Før dere begynner 

Før dere begynner skal dere ha ferdigstilt anskaffelsesdokumentene og ha fylt ut kunngjøringsskjema slik at konkurransen er klar til kunngjøring.

Roller som bør involveres

• 
  Innkjøper

  • er ansvarlig for gjennomføring av konkurransen
  • er ansvarlig for evaluering
• 
  Behovseier

  • bistår i evaluering
• 
  Fagspesialist

  • bistår i evaluering
• 
  Budsjetteier

  • signerer kontrakt

Dokumenter som bør ferdigstilles

Innledning

En begrenset anbudskonkurranse gjennomføres i to trinn. Prosedyren innledes med en prekvalifiseringsfase. Denne fasen er åpen for alle interesserte leverandører. Bare de leverandørene som oppfyller oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav, vil bli invitert til å levere tilbud.

Det er ingen vilkår for å ta i bruk begrenset anbudskonkurranse, og oppdragsgiver står fritt til å velge denne prosedyreformen.

Forhandlingsforbud i anbudskonkurranser

I en begrenset anbudskonkurranse er det ikke tillatt å forhandle om tilbudene. Dette innebærer at konkurransegrunnlaget setter rammen for konkurransen, og at tilbudene som inngis på grunnlag av konkurransegrunnlaget, i utgangspunktet vil være endelige. Oppdragsgiver har likevel adgang til å be leverandørene ettersende, supplere eller avklare opplysninger eller mottatt dokumentasjon. Forhandlingsforbudet gjelder fra tilbudsfristens utløp og helt frem til kontrakt er inngått.

Kunngjøring av konkurranse

Med mindre det foreligger unntak fra kunngjøringsplikten skal oppdragsgiver starte en begrenset anbudskonkurranse ved å kunngjøre konkurransen ved en alminnelig kunngjøring. Innkjøper fyller ut kunngjøringen i KGV-løsningen, som sender denne videre til Doffin og den europeiske databasen TED. Unntak fra kunngjøringsplikten fremgår av anskaffelsesforskriften §§ 13-3 og 13-4.

Denne veiledningen omhandler ikke de særlige reglene som gjelder hvis ikke-statlige oppdragsgivere kunngjør konkurransen ved en forhåndskunngjøring, jf. anskaffelsesforskriften § 21-2.

Kommunikasjon med leverandørene – spørsmål og svar

Etter kunngjøring kan leverandørene stille spørsmål til konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver skal svare skriftlig.

All kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom oppdragsgiveren og leverandørene skal skje skriftlig ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler, jf. anskaffelsesforskriften § 22-1. I praksis innebærer dette at kommunikasjon i konkurransefasen mellom oppdragsgiver og leverandør skal skje i oppdragsgivers KGV-system. Spørsmål og svar skal publiseres anonymisert. Dette sikrer likebehandling, sporbarhet og at alle leverandører som har meldt sin interesse, får den samme informasjonen samtidig, jf. anskaffelsesforskriften § 14-2 første ledd.

Mottak av forespørsel om å delta i konkurransen

Leverandørene leverer en forespørsel om å delta i konkurransen. Alle leverandører som er interessert i å delta i konkurransen, kan levere en slik forespørsel. Hvis forespørselen om delta i konkurransen ikke er mottatt innen fristen, kan oppdragsgiver avvise leverandøren, jf. anskaffelsesforskriften § 24-1 andre ledd. Hvis forespørselen om å delta i konkurransen er levert i strid med kravene til kommunikasjonsmiddel, skal oppdragsgiver avvise leverandøren, jf. § 24-1 første ledd.

Oppdragsgiver kan også avvise forespørsler om å delta i konkurransen som ikke oppfyller kravene til utforming, jf. § 24-1 andre ledd bokstav b.

Oppdragsgiver skal vurdere forespørslene om å delta i konkurransen i samsvar med kravene som er stilt for å delta i konkurransen. Dette kan for eksempel være kvalifikasjonskrav om krav til erfaring eller kompetanse om det anskaffelsen gjelder.

