Statens innkjøpssenters avtale for levering av forbruksmateriale til statlige virksomheter gir gode miljøgevinster. Krav til bruk av nullutslippskjøretøy har ført til at 85 prosent av transporten skjer med nullutslippskjøretøy.
Hva er omfanget av kompetansebehovet innen offentlige anskaffelser i Norge i dag – med utgangspunkt i politiets perspektiv? I denne nye podkasten i serien Å kjøpe for Norge, vil Politiets Fellestjenester være et eksempel på en virksomhet som har kompetansebehov.
Har du også mange spørsmål til hvordan evaluere de nye miljøbestemmelsene? Ikke fortvil. I denne episoden av «Å kjøpe for Norge» kan du høre Tobias Løkken Amundsen fra divisjon for offentlige anskaffelser i DFØ snakke med Marius Langseth fra Kristiania og Fredrik R.Y. Mortensen i DFØ om nettopp evaluering og de nye miljøbestemmelsene.
Når strategien er laget, starter det viktigste arbeidet – å realisere målene. Arbeidet handler om å konkretisere aktiviteter, fordele ansvar, informere, gjennomføre, rapportere til ledelsen og følge opp.
Anskaffelsesstrategien skal vise hvordan anskaffelser og kontraktsoppfølging skal bidra til å oppnå virksomhetens overordnede mål og satsninger.
Å kartlegge nåsituasjonen er en forutsetning for planleggings- og forbedringsprosesser, og det er sentralt i utarbeidelsen av en anskaffelsesstrategi.
Før du lager strategien, må du sikre forankring hos ledelsen. Lag en plan for hvem som skal involveres og hvordan strategiprosessen skal gjennomføres.
En anskaffelsesstrategi skal gi en felles retning og understøtte virksomhetens overordnede mål og strategier.
En god strategi har tydelige mål og prioriterer de viktigste fokusområdene, basert på kartlagt nåsituasjon og forbedringsområder.
Egnede rutiner bidrar til å realisere anskaffelsesstrategien.
Krav i lovverk og regelverk
Anskaffelsesloven og økonomiregelverket for staten setter krav til offentlige virksomheter om å ha strategi, systemer og rutiner for anskaffelser. Dette skal fremme effektivitet, tillit, bærekraft og samfunnshensyn.
Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte.
Økonomiregelverket om anskaffelser
Formålet med loven er å fremme effektiv og bærekraftig bruk av samfunnets ressurser. Med bærekraftig menes økonomisk, sosial og miljømessig bærekraft. Loven skal også bidra til at det offentlige ivaretar sikkerhets- og beredskapshensyn, og opptrer på en tillitvekkende måte.
Anskaffelsesloven § 1
Plikt til å ha anskaffelsesstrategi og -rutiner
Anskaffelsesloven § 5a stiller krav til at offentlige oppdragsgivere skal ha anskaffelsesstrategi og rutiner på virksomhetsnivå. Formålet er å sikre en helhetlig og systematisk tilnærming til ivaretakelse av samfunnshensyn.
§ 5a Plikt til å ha anskaffelsesstrategi og -rutiner
Oppdragsgiver skal ha en anskaffelsesstrategi for å ivareta de samfunnshensynene i §§ 5b til 5p som er relevante for oppdragsgivers virksomhet.
Strategien skal være offentlig tilgjengelig.
Oppdragsgiver skal ha egnede rutiner for å ivareta de samfunnshensynene i §§ 5b til 5p som er relevante for oppdragsgivers virksomhet.
Anskaffelsesloven § 5a
§ 5b–p
- § 5b Klima- og miljøhensyn
- § 5c Standardiserte minimumskrav og –kriterier om klima og miljø
- § 5d Sikkerhet og beredskap
- § 5e Kontraktsvilkår om lønns- og arbeidsvilkår
- § 5f Kontraktsvilkår om lønns- og arbeidsvilkår i bygge-, anleggs- og renholdskontrakter
- § 5g Kontraktsvilkår om betaling av lønn og annen godtgjørelse via bank eller annet foretak med rett til å drive betalingsformidling
- § 5h Kontraktsvilkår om bruk av lærlinger
- § 5i Krav til kontroll
- § 5j Tilsyn med krav til lønns- og arbeidsvilkår
- § 5k Kontraktsvilkår om begrensning i antall ledd i leverandørkjeden
- § 5l Dokumentasjon av skatte- og avgiftsmessige forhold
- § 5m Menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
- § 5n Universell utforming
- § 5o Innovasjon
- § 5p Krav om sanksjoner for brudd på kontraktsvilkår om samfunnsansvar
Plikt til å ha anskaffelsesstrategi og rutiner utfyller hverandre. Strategien angir overordnede mål og prioriteringer, og legger en langsiktig plan for arbeidet. Rutiner bidrar til at virksomheten følger de konkrete kravene og pliktene til å ta samfunnshensyn i anskaffelser og kontraktsoppfølging.
