Invitasjon til konkurranse

Formålet med å invitere til konkurransen, er å sikre konkurranse om en fremtidig kontrakt. Anskaffelser over den nasjonale terskelverdi skal kunngjøres på Doffin og anskaffelser over EØS terskelverdier skal kunngjøres på TED (via Doffin) på fastlagte kunngjøringsskjemaer.

Publisert: 06. nov 2014, Sist endret: 05. nov 2018

Kunngjøring er et av de viktigste virkemidler for å sikre konkurranse, forutberegnelighet og likebehandling av leverandørene. Alle leverandører har tilgang til kunngjøringsdatabasen Doffin (Database for Offentlige Innkjøp).

Ved å kunngjøre anskaffelsen når du mange leverandører, da de ofte abonnerer på "sine" CPV koder, dvs de kodene som representer de ytelsene de kan levere. Ved kunngjøring sikrer du også at du ikke foretar en ulovlig direkte anskaffelse.

Du skal bruke de kunngjøringsskjemaene du finner på Doffin.

Hvilke konkurranser skal kunngjøres?

For å avgjøre hvilke anskaffelser som skal kunngjøres på Doffin, må du beregne kontraktens verdi, jfr FOA § 5-4. Se nærmere i FOA § 5-3 om EØS terskelverdier og FOA § 5-1 om hvilke deler av anskaffelsesregelverket som gjelder for anskaffelsen.

Anskaffelser under nasjonal terskelverdi
For anskaffelser med kontraktsverdi under den nasjonale terskelverdien på kr 1,3 mill eks mva er det frivillig å kunngjøre anskaffelsen, men oppdragsgiver plikter å avholde en konkurranse ved å invitere et tilstrekkelig antall leverandører. Hvis du velger å ikke bruke frivillig kunngjøring for anskaffelser med kontraktsverdi under EØS terskelverdien, må du sikre tilstrekkelig konkurranse på annen måte. Det krever at du har god kunnskap om markedet. 

Anskaffelser over nasjonal terskelverdi
For anskaffelser over den nasjonale terskelverdien kr 1,3 mill eks mva skal anskaffelsen kunngjøres.

For statlige oppdragsgivere er den nasjonale terskelverdien sammenfallende med EØS terskelverdien for varer og tjenester slik at disse skal kunngjøres i TED (tenders elesctronic daily), som er EUs database for kunngjøringer. For statlige bygg og anleggs-anskaffelser, skal anskaffeler opp til EØS terskelverdien kunngjøres i Doffin og de over EØS terskelverdien kunngjøres i TED.

For andre virksomheter som er omfattet av regelverket, skal vare- og tjenesteanskaffelser opp til EØS terskelverdien (som for 2018 er kr 2 mill eks mva), kunngjøres i Doffin mens de over skal kunngjøres i TED. Bygg- og anleggsanskaffelser skal kunngjøres i Doffin opp til EØS terskelverdiene og over EØS terskelverdiene i TED.

Det er selvfølgelig ikke noe i veien for at det også kunngjøres i TED, selv om anskaffelsen kun pliktes kunngjort i Doffin.

Dersom du unnlater å kunngjøre en anskaffelse som skulle vært kunngjort, er det i realiteten en ulovlig direkte anskaffelse, se nedenfor. Anskaffelser under kr 100.000 eks mva er ikke omfattet av anskaffelsesregelverket og her er det således ingen kunngjøringsplikt.

Dersom du har hatt en mislykket anbudskonkurranse og ikke fikk inn tilbud eller bare mottok uakseptable tilbud, kan du gå over til en konkurranse med forhandling, men du plikter å kunngjøre denne konkurransen, jf FOA § 13-2 e), dette er begrunnet med at du nå ønsker å endre konkurransegrunnlaget som vil være interessant for andre leverandører enn dem som deltok i den første kunngjorte anskaffelsen. 

Kunngjøring i Doffin/TED

Kunngjøringen skal utarbeides på fastsatte skjemaer som ligger i Doffin. De fleste konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) har integrasjon mot Doffin slik at kunngjøringen håndteres i selve KGV-verktøyet og ikke direkte på Doffin.

EUs standard klassifisering av varer og tjenester (CPV)

Når du kunngjør, skal du velge en CPV kode (Common Procurement Vocabulary) som angir type anskaffelse. Det er meget viktig å finne riktig CPV kode, for angir du feil kode, har du i realiteten ikke kunngjort anskaffelsen din.