Prekvalifisering

I begrenset anbudskonkurranse er det kun de leverandørene som blir invitert med videre og får levere tilbud. Dersom oppdragsgiver kun skal ha med et bestemt antall av de kvalifiserte leverandøren videre, må det benyttes utvelgelseskriterier for å velge ut de aktuelle leverandørene. Se omtale av utvelgelse av leverandører nedenfor.

Kvalifikasjonsvurderingen

Når forespørsel om å delta er mottatt, må oppdragsgiver vurdere om leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene, og at det ikke finnes noen øvrige grunnlag for avvisning av leverandør.  

Enten-eller-vurdering

Vurderingen av kvalifikasjonskrav er en enten-eller-vurdering. Dette betyr at enten oppfyller leverandøren kvalifikasjonskravene oppdragsgiver har satt i konkurransen, eller så gjør den det ikke. Innkjøper må foreta en konkret vurdering av dokumentasjonen leverandøren har levert, opp mot kvalifikasjonskravene satt i konkurransen.

Hvis leverandør ikke oppfyller kvalifikasjonskravet, har oppdragsgiver plikt til å avvise leverandøren fra konkurransen.

Vurder dokumentasjonen som er etterspurt

Oppdragsgiver må i konkurransegrunnlaget angi kvalifikasjonskravene, og hvilke krav til dokumentasjon som gjelder.

Først må oppdragsgiver sjekke at leverandør har levert ESPD-skjema, i tråd med reglene i § 17-1. Det er ikke en plikt for oppdragsgiver å kontrollere at det som står i ESPD-skjemaet stemmer før leverandørene inviteres videre. Plikten gjelder kun at kvalifikasjonskravene kontrolleres, og at dokumentasjon innhentes før kontrakt tildeles, jf. §§ 17-1 femte ledd og 23-1 første ledd i anskaffelsesforskriften. DFØ anbefaler likevel at oppdragsgiver kontrollerer oppfyllelse av dokumentasjon allerede i prekvalifiseringsfasen, for å ikke risikere å invitere videre leverandører som må avvises.

Dersom noen av leverandørene ikke kan levere etterspurt dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle situasjon, skal de kunne dokumentere dette ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet, jf. anskaffelsesforskriften § 16-4 andre ledd. Oppdragsgiver må også godta annen dokumentasjon for tilsvarende kvalitetssikringstiltak eller miljøledelsestiltak hvis leverandøren ikke har mulighet til å skaffe etterspurte attester innen fristen og dette ikke skyldes leverandøren selv, jf. § 16-7 tredje ledd. Leverandøren må da dokumentere at tiltakene tilsvarer de etterspurte standardene eller systemene.

Leverandører kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, jf. § 16-10.

Hva kan avklares i kvalifikasjonsvurderingen?

Dersom det er uklart om en leverandør oppfyller kvalifikasjonskravene, kan oppdragsgiver avklare dette med leverandør, i tråd med reglene i anskaffelsesforskriften § 23-5. En eventuell avklaring kan ikke medføre en forbedring av tilbudet. I kvalifikasjonsvurderingen står oppdragsgiver ganske fritt til å be en leverandør om å ettersende, avklare, supplere eller utfylle tilbudet. Det skyldes at leverandørene ikke konkurrerer mot hverandre i kvalifikasjonsfasen, men skal dokumentere at de oppfyller kravene oppdragsgiver har stilt til leverandører som deltakere i konkurransen.

Oppdragsgiver kan ikke be om ettersendelse av dokumentasjon som ikke det finnes objektive holdepunkter for at eksisterer i forespørselen om å delta.

Avvisning som følge av forhold ved leverandøren

Anskaffelsesforskriften § 24-2 regulerer avvisning på grunn av forhold ved leverandøren, og skiller mellom obligatoriske og frivillige avvisningsgrunner.

Avvisning etter denne bestemmelsen kan skje for forhold både før og under konkurransen.

