9.1 Innledning

Alle kontrakter med en verdi mellom 100 000 kroner og 1,3 millioner kroner ekskl. mva. omfattes av forskriften del I, og kan gjennomføres uten å følge detaljerte prosedyreregler.

Oppdragsgiver kan velge å lyse ut en konkurranse i Doffin etter forskriften del I ved en frivillig kunngjøring. En slik kunngjøring kan være nyttig dersom oppdragsgiver ikke kjenner det aktuelle markedet eller ønsker å nå ut til et større marked. Oppdragsgiver kan også velge å publisere en frivillig intensjonskunngjøring. Det gir de som mener at oppdragsgiver ikke har hjemmel til å inngå kontrakt etter del I en mulighet til å gripe inn i prosessen. Oppdragsgiver kan også publisere en frivillig kunngjøring av kontraktsinngåelsen for å skape åpenhet om anskaffelsen. 

Tabellen nedenfor viser hvilke kunngjøringer (form) oppdragsgiver kan benytte ved kunngjøring etter forskriften del I. 

9.2 Hvilke regler gjelder ved del I-anskaffelser

For anskaffelser under nasjonal terskelverdi i forskriften gjelder bare formålsparagrafen og de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven, og reglene i forskriftens del I. Loven og forskriften del I inneholder ingen prosedyreregler, og oppdragsgiver gis et stort handlingsrom til å organisere konkurransen på en hensiktsmessig måte. 

For å overholde de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4 må oppdragsgiver ha et bevisst forhold til hva prinsippene innebærer og foreta sine valg sett hen til disse. Selv om prinsippene ikke oppstiller spesifikke krav til hvordan en anskaffelse skal gjennomføres, så gir de viktige føringer på hva oppdragsgiver må passe på og hvordan oppdragsgiver kan opptre. Veiledning til de grunnleggende prinsippene finnes i kapittel 7. 

9.3 De grunnleggende prinsippenes betydning ved gjennomføringen av del I-anskaffelser

9.3.1 Forholdsmessighetsprinsippet

Forholdsmessighetsprinsippet har særlig betydning ved 

• alle fasene i anskaffelsen, da det påvirker betydningen av de andre prinsippene 

Forholdsmessighetsprinsippet, som også omtales som proporsjonalitetsprinsippet, er særlig viktig ved gjennomføringen av del I-anskaffelser. Anskaffelsesregelverket skal blant annet fremme effektiv ressursbruk, og regelverket legger til rette for at oppdragsgiver skal kunne gjennomføre anskaffelser i tråd med anskaffelseslovens formål om effektiv bruk av samfunnets ressurser. Oppdragsgiver skal ikke legge ned mer arbeid i anskaffelsen enn det anskaffelsens art, omfang, kompleksitet og verdi tilsier. 

At oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet, er også essensen i forholdsmessighetsprinsippet. Prinsippet får derfor betydning for gjennomslagskraften til de andre grunnleggende prinsippene om etterprøvbarhet, likebehandling, forutberegnelighet og konkurranse. Det vil si at oppdragsgiver må se hen til forholdsmessighetsprinsippet ved alle sine valg og vurderinger for hvordan en anskaffelse etter anskaffelsesforskriftens del I skal gjennomføres. Prinsippet vil dermed inngå som en del av vurderingstemaet for oppdragsgiver i alle ledd av anskaffelsesprosessen, i avgrensningen av ytelsen, spesifiseringen av hva det skal konkurreres om, i fastsettelsen av frister, i forbindelse med en eventuell vurdering om hvor mange leverandører som bør kontaktes, ved vurderingen av den enkelte leverandørs egnethet osv. 

9.3.2 Prinsippet om konkurranse

Prinsippet om konkurranse har særlig betydning ved

• innhenting av tilbud/utlysning av konkurransen 

Oppdragsgiver skal sørge for at det er konkurranse om kontrakten. Kravet innebærer at oppdragsgiver må gjøre anskaffelsen kjent for et rimelig antall leverandører. Formålet er å oppnå best mulig pris og kvalitet i det relevante markedet.((1^Se blant annet KOFA-sak 2007/79 avsnitt 20.))

