det av forskriften at oppdragsgiver skal angi krav til dokumentasjon for hvert tildelingskriterium, jf. § 18-1 niende ledd.

Vekting av tildelingskriteriene

Ved valg av tilbud på bakgrunn av beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet har oppdragsgiver plikt til å oppgi den relative vekten for hvert tildelingskriterium, jf. § 18-6. Dette må oppdragsgiver oppgi i anskaffelsesdokumentene, slik at leverandørene vet hva som teller mest når tilbudene skal rangeres. Dersom det av objektive grunner ikke er mulig å vekte kriteriene, skal de angis i prioritert rekkefølge

Forskriften stiller ikke krav om vekting av underkriterier. Oppdragsgiver har i utgangspunktet ikke plikt til å oppgi dette i konkurransegrunnlaget.

Krav i del II

For del II-anskaffelser er det ikke plikt til å oppgi tildelingskriterienes vekt, men kriteriene skal angis i prioritert rekkefølge. Videre må evalueringen være i tråd med de grunnleggende prinsippene.

De grunnleggende prinsippene

I del II er det, i motsetning til i del III, tillatt å bruke samme vurderingstema både som kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium, så lenge det har tilknytning til leveransen.

I likhet med del III gjelder disse kravene:

• Kriteriene skal være objektive og ha tilknytning til leveransen.
• Kriteriene skal ikke gi oppdragsgiver ubegrenset valgfrihet.
• Dokumentasjonskrav skal oppgis for hvert kriterium.

Kravene til tildelingskriterier for del II følger av forskriftens § 8-11.

Beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet

Målet er å finne tilbudet som gir mest verdi for pengene, og ikke nødvendigvis det som er billigst. For å finne det vinnende tilbudet setter du opp både økonomiske og kvalitative kriterier. Eksempler på kvalitative kriterier er

• egenskaper ved ytelsen: kvalitet, tekniske og funksjonelle egenskaper, estetikk, universell utforming og miljømessige eller sosiale gevinster
• bemanning: organisering, kvalifikasjoner og erfaring hos personell som skal utføre oppdraget (hvis dette har stor betydning for kvaliteten på arbeidet)
• service og levering: kundeservice, teknisk bistand og leveringsbetingelser (som leveringstid eller ferdigstillelse)

Laveste pris

Oppdragsgiver kan kun benytte tildelingskriteriet "laveste pris" hvis klima- og miljøhensyn ikke brukes som tildelingskriterium etter anskaffelsesloven §5b. Laveste pris egner seg best for enkle anskaffelser der behovet er detaljert beskrevet gjennom kvalitetskrav. Kvaliteten anses da som «god nok» så lenge kravene i kravspesifikasjonen er oppfylt. Typisk gjelder dette for anskaffelser av hyllevarer som kontorrekvisita eller produkter der det er liten variasjon i kvalitet mellom leverandørene.

Utfordringer oppstår ofte når anskaffelsen består av flere priselementer, for eksempel fastpris, timepris, opsjoner eller fremtidige kostnader som reguleres etter indeks. Det kan være en utfordring å finne fram til tall som lar seg sammenligne. Vær derfor tydelig på måten prisinformasjonen skal oppgis og struktureres av leverandørene, slik at tilbudene kan sammenlignes på en korrekt og forutsigbar måte.

Husk at du ikke skal be om annen informasjon knyttet til priselementer enn det som er en del av tildelingskriteriet du skal evaluere.

Laveste kostnad  

Oppdragsgiver kan kun velge «laveste kostnad» hvis klima- og miljøhensyn ikke er valgt som tildelingskriterium etter anskaffelsesloven § 5b. Ved bruk av laveste kostnader vurderer du ikke bare innkjøpsprisen, men også andre kostnader forbundet med anskaffelsen. Dette kan for eksempel gjøres ved beregning av livsykluskostnader. Vurdering av livssykluskostnader gir et mer korrekt bilde av hva anskaffelsen faktisk koster over tid.

Ved bruk av laveste kostnad og livssykluskostnader skal oppdragsgiver angi beregningsmetode i anskaffelsesdokumentene, som for eksempel livssykluskostnader, jf. forskriften § 18-2, jf. § 18-1 andre ledd. Ved å bruke livssykluskostnader tar man høyde for alt fra driftsutgifter og vedlikehold til kostnader ved gjenvinning.

Miljø som tildelingskriterium 

Som utgangspunkt skal klima og miljø ivaretas i tildelingskriteriene, jf. anskaffelsesloven § 5b. Hovedregelen for anskaffelser som er kunngjøringspliktige anskaffelser, er at klima og miljø skal vektes med minimum tretti prosent.