Identifikasjon og tiltak for å unngå avvisning («self-cleaning»)

I enkelte av de obligatoriske avvisningsgrunnene kan, eller skal, oppdragsgiver sidestille feil gjort av visse andre, med leverandørens egne feil. Det vil si at leverandøren kan bli avvist som følge av overtredelse de selv ikke har gjort, for eksempel feil som er begått av personer i leverandørens styre.

Oppdragsgiver kan ikke avvise en leverandør for å være straffedømt for de forbrytelsene som er omfattet av forskriftens § 24-2 andre ledd hvis leverandøren kan dokumentere å ha gjennomført tiltak som viser at han likevel har den nødvendige integriteten som kontraktspart, jf. § 24-5. Tilsvarende regel gjelder for enkelte av de frivillige avvisningsgrunnene, jf. § 24-2 tredje ledd bokstavene c, e, f og i.

Frivillig avvisningsgrunner

Anskaffelsesforskriften §24-2 tredje ledd har også regler som gir oppdragsgiver rett, men ikke plikt, til å avvise leverandøren.

Se punkt over om tiltak leverandørene kan gjøre for å unngå avvisning for noen av disse avvisningsgrunnene.

Fremgangsmåte ved avvisning

Oppdragsgiver skal ta stilling til spørsmålet om avvisning så snart som mulig, men en avvisning kan skje på ethvert tidspunkt i konkurransen når det viser seg at vilkårene for avvisning er oppfylt.

Leverandør skal få en skriftlig begrunnelse for avvisning, jf. anskaffelsesforskriften § 24-10 tredje ledd. Begrunnelsen skal sette leverandøren i stand til å vurdere om avvisningen er i samsvar med regelverket.

Avvisning av leverandører og tilbud, og særlig i store kontrakter, har negative konsekvenser for leverandørene. Feil beslutninger, både om å avvise tilbud, eller å la være å avvise tilbud som kanskje skulle vært avvist, kan ofte føre til klager fra leverandørene. DFØ anbefaler derfor oppdragsgivere å sette seg godt inn i reglene før beslutninger om avvisning tas.

Utvelgelse av valgte leverandører

Der oppdragsgiver i kunngjøringen har angitt at kun et begrenset antall leverandører blir invitert med videre i konkurransen, skal oppdragsgiver nå velge ut hvilke leverandører som skal inviteres i konkurransen blant de som oppfyller kvalifikasjonskravene. Først vurderes om leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene. Leverandørene som ikke oppfyller disse, skal avvises, jf. § 24-2 bokstav a. Hvis det er flere kvalifiserte leverandører igjen enn den øvre grensen, må oppdragsgiver velge ut hvilke leverandører som blir invitert til å inngi tilbud.

Oppdragsgiver skal velge ut det antallet som er tilstrekkelig til å sikre konkurranse, og må forholde seg til det nedre og øvre taket som er fastsatt i anskaffelsesdokumentene. I begrenset anbudskonkurranse kan du ikke velge ut færre enn fem. Utvelgelsen skjer på bakgrunn av de objektive og ikke-diskriminerende kriteriene oppdragsgiver har angitt i anskaffelsesdokumentene.  

Hvis det kommer inn færre forespørsler enn det som er angitt i kunngjøringen, kan du velge ut færre. Har du for eksempel i en kunngjøring av en begrenset anbudskonkurranse sagt at du vil minimum velge ut 5 leverandører og kun får inn 3 forespørsler, så kan du gå videre med disse.

Når utvelgelsen er gjennomført, skal oppdragsgiver snarest mulig gi leverandører som ikke er valgt ut, en skriftlig meddelelse om utvelgelsen. Meddelelsen skal inneholde en kort begrunnelse, jf. § 16-12 fjerde ledd.

Invitasjon til å gi tilbud

Oppdragsgiver skal sende ut invitasjoner til å gi tilbud til de leverandørene som er valgt ut i prekvalifiseringen. Ved en begrenset anbudskonkurranse skal oppdragsgiver skriftlig og samtidig invitere disse leverandørene til å gi tilbud.  