Oppdragsgiver kan skape konkurranse om kontrakten ved å henvende seg direkte til flere leverandører eller ved å kunngjøre konkurransen. Dersom oppdragsgiver velger å lyse ut konkurransen kan dette gjøres gjennom en forenklet frivillig kunngjøring i Doffin. Ved en frivillig kunngjøring kan oppdragsgiver nå ut til et større marked. En slik kunngjøring kan derfor være formålstjenlig, selv om det ikke er plikt til dette ved del I-anskaffelser. Etter formålet om effektiv ressursbruk og forholdsmessighetsprinsippet bør oppdragsgiver særlig vurdere å anvende en frivillig kunngjøring i de anskaffelser som ligger nær terskelverdien på 1,3 millioner. 

Oppdragsgiver kan også skape konkurranse ved å henvende seg direkte til flere leverandører og innhente tilbud fra dem. Oppdragsgiver kan innhente tilbud fra så mange leverandører som han selv ønsker og som han anser formålstjenlig for å få det beste tilbudet. Hvor mange leverandører oppdragsgiver må innhente tilbud fra vil etter forholdsmessighetsprinsippet variere. 

Antallet leverandører som bør kontaktes varierer av verdien og omfanget av kontrakten og kompleksiteten og arten av anskaffelsen. Den nasjonale terskelverdien var tidligere 500 000 kroner, og da la KOFA til grunn at «oppdragsgiver som hovedregel bør kontakte minst tre leverandører, men at dette ikke kan gjelde absolutt. Det avgjørende blir derfor en konkret vurdering i det enkelte tilfelle, hvor blant annet arten, verdien og betydningen av anskaffelsen, samt eventuelle mothensyn mot å kontakte mer enn bare en leverandør, vil ha betydning».((2^Jf. KOFA-sak 2009/6 avsnitt 18)) KOFA har vist til denne begrunnelsen også i avgjørelser avsagt etter at den nasjonale terskelverdien ble hevet.((3^Jf. KOFA-sak 2019/497 avsnitt 29))

Forholdsmessighetsprinsippet tilsier at dersom anskaffelsens verdi ligger nærme terskelverdien for kunngjøringsplikt etter anskaffelsesforskriftens del II, må det innhentes tilbud fra flere enn tre leverandører. Det er ikke en klar grense for hvor mange leverandører som oppdragsgiver bør spørre, og det vil alltid være en konkret vurdering basert på det aktuelle markedet. Normalt sett ved en anskaffelse i en slik størrelsesorden, bør oppdragsgiver be om tilbud fra minst 4–5 leverandører. Dersom oppdragsgiver må innhente tilbud fra mange leverandører for å oppfylle kravene som settes av de grunnleggende prinsippene bør det vurderes å lyse ut konkurransen gjennom en frivillig kunngjøring. 

En oppdragsgiver som jevnlig gjennomfører konkurranser av samme art og kompleksitet må passe på at det faktisk skaper konkurranse om kontrakten hver gang. Dersom oppdragsgiver henvender seg til det samme fåtallet leverandører hver gang, risikerer oppdragsgiver at det ikke blir en reell konkurranse fordi leverandørene for eksempel etter hvert vil kunne vite hvor «listen ligger» og dermed ikke må gi sitt beste tilbud. Selv om det ikke er noe forbud mot at oppdragsgiver bruker en eller flere av de samme leverandørene på mange av sine kontrakter, så bør oppdragsgiver vurdere å variere både hvor mange og hvilke leverandører han henvender seg til. 

