31.1 Generelt om frister

En viktig del ved planleggingen og gjennomføringen av en anskaffelse er fastsettelsen av frister. Ved fastsettelsen må oppdragsgiver ta hensyn til at alle potensielle leverandører skal få tilstrekkelig tid til å sette seg inn i anskaffelsesdokumentene for å kunne vurdere om de ønsker å delta i konkurransen. Dette må veies opp mot oppdragsgivers behov for å gjennomføre konkurransen på en rask og effektiv måte.

Alle frister i anskaffelsesregelverket skal beregnes i samsvar med forskrift om tidsfrister i EØS-avtalen.((1^Jf. § 7-6)) Hovedregelen er at alle frister i anskaffelsesregelverket regnes i kalenderdager, med noen få unntak som spesifiserer at fristene skal regnes i virkedager:

• Frist for kontroll av om en leverandør oppfyller kvalifikasjonskravene i en dynamisk innkjøpsordning.((2^Jf. § 26-6 tredje ledd))
• Frist for levering av oppdatert egenerklæring ved bruk av dynamisk innkjøpsordning.((3^Jf. § 26-7 sjette ledd))
• Når en elektronisk auksjon kan begynne.((4^Jf. § 27-4 tredje ledd))

Med virkedager menes alle dager som ikke er helligdager eller fridager, lørdager eller søndager.

For anskaffelser etter forskriftens del III spesifiseres det en rekke minimumsfrister, som kan forkortes eller forlenges etter de konkrete forholdene. Fastsettelsen av fristene vil variere etter hvilken anskaffelsesprosedyre som benyttes.

Fristene oppdragsgiver har satt er i utgangspunktet ufravikelige. Dersom et tilbud leveres etter utløpet av tilbudsfristen, skal leverandøren eller tilbudet avvises, jf. bestemmelsene om avvisning på grunn av formalfeil.((5^Jf. § 24-1 første ledd bokstav a. Les mer om avvisning på grunn av formalfeil i veilederens punkt 36.2.)) I visse tilfeller er oppdragsgiver imidlertid forpliktet til å forlenge fristen før den utløper.((6^Les mer om dette i punkt 31.1.3))

Det er gitt en oversikt over fristene i punkt 31.2.

31.1.1 Minimumsfrister

For anskaffelser etter forskriftens del III er det fastsatt minimumsfrister som oppdragsgiver må forholde seg til. Minimumsfristene varierer etter hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt.

Ved fastsettelsen av frister skal oppdragsgiver ta hensyn til kontraktens kompleksitet og tiden det tar for leverandørene å utarbeide forespørsler og tilbud.((7^Jf. § 20-1 første ledd)) Denne bestemmelsen er likelydende i forskriften del II og III og gjelder generelt for alle anskaffelsesprosedyrene. Det vises til punkt 11.12 for hvilke momenter oppdragsgiver bør vektlegge ved fastsettelsen av frister.

Oppdragsgiver kan ikke fastsette kortere frister enn minimumsfristene som gjelder for den konkrete anskaffelsesprosedyren som skal benyttes. Oppdragsgiver står imidlertid fritt til å fastsette lengre frister enn minimumfristene.

31.1.2 Fra hvilket tidspunkt skal fristen beregnes?

Minimumsfristene i forskriftens kapittel 20 er knyttet opp mot den datoen kunngjøringen sendes TED-databasen.((8^TED-databasen er EUs database for kunngjøring av offentlige anskaffelser over EØS-terskelverdiene. TED står for Tender Electronics Daily.)) Fristberegningen skal begynne dagen etter at kunngjøringen oversendes til TED-databasen.((9^Jf. FOR-1992-12-04-910 § 1 artikkel 3 nr. 1 andre punktum)) Ved fastsettelsen av frister må oppdragsgiver derfor ta høyde for at det vil ta noen dager fra tidspunktet kunngjøringen sendes til Doffin til den oversendes til TED-databasen. Nærmere informasjon om Doffin sin funksjonalitet og behandling av kunngjøringer kan finnes i de til enhver tid oppdaterte bruksvilkårene til Doffin på doffin.no.

Se nærmere om den praktiske fremgangsmåten ved kunngjøringer over EØS-terskelverdiene i punkt 32.5.

