Eksempel i Eksempelbanken

Hvordan få til felles e-handel for seks kommuner?

De seks kommunene i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid har klart å integrere Vieri katalog- og bestillingsverktøy med to ulike ERP-systemer.

Katalogverktøy innført:

2023

Konkurransedokument

Kontakt

Jan Andre Mærøe

93 04 58 59

[email protected]

Verktøy: Bestillingsløsning, katalogverktøy og aksesspunkt for e-handel

Leverandør: Vieri

Om e-handel i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK)

Anne Grethe Tomte og Lisa Linchausen Heimdal fra ORIK — Det er både mulig og hensiktsmessig å ha ett felles katalog- og bestillingsverktøy i et innkjøpssamarbeid, sier Anne Grethe Tømte og Lisa Linchausen Heimdal.

Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker kommune eier sammen Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid (ØRIK).

I 2023 gjennomførte ØRIK en anskaffelse av felles bestillingsløsning, katalogverktøy og aksesspunkt for e-handel. Vieri vant konkurransen, og løsningen har vært i drift siden desember 2023. Vieris løsning består av integrering mot ERP-løsning fra både UBW (i Ullensaker) og Visma (de fem andre). ØRIK er systemeier.

Alle ØRIKs 30 rammeavtaler for varer er lagt inn i Vieri. 23 av dem er på katalog, som innebærer at oppdragsgiver har automatisk kontroll over at både produkter og priser er i tråd med avtalene, mens 7 er «punch-out», som innebærer at bestillerne «flyttes» over til leverandørens kundetilpassede nettbutikk før de tas tilbake til Vieri Bestilling.

Punch-out er mer hensiktsmessig når prisene og vareutvalget må endres hyppig, som for eksempel på ferskvarer. Fordelen med katalog over punch-out, utover bedre kontroll på priser og varesortiment, er at med katalog kan man søke opp varer i fritekst, noe som ikke er mulig i punch-out. For to av punch-out-avtalene (med Lyreco og Elkjøp) tester ØRIK derfor å gi bestillerne mulighet til også å kjøpe i katalog.

For å gjøre Vieri Bestilling ekstra brukervennlig har ØRIK tatt to grep:

Hvis katalogen ikke inneholder det du leter etter, kan du i Vieri etterspørre varen i en fritekstbestilling – dette er et eget skjema der du forespør en vare.
For å unngå at medarbeidere går på den lokale butikken, og deretter bruker tid på manuell utgiftsrefusjon, kan de i Vieri Bestilling opprette en rekvisisjon og ta den med til butikken for å få utlevert varen. Det gjør det lettere å få oversikt over hva som kjøpes utenfor avtale. I tillegg letter det fakturabehandlingen fordi ordren knyttes til mottatt fakturanummer i ERP-systemet.

Framgangsmåte

ØRIK gjennomførte konkurransen som en åpen tilbudskonkurranse med forhandlinger. Konkurransegrunnlaget ble publisert i mai 2023, og besto av en detaljert kravspesifikasjon med totalt 87 krav fordelt på absolutte, bør- og utviklingskrav som tilbudene skulle bli evaluert etter. Alle krav til integrasjon med ERP-løsning var absolutte, deriblant krav til standard API.

Forhandlinger foregikk i juni – med 2 leverandører. Tildelingskriteriene var:

Brukertest av tilbudt løsning: 30 prosent
Oppdragsforståelse (besvarelse av kravspesifikasjonens «bør»-krav): 40 prosent
Prisskjema: 30 prosent

ØRIK landet på Vieri fordi brukergrensesnittet i Vieri Bestilling var klart mest intuitivt og brukervennlig. En brukergruppe sammensatt av brukere fra alle de seks kommunene testet begge løsningene som var satt opp som testløsninger for evalueringen.

Etter valg av leverandør detaljplanla ØRIK integrasjonene til ERP-systemet Unit4, som var master for grunndata som naturlig måtte være en del av bestillingsløsningen.

Løsningen ble satt i drift 12. desember 2023.

Oppdragsgiverens råd og erfaringer

Katalogverktøyet gir mye enklere pris- og sortimentskontroll.
Selv om det varierer hvor mange kommuner som er med på de ulike avtalene, og selv om kommunene har ulike innkjøpsreglement, er det både mulig og hensiktsmessig å ha ett felles katalog- og bestillingsverktøy. Det krever likevel dedikerte ressurser: ØRIK har ett årsverk til å følge opp kvaliteten på kataloger og bestillingsløsninger i alle kommunene.
Absolutte krav til standard API for integrasjon med ERP og andre systemer er avgjørende. ØRIK har opplevd utfordringer ved at fem av kommunene anskaffet ERP-løsning fra Visma uten å stille absolutt krav om standard API til eksternt bestillingssystem. Som en følge av det har Visma vært lite samarbeidsvillige for å få på plass integrasjon med Vieri. Det har medført at de kommunene som har gått over til Visma, har fått flere manuelle oppgaver enn de som har integrasjon med Unit4.
I et innkjøpssamarbeid er det viktig å definere nøyaktig hvordan leverandører skal samhandle elektronisk med kommunene. ØRIK har derfor laget en samhandlingsavtale som definerer absolutte felt i katalogene, som skal gjenspeile prisskjemaene i avtalene. Du finner den nedenfor.