Kravet til konkurranse gjelder så langt det er mulig. Kun unntaksvis vil oppdragsgiver derfor kunne tildele en kontrakt direkte til en leverandør uten konkurranse. Avvik fra prinsippet kan for eksempel være tillatt der det kun foreligger én leverandør i markedet og oppdragsgiver kan anskaffe ytelsen direkte fra leverandøren.((4^Jf. for eksempel KOFA-sak 2009/16))

9.3.3 Prinsippet om forutberegnelighet

Prinsippet om forutberegnelighet har særlig betydning ved: 

• Planleggingen av anskaffelsen. 
• Beskrivelsen av anskaffelsen. Dette gjelder både hva som skal anskaffes, hvordan konkurransen skal gjennomføres og hva som vil vektlegges i evalueringen av tilbudene. 
• Gjennomføringen av konkurransen. Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen i henhold til hva som er angitt i anskaffelsesdokumentene. 

Oppdragsgiver har et stort handlingsrom ved gjennomføringen av del I-anskaffelser. Dette gjelder selv for de anskaffelser som ligger helt opp til nasjonal terskelverdi. Oppdragsgiver kan utforme egne regler for gjennomføringen av konkurransen eller ta utgangspunkt i reglene i andre deler av forskriften. 

Forutberegnelighetsprinsippet innebærer at når oppdragsgiver har angitt hvordan anskaffelsen skal gjennomføres i anskaffelsesdokumentene, så må oppdragsgiver også passe på å følge det som er angitt. Dersom oppdragsgiver ved innhenting av tilbud eller kunngjøring for eksempel har satt absolutte krav til tilbudets innhold, kan ikke oppdragsgiver fravike disse kravene etter tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver bør derfor tenke nøye igjennom hvilke absolutte krav som stilles i konkurransen. Dersom de endelige tilbudene ikke oppfyller de absolutte kravene som oppdragsgiver har satt i konkurransen, kan oppdragsgiver ikke velge det aktuelle tilbudet. Oppdragsgiver kan imidlertid ha dialog med leverandørene med det formål å få de inngitte tilbudene til å samsvare med kravene i konkurransen. 

Oppdragsgiver må ved kunngjøring eller innhenting av tilbud opplyse leverandørene om hva som skal anskaffes og omfang og lengde på kontrakten. Det vil også være sentralt å vite hvilke kriterier som legges til grunn for valget av leverandør, hvordan konkurransen skal gjennomføres og hvilke krav til leverandøren som skal gjelde. Oppdragsgiver må også sette frister i konkurransen som er tilstrekkelig til at leverandørene kan sette seg inn i anskaffelsesdokumentene og inngi tilbud. Hva prinsippet om forutberegnelighet innebærer nøyaktig, vil etter forholdsmessighetsprinsippet variere etter anskaffelsens verdi, omfang, art og kompleksitet. 

Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørenes kvalifikasjoner, men oppdragsgiver er ikke forpliktet til dette. Dersom oppdragsgiver faktisk fastsetter kvalifikasjonskrav, må imidlertid disse kravene oppfylles av leverandørene. Dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylte, må oppdragsgiver avvise leverandørene i tråd med det som er angitt i anskaffelsesdokumentene. 

Når det gjelder hva som skal anskaffes, må leverandørene som et minimum få informasjon om hva oppdragsgiver skal anskaffe. Hvor detaljert informasjonen om dette skal være vil variere. Oppdragsgiver er for eksempel ikke pliktig til å utarbeide et eget konkurransegrunnlag, men har anledning til det og bør vurdere det ut fra anskaffelsens omfang, verdi, art og kompleksitet. 

Når det gjelder hva som vil vektlegges ved valget av leverandør, må oppdragsgiver opplyse på forhånd hva som vil vektlegges ved vurderingen av tilbudene. Når kontrakten skal tildeles kan det ved mindre anskaffelser (nærmere 100 000 kroner) være tilstrekkelig å si noe helt overordnet om hva som vil vektlegges når kontrakten skal tildeles. Ved større anskaffelser stilles det strengere krav til oppdragsgivers beskrivelse av hvordan evalueringen av tilbudene skal foregå. Ved slike anskaffelser vil ofte flere momenter være relevante når det avgjøres hvem som skal tildeles kontrakten. Oppdragsgiver må da gi tilstrekkelige opplysninger om alle momentene som skal vektlegges.