31.1.3 Når skal fristene forlenges

31.1.3.1 Befaring eller gjennomgang av anskaffelsesdokumentene på stedet

I enkelte tilfeller forutsetter anskaffelsen at det kun er mulig å gi tilbud etter en befaring på stedet, eller etter gjennomsyn av dokumenter på stedet som supplerer anskaffelsesdokumentene. I slike tilfeller skal minimumsfristen forlenges forholdsmessig slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å innhente alle nødvendige opplysninger for å utarbeide tilbudet.((10^Jf. § 20-1 andre ledd))

Fristen må forlenges i samsvar med den betydning befaringen eller dokumentgjennomgangen har for utformingen av tilbudet. Dette innebærer at fristforlengelsen skal være forholdsmessig ut fra tidspunktet for befaringen, eller gjennomgangen av dokumentene slik at leverandørene får tilstrekkelig antall dager til å sende inn sine tilbud etter befaringen eller gjennomgangen.

31.1.3.2 Endringer i anskaffelsesdokumentene og tilleggsopplysninger

Oppdragsgiver skal sette en tilbudsfrist som er forholdsmessig lenger enn minimumsfristen dersom:((11^Jf. § 20-1 tredje ledd))

• det foretas endringer i anskaffelsesdokumentene som medfører at leverandørene trenger mer tid til å utarbeide et tilbud,((12^Jf. § 14-2 første ledd)) eller
• det gis tilleggsopplysninger senere enn seks dager før tilbudsfristen, eller senere enn fire dager i hastetilfeller.((13^Jf. § 14-2 andre ledd))

En eventuell fristforlengelse skal være forholdsmessig sett hen til omfanget av endringene eller tilleggsopplysningene. Fristen skal gi leverandørene tilstrekkelig tid til å sende inn sine tilbud.

Dette vil si at dersom oppdragsgiver gir tilleggsopplysninger mer enn seks dager før tilbudsfristen, foreligger det i utgangspunktet ikke en forpliktet til å forlenge fristen. Anskaffelsesforskriftens system tilsier da også at en fristforlengelse på seks dager som et alminnelig utgangspunkt er tilstrekkelig for å overholde anskaffelsesforskriftens krav ved endringer i anskaffelsesdokumentene som kommer tett opp mot tilbudsfristen.((14^Se Dragsten (2020) side 412)) Selv om dette er utgangspunktet kan det allikevel oppstå situasjoner hvor forholdsmessighetsprinsippet etter en helhetsvurdering tilsier at fristen bør forlenges ytterligere.

Oppdragsgiver er likevel ikke forpliktet til å forlenge fristen i de to nevnte tilfellene dersom opplysningene er ubetydelige for utarbeidelsen av tilbudet eller leverandøren ikke har bedt om tilleggsopplysninger i rimelig tid før utløpet av fristen.((15^Jf. § 20-1 fjerde ledd))

Det første alternativet innebærer at bagatellmessige endringer i anskaffelsesdokumentene ikke skal medføre at gjennomføringen av anskaffelsen skal forsinkes unødvendig. For å avgjøre om opplysningene er ubetydelige for utarbeidelsen av leverandørenes tilbud, må oppdragsgiver foreta en konkret helhetsvurdering. Relevante momenter i vurderingen kan være hvor omfattende de nye opplysningene er, hvor sentrale de er for utformingen av tilbudet, og når de nye opplysningene gis.

Det andre alternativet innebærer at oppdragsgiver ikke er forpliktet til å forlenge tilbudsfristen dersom leverandør ikke har bedt om tilleggsopplysninger innen rimelig tid før utløpet av tilbudsfristen. Bakgrunnen for dette unntaket er å forhindre at leverandørene vil kunne forsinke anskaffelsen ved å vente med å be om avklaringer, og dermed fremprovosere en lenger tilbudsfrist. Det vil bero på en konkret helhetsvurdering hva som er rimelig tid. I vurderingen kan oppdragsgiver blant annet legge vekt på hvor omfattende tilleggsopplysningene som etterspørres er, hvor viktige opplysningene er for utarbeidelsen av tilbudet, i hvilken grad leverandøren burde ha bedt om opplysningene på et tidligere tidspunkt i prosessen, og hvor mye arbeid som kreves av oppdragsgiver for å innhente de etterspurte tilleggsopplysningene.

31.1.3.3 Elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget

Det stilles krav om at oppdragsgiver skal gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlaget. Kunngjøringen skal inneholde internettadressen der konkurransegrunnlaget er tilgjengelig.((16^Jf. § 14-3 første ledd))

Dersom oppdragsgiver ikke kan gi gratis, direkte og ubegrenset tilgang til deler av konkurransegrunnlaget av grunner som er angitt i § 22-4, ((17^Unntaket gjelder kun for de grunnene som er nærmere angitt i § 22-4. Disse grunnene omhandler eksempelvis at anskaffelsens art innebærer bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler som ville kreve særlige verktøy, løsninger eller filformater som ikke er alminnelig tilgjengelig eller som ikke kan behandles av alminnelig tilgjengelig programvare, eller at det er tale om levering av fysiske modeller eller skalamodeller som ikke kan leveres ved hjelp av elektroniske kommunikasjonsmidler.)) skal det i kunngjøringen eller i invitasjonen til å bekrefte interesse, angis hvordan leverandørene kan få tilgang til disse dokumentene. Oppdragsgiver skal i så tilfelle forlenge fristen med fem dager, med mindre det er tale om et hastetilfelle.((18^Jf. § 14-3 andre ledd)) Les mer om hastetilfeller i punkt 31.1.4.