Flere leverandører abonnerer på "sine" CPV koder for å holde seg orientert om mulige interessante konkurranser og anskaffelser med feil koder vil ikke bli fanget opp av dem. 

CPV kodene angir imidlertid kun helt overordnet hva konkurransen gjelder. Du bør derfor være nøye med ingressen i kunngjøringen. Den bør være noe mer utfyllende slik at leverandøren raskt ser om dette er av interesse for dem uten å behøve å laste ned alle dokumentene

Når må anskaffelsesdokumentene med kvalifikasjonskrav og kravspesifikasjon være ferdig?

Anskaffelsesdokumentene er en fellesbetegnelse for:

Alminnelig kunngjøring

For konkurranser etter forskriftens del III (over EØS - terskelverdiene) skal både konkurransegrunnlaget og ESPD skjemaet  gjøres tilgjengelig fra den dagen konkurransen kunngjøres i TED-databasen, jf § 14-1. Dette gjelder uansett hvilken prosedyre du har valgt, dvs også for konkurranser med prekvalifisering - noe som er en endring i forhold til tidligere rett.

For konkurranser etter forskriftens del II (under EØS - terskelverdien), jf § 8-4 er det ikke uttrykkelig regulert når konkurransegrunnlaget skal være tilgjengelig. Kunngjøringen må imidlertid minimum inneholde informasjon om hva som skal anskaffes. Dersom kunngjøringen ikke inneholder alle opplysningene som er relvante for anskaffelsen, så må oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag, jf § 8-4. Det må ikke være motstrid mellom det som ligger i selve kunngjørinsskjemaet og det som beskrives i konkurransegrunnlaget.

Eventuelle kvalifikasjonskrav med dokumentasjonskrav skal fremgå av anskaffelsesdokumentene, dvs enten kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Det mest praksiske er at leverandørene raskt kan se om de oppfyller kvalifikasjonene og derfor bør de i hovedsak fremgå av selve kunngjøringen. Det betyr at disse må du ha ferdigstillet på tidspunktet for en alminnelig kunngjøring (§ 8-17), dvs når du kunngjør selve konkurransen eller invitasjon for å bekrefte interesse, jf § 9-2.

Forhåndskunngjøring

Ved forhåndskunngjøring kan oppdragsgiver kunngjøre flere planlagte anskaffelser i en viss periode. Etter del II i regelverket kan alle offentlige virksomheter benytte seg av forhåndskunngjøring. Ved anskaffelser etter del III i regelverket, kan kun ikke-statlige oppdragsgivere benytte seg av denne kunngjøringstypen.

Det er ikke et krav at konkurransegrunnlaget skal være tilgjengelig ved kunngjøringstidspunktet, men da dette er den eneste kunngjøringen av konkurransen, skal det skal være angitt  presist hvilke ytelser kontrakten omfatter og en frist for mottak av forespørsel om å delta, jf § 8-17 og § 21-2 (2).  

Du kan også foreta en veiledende kunngjøring for å informere markedet om en kommende anskaffelse.

Konkurranse uten pliktig kunngjøring

For anskaffelser under den nasjonale terskelverdien som for 2018 er på kr 1,3 mill ekskl mva er det frivillig å kunngjøre anskaffelsen. Du skal imidlertid ivareta de grunnleggende prinsipper, herunder prinsippet om konkurranse. Hvorvidt du velger å kunngjøre anskaffelsen eller ikke, er en innkjøpsfaglig vurdering. Det kan ofte være hensiktsmessig å kunngjøre for å nå de rette leverandørene.

Hva som skal til for å oppfylle det grunnleggende prinsippet må vurderes konkret. Det vil avhenge av den beløpsmessige størrelsen på anskaffelsen, hvor strategisk viktig den er, om du kjenner markedet godt (ikke bare det lokale) eller ikke, om det er en område der markedet er under endring eller de ytelsene du skal anskaffe endres raskt. Det er hensiktsmessig å lage virksomhetsinterne rutiner for hvordan anskaffelser under kr 1,3 mill ekskl mva skal gjennomføres og hvilke vurderinger som bør foretas før man eventuelt velger å ikke kunngjøre anskaffelsen.

Tips for å ta vare på sosialt ansvar

  • Synliggjør virksomhetens fokus på sosialt ansvar i kunngjøringen.
  • Lys ut konkurransen med gode tidsmarginer.

De viktigste valgene og vurderingene for å sikre at de høyrisikovarer du kjøper inn er sosialt ansvarlig produsert har du gjort i forberedelsesfasen, før selve konkurransegjennomføringen starter.