Når det gjelder hvordan konkurransen vil gjennomføres, kan oppdragsgiver ved mindre anskaffelser (nærmere 100 000 kroner) be om tilbud fra aktuelle leverandører uten å gi noen nærmere beskrivelse av konkurransens forløp. Ved større anskaffelser bør oppdragsgiver vurdere å gi en mer detaljert beskrivelse av hvordan konkurransen skal gjennomføres, eksempelvis om oppdragsgiver har planlagt en dialog med leverandørene eller ikke. 

Selv om anskaffelsesforskriften § 8-12 om kontraktsvilkår ikke gjelder for del I-anskaffelser bør oppdragsgiver også opplyse leverandørene om kontraktsvilkår. Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktstandarder, bør oppdragsgiver som hovedregel bruke disse. 

9.3.4 Likebehandlingsprinsippet

Likebehandlingsprinsippet har særlig betydning ved 

• vurderingen av eventuelle kvalifikasjonskrav 
• evalueringen av tilbudene 
• gjennomføringen av eventuelle forhandlinger 

Oppdragsgiver skal sørge for å overholde kravet til likebehandling. Likebehandlingsprinsippet dekker både diskriminering på grunnlag av nasjonalitet og usaklig forskjellsbehandling på annet grunnlag. Prinsippet er ikke et generelt forbud mot forskjellsbehandling, men skal sikre at alle potensielle leverandører gis like muligheter. Dette oppnås gjennom at like tilfeller skal behandles likt, og ulike tilfeller behandles ulikt, med mindre noe annet er saklig og objektivt begrunnet. 

Oppdragsgiver må passe på å behandle alle leverandørene som deltar i konkurransen likt. Dette innebærer at dersom oppdragsgiver gir en av leverandørene informasjon om hva som skal anskaffes og hva som vil vektlegges, må oppdragsgiver gi den samme informasjon til de andre leverandørene samtidig. Oppdragsgiver må også passe på å gi alle leverandørene like muligheter til å forbedre eller justere sine tilbud når oppdragsgiver snakker med dem. Tilsvarende må oppdragsgiver under evaluering av tilbudene vektlegge både dårlige og positive egenskaper ved de enkelte tilbudene likt og ikke trekke noen leverandører for forhold som andre leverandører med samme forhold ikke blir trukket for.((5^Jf. for eksempel KOFA-sak 2006/14))

9.3.5 Prinsippet om etterprøvbarhet

Prinsippet om etterprøvbarhet har særlig betydning ved 

• begrunnelsen 
• oppfølgingen av dokumentasjonsplikten 

Oppdragsgiver må sørge for at kravet til etterprøvbarhet overholdes. Det vil si at oppdragsgiver, også for anskaffelser etter forskriften del I, må sørge for at viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen begrunnes og dokumenteres. Både leverandører og andre skal kunne etterprøve at også en del I-anskaffelse har vært gjennomført korrekt i henhold til regelverket. 

Kravet til å dokumentere viktige beslutninger følger uttrykkelig av en egen bestemmelse om dokumentasjonsplikten i forskriftens § 7-1. Dette omtales nærmere i punkt 8.2. 

Anskaffelseslovens krav om etterprøvbarhet «innebærer at oppdragsgiver må gi en begrunnelse for valg av leverandør som gjør det mulig å bedømme om tildelingen er foretatt i samsvar med reglene fastsatt for konkurransen».((6^Jf. for eksempel KOFA-sak 2008/153 avsnitt 60)) Det nærmere innholdet i en slik begrunnelse må stå i forhold til verdien av anskaffelsen, og vil kunne variere etter forholdene ved den enkelte anskaffelse jf. forholdsmessighetsprinsippet. 

Fotnoter

¹Se blant annet KOFA-sak 2007/79 avsnitt 20.

²Jf. KOFA-sak 2009/6 avsnitt 18

³Jf. KOFA-sak 2019/497 avsnitt 29

⁴Jf. for eksempel KOFA-sak 2009/16

⁵Jf. for eksempel KOFA-sak 2006/14

⁶Jf. for eksempel KOFA-sak 2008/153 avsnitt 60