I tillegg til de grunnene som er angitt i § 22-4, kan det oppstå tilfeller hvor oppdragsgiver ikke kan gi gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til deler av konkurransegrunnlaget fordi det inneholder opplysninger av fortrolig karakter.((19^Jf. § 7-4 andre ledd)) Dersom dette er tilfellet, skal oppdragsgiver angi hvilke tiltak som er nødvendig for å sikre opplysningenes fortrolighet, og hvordan leverandørene kan få tilgang til dokumentene, i kunngjøringen eller i invitasjonen til å bekrefte interesse.

Oppdragsgiver skal i så tilfelle forlenge fristen med fem dager, med mindre det er tale om et hastetilfelle.((20^Jf. § 14-3 tredje ledd))

31.1.3.4 En eller flere av leverandørene har fått en urimelig konkurransefordel

En annen situasjon som kan medføre forlengelse av frister er knyttet til oppdragsgivers gjennomføring av dialog med leverandørene før konkurransen.((21^Jf. § 12-2. Se nærmere omtale om dialog med markedet i kapittel 15.)) I slike tilfeller kan de leverandørene som har gitt råd, eller på annen måte har deltatt i dialog, ha fått en viss kunnskap om oppdragsgivers behov og ønsker. Dette kan innebære at leverandørene har fått en urimelig konkurransefordel, som oppdragsgiver har en plikt til å utjevne. Et egnet tiltak for å utjevne konkurransefordelen kan være å forlenge fristen og fastsette en frist for mottak av tilbud slik at alle leverandørene får tilstrekkelig tid til å sette seg inn i konkurransedokumentene.((22^Jf. § 12-2 andre ledd))

31.1.4 Når kan fristene forkortes?

31.1.4.1 Publisering av en veiledende kunngjøring

Formålet med en veiledende kunngjøring er å informere tidlig om og forberede markedet på kommende konkurranser.((24^Jf. § 21-3)) Oppdragsgiver kan ikke kunngjøre en konkurranse ved bruk av en veiledende kunngjøring, men siden markedet har fått «et forvarsel» kan oppdragsgiver forkorte minimumsfristene for innlevering av tilbud når oppdragsgiver senere publiserer en alminnelig kunngjøring.

Ved åpen anbudskonkurranse kan tilbudsfristen forkortes til 15 dager, dersom oppdragsgiver har publisert en veiledende kunngjøring tidligst 12 måneder og senest 35 dager før kunngjøringen. Den veiledende kunngjøringen må inneholde alle opplysningene som skal fylles ut i kunngjøringsskjemaet for veiledende kunngjøringer, så langt disse opplysningene forelå på kunngjøringstidspunktet.((25^Jf. § 20-2 andre ledd))

Ved begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring kan tilbudsfristen forkortes til 10 dager, dersom oppdragsgiver har publisert en veiledende kunngjøring tidligst 12 måneder og senest 35 dager før kunngjøringen. Den veiledende kunngjøringen kan ikke være brukt som en forhåndskunngjøring og den må inneholde alle opplysningene som skal fylles ut i kunngjøringsskjemaet for veiledende kunngjøringer, så langt disse opplysningene forelå på kunngjøringstidspunktet.((26^Jf. § 20-3 fjerde ledd og § 20-4 tredje ledd))

31.1.4.2 Hasteprosedyre

Dersom det i hastetilfeller er umulig å anvende minimumsfristene, åpner anskaffelsesregelverket for bruk av hasteprosedyre.((27^Jf. § 20-2 tredje ledd, § 20-3 femte ledd og § 20-4 tredje ledd)) Bruk av hasteprosedyren betyr at oppdragsgiver må kunngjøre etter vanlige regler om kunngjøring og deretter gi interesserte leverandører en viss frist, som er betydelig kortere enn minimumsfristene, til å gi tilbud eller sende inn forespørsel om å delta i konkurransen. Bruk av hasteprosedyre innebærer dermed at oppdragsgiver sikrer en viss åpenhet og konkurranse om kontrakten, som skiller seg fra bruk av konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring.((28^Jf. § 13-3 bokstav e))

I hastetilfeller gjelder ikke regelen om fristforlengelse på grunn av at konkurransegrunnlaget ikke foreligger elektronisk.