Virksomheter har stort handlingsrom til utforming og til å tilpasse anskaffelsesstrategien og rutinene til virksomhetens størrelse og egenart.
Kommuner og virksomheter som inngår i et innkjøpssamarbeid, kan i sin anskaffelsesstrategi vise til innkjøpssamarbeidet der det er relevant. Det kan for eksempel gjelde ansvarsfordeling rundt gjennomføring av anskaffelser, kontraktsoppfølging og rutiner.
Husk at innkjøpssamarbeid også er oppdragsgivere. Det innebærer at innkjøpssamarbeid må ha egne anskaffelsesstrategier og rutiner. Virksomhetene som deltar i samarbeidet bør derfor avklare både hva som ivaretas gjennom innkjøpssamarbeidet, og hva den enkelte virksomhet har ansvaret for selv.
Plikten i loven innebærer ikke en generell plikt til å utarbeide en anskaffelsesstrategi og rutiner som dekker hele virksomhetens anskaffelsesaktivitet, men en plikt til å ha strategi og rutiner for å ivareta samfunnshensyn der det er relevant. Dette innebærer at hele innkjøpsporteføljen til virksomheten må vurderes.
Anskaffelsesstrategien skal være offentlig tilgjengelig, for eksempel på virksomhetens nettside.
Denne veiledningen om hvordan å lykkes med anskaffelsesstrategi og rutiner omfatter anbefalinger også utover kravet om å ivareta samfunnshensyn.
Kjennetegn ved en god anskaffelsesstrategi
En god anskaffelsesstrategi kjennetegnes ved at den:
- er forankret i toppledelsen
- har mål som bygger opp under virksomhetens overordnede mål og strategier
- har tydelig prioritering av fokusområder for virksomheten, basert på kartlagt nåsituasjon
- har styringsparametere som er enkle å måle
- er oversiktlig og ikke for detaljert
- kan enkelt gjøres kjent i virksomheten
- er utformet i samarbeid med relevante interessenter
En strategi er kun nyttig når den brukes aktivt og hele organisasjonen forholder seg til den.
Strategiprosessen er viktig
Strategiprosessen er like viktig som selve anskaffelsesstrategien, fordi den tilrettelegger for lederforankring, allokering av ressurser og involvering av interessenter. Det er gjennom disse stegene du sikrer eierskap i organisasjonen og fremdrift i arbeidet.
Et fellestrekk ved virksomheter som lykkes med å realisere mål i en anskaffelsesstrategi, er bred involvering, med forankring, støtte og forpliktelse fra toppledelsen.
Steg på veien til å etablere en strategi
Forankre og planlegge
Før du skal lage en anskaffelsesstrategi, er det viktig med forankring, støtte og forpliktelse fra toppledelsen. Bidragsytere må få tid til å prioritere arbeid med strategien.
Kartlegge nåsituasjon
For å gjøre de riktige prioriteringene av mål og fokusområder i anskaffelsesstrategien, er det viktig med et tydelig og felles bilde av nåsituasjonen. Dette får dere ved å gjøre en analyse av nåsituasjonen, og gapet mellom dagens situasjon og ønsket fremtidig situasjon. Da kan dere identifisere mulighetsrommet.
En analyse av hva virksomheten kjøper er nødvendig, for å avklare hvilke samfunnshensyn i anskaffelseslovens § 5b til 5p som er relevante. Det vil også gi dere oversikt over hvor det er størst potensial for å gjøre en forskjell gjennom anskaffelsesarbeidet.
Utforme strategi
Du utformer anskaffelsesstrategien med utgangspunkt i virksomhetens overordnede mål og strategier, og identifisert mulighetsrom og forbedringsområder. Strategien er gjerne bygget opp av mål og fokusområder, og legger til rette for måloppnåelse og kontinuerlig forbedring. Strategien tilpasses virksomhetens egenart, størrelse og kompleksitet.
Anskaffelsesstrategien skal gi en felles, langsiktig retning og samtidig prioritere hvilke områder dere skal fokusere på.
Implementere og følge opp
Etter at anskaffelsesstrategien er utarbeidet, må den implementeres og følges opp. Virksomheten må ha egnede rutiner for å følge opp relevante samfunnshensyn.
Implementering og oppfølging av strategien kan inkludere å lage en handlingsplan for tiltak og konkrete aktiviteter, en gevinstplan og rutiner for måling og rapportering.
En anskaffelsesstrategi med forankring i toppledelsen og gode rutiner som systematisk og strukturert ivaretar samfunnshensyn, kan være et viktig bidrag til at virksomheten oppnår sine overordnede mål.