Kapittel 6
6. Plikt til å føre nødvendig kontroll
I dette kapittelet finner du veiledning om hvordan oppdragsgiver bør gjennomføre kontroll av om kontraktsvilkår om bruk av lærlinger er oppfylt. Du finner også veiledning om oppfyllelse av kontraktsvilkåret om lærlinger ved reelle forsøk på kontraktsinngåelse, samt veiledning om sanksjoner og oppdragsgivers dokumentasjonsplikt.
6.1 Nødvendig kontroll
Oppdragsgiver har etter anskaffelsesloven § 5i plikt til å føre nødvendig kontroll av om kontraktsvilkår om bruk av lærlinger overholdes.
Oppdragsgiver skal kontrollere at:
- leverandøren er tilknyttet en lærlingordning
- minst 10 prosent av arbeidet utføres av lærlinger, og at minst én av dem som deltar i arbeidet med å oppfylle kontrakten, skal være lærling
Oppdragsgiver skal bare kontrollere at kontraktsvilkår om bruk av lærlinger er oppfylt i den aktuelle kontrakten.
6.1.1 Hvordan gjennomføre kontrollplikten?
Kravet til at kontrollen skal være «nødvendig» innebærer at oppdragsgiver skal gjøre risikobasert kontroll. Dersom det avdekkes høy risiko for brudd på kravene, skal oppdragsgiver gjennomføre mer dokumentasjonsbasert kontroll. Anses risikoen som lav, kan oppdragsgiver som utgangspunkt avslutte kontrollen og dokumentere risikovurderingen.
DFØ anbefaler å gjennomføre kontroll som en del av den generelle kontraktsoppfølgingen. Krav om bruk av lærlinger i kontraktarbeidet bør være et fast tema på oppfølgingssamtaler med leverandøren, for eksempel i byggemøter eller andre faste statusmøter. Dette bidrar til at leverandøren følger opp bruken av lærlinger gjennom hele kontraktsperioden.
Veilederen «Beste praksis for kontraktsoppfølging» inneholder DFØs generelle anbefalinger om kontraktsoppfølging. Anbefalingene kan være til hjelp ved oppfølging og kontroll av om kontraktsvilkår om bruk av lærlinger er oppfylt.
Ved kontroll av om kontraktsvilkåret om bruk av lærlinger bør oppdragsgiver:
- Innhente en oversikt over leverandører og underleverandører som deltar i kontraktsarbeidet, samt informasjon om hvorvidt det er leverandøren eller underleverandøren som skal oppfylle kontraktsvilkåret om bruk av lærlinger.
- Innhente dokumentasjon som viser at leverandøren, eventuelt underleverandøren, er tilknyttet en lærlingordning.
- Innhente dokumentasjon som gir oversikt over hvilke deler av kontraktsarbeidet lærlingene deltar i.
- Innhente dokumentasjon som viser hvor mange arbeidede timer på kontrakten som er utført av lærlinger.
Dersom dokumentasjonen inneholder personopplysninger om ansatte lærlinger hos leverandøren eller underleverandøren, må personvernlovgivningen overholdes. Det finnes mer informasjon om dette i veilederen "Beste praksis for kontraktsoppfølging".
Det anbefales å kontraktsfeste en plikt for leverandøren til å dokumentere hvordan kontraktsvilkåret skal oppfylles. Dette kan for eksempel være oversikter som viser antall timer utført av lærlinger på kontraktsarbeidet. Dette bør også omfatte informasjon om hvilke deler av kontraktsarbeidet lærlinger har utført arbeid på.
Stedlig kontroll
Dersom oppdragsgiver ønsker å gjennomføre såkalt stedlig kontroll (kontroll på stedet hvor kontraktsarbeidet utføres), må adgangen til dette avtales i kontrakten. Dette kan for eksempel være aktuelt på bygge- og anleggsplasser.
Tips
Oppdragsgiver kan innhente informasjon om oppfyllelse av kontraktsvilkåret gjennom egenrapportering fra leverandøren. I så fall må det avtales i kontrakten at leverandøren er forpliktet til å fylle ut egenrapporteringen.
DFØs veileder om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter inneholder nyttig informasjon som også kan være til støtte i arbeidet med oppfølging og kontroll knyttet til forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter. I veilederen omtales også egenrapportering.
Les mer om anskaffelsesloven § 5i om krav til kontroll i DFØs veileder til anskaffelsesloven.