Bruk av hasteprosedyre innebærer at tiden fra kunngjøring av konkurranse til signering av kontrakt reduseres betydelig uavhengig av hvilken prosedyre oppdragsgiver velger. Ved åpen anbudskonkurranse kan tilbudsfristen forkortes til 15 dager. Ved begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring kan fristen for forespørsel om å delta i konkurransen forkortes til 15 dager og tilbudsfristen til 10 dager.

Følgende vilkår må være oppfylt for at unntaket skal kunne anvendes:

• Det må foreligge et særlig forhold som gjør det umulig å overholde minimumsfristene.
• Det særlige forholdet skyldes ikke oppdragsgiver.
• Det særlige forholdet var ikke noe oppdragsgiver kunne forutse.

Hasteprosedyren vil kunne anvendes der det er behov for en kortvarig anskaffelsesprosess. Det mest praktiske eksemplet er trolig at det foreligger fare for liv og helse, på grunn av flom, brann eller lignende, eller dersom det er nødvendig å foreta en anskaffelse for å kjøpe for eksempel medisiner, matforsyning eller lignende. Oppbyggingsarbeid etter en naturkatastrofe, som det ikke er nødvendig å starte med før etter bruk av de vanlige minimumsfristene, vil ikke omfattes. Det vil heller ikke være grunnlag for å benytte hasteprosedyren at det foreligger sterkt politisk press om rask gjennomføring av et prosjekt.

Pandemi, krig og plutselig økt flyktningestrøm kan også innebære at det er behov for hasteprosedyre til å kjøpe medisiner, vaksiner og varer og tjenester til flyktninger som for eksempel, medisiner, mat, klær og lignende.((29^Se Nærings- og fiskeridepartementet artikkel om Covid-19-utbruddet og anskaffelsesregelverket.))

Bruk av hasteprosedyre er et unntak fra de ordinære reglene om minimumsfrister og skal derfor kun brukes i unntakstilfeller. Det er oppdragsgiver som må sannsynliggjøre, og dokumentere, at det ikke er mulig å følge minimumsfristene.

31.2 Oversikt over frister

Fotnoter

¹Jf. § 7-6

²Jf. § 26-6 tredje ledd

³Jf. § 26-7 sjette ledd

⁴Jf. § 27-4 tredje ledd

⁵Jf. § 24-1 første ledd bokstav a. Les mer om avvisning på grunn av formalfeil i veilederens punkt 36.2.

⁶Les mer om dette i punkt 31.1.3

⁷Jf. § 20-1 første ledd

⁸TED-databasen er EUs database for kunngjøring av offentlige anskaffelser over EØS-terskelverdiene. TED står for Tender Electronics Daily.

⁹Jf. FOR-1992-12-04-910 § 1 artikkel 3 nr. 1 andre punktum

¹⁰Jf. § 20-1 andre ledd

¹¹Jf. § 20-1 tredje ledd

¹²Jf. § 14-2 første ledd

¹³Jf. § 14-2 andre ledd

¹⁴Se Dragsten (2020) side 412

¹⁵Jf. § 20-1 fjerde ledd

¹⁶Jf. § 14-3 første ledd

¹⁷Unntaket gjelder kun for de grunnene som er nærmere angitt i § 22-4. Disse grunnene omhandler eksempelvis at anskaffelsens art innebærer bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler som ville kreve særlige verktøy, løsninger eller filformater som ikke er alminnelig tilgjengelig eller som ikke kan behandles av alminnelig tilgjengelig programvare, eller at det er tale om levering av fysiske modeller eller skalamodeller som ikke kan leveres ved hjelp av elektroniske kommunikasjonsmidler.

¹⁸Jf. § 14-3 andre ledd

¹⁹Jf. § 7-4 andre ledd

²⁰Jf. § 14-3 tredje ledd

²¹Jf. § 12-2. Se nærmere omtale om dialog med markedet i kapittel 15.

²²Jf. § 12-2 andre ledd

²³Jf. avsnitt 43

²⁴Jf. § 21-3

²⁵Jf. § 20-2 andre ledd

²⁶Jf. § 20-3 fjerde ledd og § 20-4 tredje ledd

²⁷Jf. § 20-2 tredje ledd, § 20-3 femte ledd og § 20-4 tredje ledd

²⁸Jf. § 13-3 bokstav e

²⁹Se Nærings- og fiskeridepartementet artikkel om Covid-19-utbruddet og anskaffelsesregelverket.

³⁰Les mer om konkurranse med forhandling uten foregående kunngjøring i punkt 18.2.6