Veileder til regler om klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser

Kompetanse som tildelingskriterium

Aktuell kompetanse hos det personellet som skal utføre det oppdraget konkurransen omfatter, kan du bruke som et tildelingskriterium. Når du bruker kompetanse som tildelingskriterium, vurderer du både utdanning og praktisk erfaring for å finne det beste tilbudet. Slik evaluerer du kompetanse:

• Prioriter nøkkelroller: Identifiser hvilke roller som er viktigst for prosjektet, for eksempel prosjektleder, og vurder om deres kompetanse skal vektes høyere enn de andre i gruppen.
• Definer maksimal score: Bestem deg for når en konsulent har «god nok» kompetanse. Vil for eksempel 10 års erfaring gi full uttelling, eller gir det faktisk en merverdi for prosjektet om de har 20 års erfaring?
• Vurder både utdanning og erfaring: Se på både formell utdanning og oppdatert realkompetanse gjennom kurs og praktiske prosjekter. Bruk faste maler for CV og referanser slik at det er enkelt å sammenligne tilbudene.
• Sett klare rammer for referanser: Opplys om hvor mange referanseoppdrag du ønsker, hvilken rolle konsulenten må ha hatt, og hvor gamle de kan være.
• Skill mellom firma og person: Bruk kvalifikasjonskrav for å sjekke om leverandøren som firma kan levere, og bruk tildelingskriterier for å vurdere hvor godt de tilbudte personene vil løse oppdraget. Vær tydelig på at vurderingene er forskjellige. En enkel huskeregel er at kvalifikasjonskravene sikrer at de er kvalifisert til jobben, mens tildelingskriteriene finner det beste tilbudet.

Huskeliste før kunngjøring

• Hold antall tildelingskriterier på et minimum. Tre eller fire hovedkriterier er nok. 
• Tildelingskriteriene skal gjenspeile de behovene og målsettingene oppdragsgiver har for anskaffelsen. 
• Tildelingskriteriet må ha tilknytning til denne anskaffelsen. 
• Det skal være et dokumentasjonskrav til hvert tildelingskriterium. 
• Tildelingskriteriet skal ikke formuleres som et minimumskrav, men som en størrelse som kan graderes.
• Oppgi tildelingskriterienes relative vekt ved valg av tilbud på bakgrunn av beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet.
• Det er bare tillatt å vektlegge det som fremgår av tildelingskriteriene dine.
• Formuler kriteriene så konkret og presist at leverandørene tolker dem likt og kan dokumentere oppfyllelse.
• Unngå generelle eller vage formuleringer som «miljø», «god kvalitet» eller «helhetsinntrykk». Slike formuleringer gir liten forutberegnelighet, og kan være ulovlige. 
• Klima- og miljøhensyn skal alltid vurderes i en anskaffelse. I anskaffelser som er kunngjøringspliktige, skal tildelingskriterier knyttet til klima og miljø som hovedregel vektes med minst tretti prosent. 

Evalueringsmodeller

En evalueringsmodell skal gjøre pris og de ulike kvalitative egenskapene til sammenlignbare størrelser, slik at tilbudene kan sammenlignes, og tilbudet med det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet kan kåres. Tildelingskriteriene forteller hva du måler, mens evalueringsmodellen sier hvordan oppdragsgiver velger beste tilbudet. Evalueringsmodellen hjelper oppdragsgiver med å systematisere vurderingen av hvert enkelt tilbud og å lage en samlet vurdering av tilbudene opp mot de oppgitte tildelingskriteriene og vektingen av dem.

Anskaffelsesforskriften har ingen bestemmelser om evaluering. Utgangspunktet er derfor at oppdragsgiver står fritt til å velge den evalueringsmodellen de mener er mest hensiktsmessig. Evalueringsmodellen må imidlertid ikke være i strid med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4. Blant annet innebærer prinsippet om forutberegnelighet at du ikke kan velge en modell som gir vilkårlige utslag, eller som endrer vektingen av kriteriene du har oppgitt. Å bruke en annen evalueringsmodell i en på en annen måte enn det du har beskrevet i konkurransegrunnlaget, vil også være et brudd på kravet om forutberegnelighet.  

Det finnes to utbredte modeller for å gjøre om priskriteriet og de kvalitative kriteriene til sammenlignbare størrelser:

• poengmodeller
• prissetting av kvalitet

DFØ har laget veiledning om evalueringsmodeller og evaluering av tilbud: Der finner du blant annet DFØs anbefaling for valg av evalueringsmodell.

Veileder i evaluering av tilbud

Veilederen skal hjelpe deg med å evaluere slik at det beste tilbudet vinner konkurransen.