Invitasjonen til å gi tilbud skal angi internettadressen der konkurransegrunnlaget er tilgjengelig. Konkurransegrunnlaget skal legges ut sammen med kunngjøringen av konkurransen. Dersom oppdragsgiver har benyttet seg av unntak fra kravet om bruk av elektronisk kommunikasjon i § 22-4, og dokumentene ikke er gjort tilgengelige på andre måter, skal de oversendes sammen med invitasjonen. 

Invitasjonen skal blant annet inneholde henvisning til kunngjøringen, frist for mottak av tilbud, informasjon om tildelingskriterier. Se anskaffelsesforskriften § 23-2 fjerde ledd for mer informasjon om kravene til invitasjonen.  

Frister for tilleggsopplysninger og spørsmål

Oppdragsgiver skal gi supplerende opplysninger om konkurransegrunnlaget senest seks dager før tilbudsfristens utløp, forutsatt at leverandør har stilt spørsmålet i tilstrekkelig tid i forkant, jf. § 14-2 tredje ledd. Dette gir leverandørene tid til å sette seg inn i eventuelle endringer, presiseringer eller rettelser i konkurransegrunnlaget og ta hensyn til dem i tilbudet.

Hvis oppdragsgiver gir tilleggsopplysninger senere enn seks dager før tilbudsfristen, skal tilbudsfristen forlenges forholdsmessig, jf. § 14-2 fjerde ledd og § 20-1 tredje ledd.

Konkurransegrunnlaget bør inneholde informasjon om siste frist for å stille spørsmål. Oppdragsgiver kan fortsatt svare på spørsmål som kommer etter denne fristen. I så fall må oppdragsgiver vurdere om det er anskaffelsesfaglige hensyn som tilsier at spørsmålene likevel bør besvares. Det kan for eksempel gjelde spørsmål som presiserer eller klargjør konkurransegrunnlaget og dermed øker mulighetene for å få inn tilbud som dekker behovet. Svar som publiseres kort tid før tilbudsfristens utløp, fører ofte til behov for å forlenge tilbudsfristen.

Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget 

Oppdragsgiver kan rette, supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. 

Endringer kan for eksempel gjøres for å: 

• presisere krav eller tildelingskriterier 
• klargjøre fremdrift eller kontraktsvilkår 
• rette feil eller uklarheter i konkurransedokumentene 

Oppdragsgiver kan ikke gjøre vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget. Årsaken er at leverandører kan ha avstått fra å delta på bakgrunn av kunngjøringen. Dersom endringen kunne påvirket hvem som ville deltatt, er den normalt vesentlig.   

Hva som utgjør en vesentlig endring, beror på en konkret helhetsvurdering. Flere mindre endringer som isolert sett ikke er vesentlige, kan samlet bli vesentlige. 

Følgende momenter er sentrale: 

• om endringen fremstår som vesentlig sett opp mot kunngjøringen 
• om andre leverandører kunne ha deltatt dersom endringen var kjent fra starten 
• om leverandører som har meldt interesse, ikke lenger kan eller vil delta som følge av endringen 

Endringer som normalt vil anses vesentlige og derfor ikke er tillatt: 

• endring av konkurranseform 
• endring av absolutte kvalifikasjonskrav eller krav til ytelsen som påvirker hvem som kan delta 
• vesentlige endringer i omfang, volum eller fremdrift 
• endringer i kontraktsvilkår som vesentlig forrykker den økonomiske eller risikomessige balansen 

Endringer skal bygge på et reelt behov for å klargjøre eller korrigere konkurransedokumentene. Endringer kan ikke begrunnes kun i ønsker fra én leverandør. 

Ved retting, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget skal oppdragsgiver utsette tilbudsfrist forholdsmessig dersom endringene medfører at leverandør trenger mer tid til å utarbeide et tilbud, jf. anskaffelsesforskriften § 14-2 tredje ledd, jf. § 20-1 tredje ledd. 