6.2 Reelle forsøk på å inngå lærekontrakt
Kontraktsvilkåret om bruk av lærlinger anses oppfylt hvis leverandøren kan dokumentere at det er gjort reelle forsøk på å inngå kontrakt med lærling uten å lykkes, eller at lærlingen ikke kan benyttes i kontraktsarbeidet på grunn av forhold med lærlingen, og at reelle forsøk på å inngå kontrakt med ny lærling ikke har lykkes.
Vilkåret om at leverandøren må kunne dokumentere reelle forsøk på kontraktsinngåelse, betyr at leverandøren må kunne vise til faktiske handlinger med mål om å ansette en lærling. Dette kan for eksempel være:
- kontakt med fylkeskommunen eller opplæringskontor som formidler lærlinger
- gjennomføring av intervjuer/kontakt med eventuelle tilgjengelige lærlinger
Dersom forhold som skyldes lærlingen, gjør at leverandøren ikke kan benytte vedkommende under leveransen, skal leverandøren anses å ha oppfylt kontraktsvilkåret om bruk av lærlinger, dersom leverandøren kan dokumentere reelle forsøk på å inngå ny lærekontrakt uten å lykkes. Dette gjelder for eksempel i tilfeller der lærlingen har sluttet, blitt langvarig syk eller på andre måter ikke er tilgjengelig.
Selv om leverandøren ikke har lærling tilgjengelig til kontraktsarbeidet, må det fortsatt kunne dokumenteres at virksomheten er tilknyttet en lærlingordning, fordi dette er et vilkår for å kunne ta inn lærlinger i bedriften.
Leverandøren må ikke selv være skyld i at virksomheten ikke har klart å rekruttere eller beholde lærlinger.
Eksempel
Det er underdekning nasjonalt av læreplasser, men det er i det enkelte prosjekt eller lokalt vanskelig å få tak i kvalifiserte lærlinger. Dersom det kan dokumenteres at det er blitt gjort reelle forsøk på å inngå lærekontrakt uten å lykkes, kan det sidestilles med å ha oppfylt kontraktsvilkår om bruk av lærlinger. Betingelsene som nevnes i teksten over, må være oppfylt.
6.3 Sanksjoner
Det følger av anskaffelsesloven § 5p at oppdragsgiver i kontrakten skal innta egnede sanksjoner i tilfelle det avdekkes brudd på kontraktsvilkåret om bruk av lærlinger.
Sanksjonene skal være egnet til å påvirke leverandøren til å oppfylle vilkårene i kontrakten, og stå i forhold til alvorlighetsgraden og omfanget av bruddet på kontraktsvilkåret.
Sanksjonene må ikke være uforholdsmessige, og må tilpasses kontrakten. Ved mindre alvorlige brudd anbefaler DFØ at oppdragsgiver krever retting. Oppdragsgiver bør gi leverandøren en skriftlig tilbakemelding med en rimelig frist til å rette forholdet, og samtidig varsle om at forholdet vil bli sanksjonert dersom retting ikke skjer.
Det vil ikke alltid være mulig å rette brudd på kontraktsvilkår om bruk av lærlinger, og oppdragsgiver kan da vurdere andre sanksjoner. Dette kan for eksempel være tilbakeholdelse av en forholdsmessig del av kontraktssummen, eller eventuelt en forholdsmessig avkortning av vederlaget ved avslutning av kontrakten. Oppdragsgiver bør varsle leverandøren skriftlig før det iverksettes sanksjoner.
Ved vesentlige kontraktsbrudd kan kontrakten heves. Alvorlige eller gjentatte brudd på kontraktsvilkår om bruk av lærlinger kan innebære at vesentlighetskravet er oppfylt.
Oppdragsgiver må gjøre en konkret vurdering av avvikene og om det er grunnlag for å ilegge sanksjoner.
6.4 Oppdragsgivers dokumentasjonsplikt
En gjennomført kontroll av kontraktsvilkår om bruk av lærlinger skal dokumenteres, jf. anskaffelsesloven § 5i første ledd andre punktum. Vi anbefaler at oppdragsgiver utformer en skriftlig rapport som beskriver hvordan kontrollen er gjennomført, eventuelle funn, samt andre viktige forhold. Rapporten dokumenterer at kontrollplikten er ivaretatt.
Rapporten vil også danne grunnlag for senere kontroller på kontrakten. DFØ anbefaler også at oppdragsgiver utarbeider et erfaringsdokument ved avslutning av kontrakten, hvor kontrollrapporten inngår. Mer informasjon om erfaringsdokument finnes på anskaffelser.no.