Et virkemiddel som kan ytterligere bidra til å synliggjøre samfunnsansvarsprofilen på anskaffelsen er å få frem dette i tittelen eller overskriften i kunngjøringen. For eksempel «Anskaffelse av sosialt ansvarlig produsert leketøy til kommunens barnehager».

Lys ut konkurransen med gode tidsmarginer

I mange lavkostland er det vanlig med overtid for å overholde leveringsfrister. En av årsakene til arbeidsrelaterte ulykker er tidspresset som oppstår når produsenter får korte leveringsfrister. For å unngå dette bør offentlige virksomheter tidlig se over anskaffelsesbehovene for året og lyse ut konkurranser med gode tidsmarginer.

Avvisning

Oppdragsgiver har plikt til å avvise en leverandør som er rettskraftig dømt eller som har vedtatt et forelegg for barnearbeid eller andre former for menneskehandel. Dette følger av anskaffelsesforskriften §§ 9-5 (2) bokstav f (under EØS-terskelverdi) 24-2 (2) bokstav f (over EØS-terskelverdi).

I tillegg kan oppdragsgiver avvise leverandører som har begått alvorlige eller gjentatte brudd på bestemmelser om arbeidsforhold og sosiale forhold med mindre en avvisning vil være uforholdsmessig, se anskaffelsesforskriften § 24-2 (3) bokstav c.

Informasjon om lønns- og arbeidsvilkår

Som oppdragsgiver har du plikt til å informere om at det i samsvar med forskriften stilles krav til:

  • lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten
  • dokumentasjon
  • sanksjoner

Dette skal fremgå av kunngjøringen eller av konkurransegrunnlaget. Det er tilstrekkelig å legge ved kontrakten som inneholder krav til lønns- og arbeidsvilkår, men Difi anbefaler at du i tillegg opplyser om dette under «Spesielle kontraktsvilkår» i Doffin/TED.

Hvis en allmenngjøringsforskrift regulerer lønns- og arbeidsvilkårene for den bransjen som kontraktsarbeidet gjelder, anbefaler vi at du informerer om den aktuelle allmenngjøringsforskriften, og opplyser at leverandøren er forpliktet til å sørge for at arbeidstakerne hos leverandøren, og hos eventuelle underleverandører, skal ha lønns- og arbeidsvilkår i tråd med allmenngjøringsforskriften.

Forslag til tekst til konkurransegrunnlaget:

"I vedlagte kontraktskrav pkt. xx.xx.xx/bilag xx [sett inn aktuelt punkt og/eller bilagsnummer] er det stilt krav som sikrer at arbeidstakere hos leverandør og eventuelle underleverandører som utfører arbeid på kontrakten ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende forskrifter om allmenngjorte tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for de aktuelle bransjene. [navn på offentlig virksomhet] vil også føre kontroll med at bestemmelsene blir overholdt og sette i verk sanksjoner overfor leverandørene ved manglende overholdelse av bestemmelsene."

Ulovlig direkte anskaffelse

Dersom du ikke kunngjør en anskaffelse som skulle vært kunngjort (feks er over kr 1,3 mill ekskl mva), så er det i realiteten en ulovlig direkte anskaffelse.

Det hjelper ikke at du har holdt en form for konkurranse ved at du har invitert et knippe med leverandører. Det er selve unnlatelsen av å kunngjøre som medfører at det er en ulovlig direkte anskaffelse, da mange potensielle leverandører har blitt avskåret fra å kunne delta i konkurransen.

Dette er et meget alvorlig brudd på anskaffelsesreglene og sanksjoneres hardt dersom det blir innklaget, da det er et brudd på et av de grunnleggende kravene til konkurranse.

Eksempler på ulovlige direkte anskaffelser

En anskaffelse som skulle vært kunngjort i TED databasen fordi den overstiger EØS terskelverdiene, er ikke tilstrekkelig kunngjort dersom den kun er kunngjort som en nasjonal kunngjøring i Doffin databasen. Det er fordi det som regel kun er norske leverandører som abonnerer på kunngjøringer i Doffin.  Her vil utenlandske leverandører ikke få mulighet til å delta i konkurransen, da de kun følger med i TED-databasen.

Forlengelse eller utvidelse av en inngått avtale uten at det er hjemmel til det i form av for eksempel opsjonsmulighet, vil også som den store hovedregel være en ulovlig direkte anskaffelse.

 

 

Fant du det du lette etter?

Fant du det du lette etter?
*