Oppdragsgiver skal umiddelbart gjøre eventuelle endringer tilgjengelig for alle leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget i KGV-systemet. Hvis oppdragsgiver må endre konkurransegrunnlaget, og endringene er vesentlige, må konkurransen avlyses og eventuelt kunngjøres på nytt. 

Mottak av tilbud

Tilbud skal leveres innen fristen som er fastsatt av oppdragsgiver i anskaffelsesdokumentene. Tilbud skal leveres digitalt og det innebærer at tilbudet mottas i KGV-løsningen som oppdragsgiver har.

Det finnes enkelte unntak fra kravet om elektronisk kommunikasjon, for eksempel hvis filformatene som ville vært egnet for utformingen av tilbudene, ikke kan behandles av en åpen eller alminnelig tilgjengelig programvare. Se § 22-4 i anskaffelsesforskriften for mer informasjon om unntakene.

Tilbud som bli levert etter fristen for levering eller i strid med kravene til kommunikasjonsmiddel, skal avvises, jf. anskaffelsesforskriften § 24-1. Oppdragsgiver kan også avvise tilbud som ikke oppfyller kravene til utforming, jf. § 24-1 andre ledd bokstav b.

Se også veiledning om fremgangsmåte ved avvisning lenger ned på denne siden.

Avklaring av forhold ved tilbudet 

Det hender at oppdragsgiver har spørsmål til tilbudet som leverandør har levert. Det kan for eksempel gjelde informasjon eller dokumentasjon som er ufullstendig, eller at det står motstridende informasjon i tilbudet. Oppdragsgiver kan be en leverandør ettersende, supplere, avklare eller utfylle mottatte opplysninger og dokumentasjon. Forutsetningen for dette er at tilbudet synes å inneholde feil eller uklarheter, eller bestemte opplysninger eller dokumenter mangler. Adgangen til å avklare gjelder både opplysninger og dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene og ved tilbudet. Avklaringsadgangen regulert i anskaffelsesforskriften § 23-5. 

Tilbudet skal ikke forbedres 

En ettersending, supplering, avklaring eller utfylling etter første ledd skal ikke medføre at tilbudet forbedres, jf. anskaffelsesforskriften § 23-5 andre ledd. Forbudet er et utslag av forhandlingsforbudet i åpen og begrenset anbudskonkurranser. Sammen med de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4, utgjør forbudet en avgjørende skranke for oppdragsgiver. Hvis tilbudet etter avklaringer har blitt forbedret, har oppdragsgiver plikt til å se bort fra opplysningene som er lagt frem etter tilbudsfristen, og leverandørens opprinnelige tilbud skal legges til grunn for vurderingen.

Hva som utgjør et forbedret tilbud, må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.

Når skal avklaringen gjøres

En anmodning om avklaring eller ettersendelse av dokumentasjon kan bare foretas etter at oppdragsgiver har mottatt alle tilbud, og innholdet i tilbudene er kjent. Oppdragsgiver bør ha lest og tolket de konkrete tilbudene før vurderingen om ettersending eller avklaring gjøres. Det er viktig at oppdragsgiver undersøker om leverandørens utdypende svar faktisk har holdepunkter i det opprinnelige tilbudet.

Hvis oppdragsgiver ikke har evaluert eller rangert tilbudene, skal anmodningen rettes mot alle virksomheter som er i samme situasjon i konkurransen. Hvis anmodning gjelder spesifikke dokumenter eller opplysninger, skal den dekke alle punkter som er uklare eller mangler.

Oppdragsgiver kan utsette avgjørelsen om avvisning til de har foretatt avklaringer, jf. §24-10 andre ledd. Dersom anmodningen om dokumentasjon for eksempel avdekker eller bekrefter vesentlige avvik, skal tilbudet avvises, jf. 24-8 første ledd bokstav b.

Hvordan skal avklaringen gjøres?

Når oppdragsgiver spør en leverandør om avklaring eller ettersendelse, skal oppdragsgiver sette en «kort tilleggsfrist» for svar. Denne fristen kommer i tillegg til den opprinnelige fristen for å sende inn tilbud i konkurransen. Oppdragsgiver skal sende forespørselen skriftlig. Forespørselen bør formuleres slik at den ikke kan tolkes av leverandøren som en anledning for forhandling om tilbudet.

Tilleggsfristen skal gi leverandør en rimelig mulighet til å levere etterspurte opplysninger. Hva som er en rimelig frist må vurderes konkret, og vil variere ut fra hva avklaringen gjelder.

Har oppdragsgiver plikt til å avklare?

Oppdragsgiver «kan» foreta avklaringer, men har ikke en plikt, til å foreta avklaringer. Det er leverandøren som har risikoen for uklarheter i tilbudet, jf. anskaffelsesforskriften § 23-3 andre ledd.

I visse tilfeller kan de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4 tilsi at oppdragsgiver likevel har en avklaringsplikt. En avklaringsplikt kan eksempelvis være aktuelt der det er en uklarhet i tilbudet til leverandør, og uklarheten skyldes at konkurransegrunnlaget er upresist angitt.

Likebehandlingsprinsippet tilsier også at dersom oppdragsgiver har foretatt en avklaring med en leverandør om et forhold, har oppdragsgiver en plikt til å foreta en tilsvarende avklaring med alle leverandører som er i den tilsvarende situasjonen.

Oppfyllelse av absolutte krav 

Oppdragsgiver må sjekke er om tilbudet svarer på de absolutte kravene i kravspesifikasjonen. Absolutte krav er minimumskrav som oppdragsgiver stiller til det som skal anskaffes. Dersom tilbudet ikke oppfyller de absolutte kravene, skal oppdragsgiver som hovedregel avvise tilbudet. 

Hvordan vurderer du tilbud med avvik eller forbehold?  

Om tilbudet inneholder et avvik eller forbehold i tilbudet, beror på en tolkning av konkurransegrunnlaget og tilbudet. Med avvik siktes det til situasjoner hvor tilbudet innholdsmessig ikke er i overensstemmelse med anskaffelsesdokumentene. Forbehold dekker de situasjoner hvor leverandøren i sitt tilbud har tatt forbehold som ikke stemmer med kravene i anskaffelsesdokumentene. 

Oppdragsgiver skal avvise tilbud dersom tilbudet inneholder vesentlige avvik fra konkurransedokumentene, jf. forskriften § 24-8. Hva som er vesentlig, beror på en konkret vurdering.

Dersom avviket eller forbeholdet ikke er vesentlig, har oppdragsgiver plikt til å gjøre tilbudene sammenlignbare før tilbudene rangeres. Hvis oppdragsgiver velger å godta et ikke-vesentlig avvik, må verdien av avviket prissettes og legges det til leverandørens tilbudspris i evalueringen.

Avvisning som følge av forhold ved tilbudet

Selv om leverandøren er kvalifisert, kan feil ved selve tilbudet føre til avvisning. Anskaffelsesforskriften §§ 24-8 og 24-9 omhandler avvisningsgrunner for forhold ved tilbudet.

Plikt eller rett til å avvise?

Forskriften skiller mellom tilfeller hvor oppdragsgiver plikter å avvise, og tilfeller hvor oppdragsgiver har en rett til å avvise. Der oppdragsgiver har en avvisningsrett, er det opp til oppdragsgivers skjønn å avgjøre om en leverandør eller et tilbud skal avvises. Husk likevel at de grunnleggende prinsippene gjelder, for eksempel kravet om likebehandling. Dette betyr at hvis oppdragsgiver velger å avvise et tilbud på grunn av et ikke-ubetydelig avvik, må også andre tilbud som inneholder samme avvik i sitt tilbud, avvises.

Reglene om når oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbud, fremgår av anskaffelsesforskriften § 24-8 første ledd. Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbudet dersom

• tilbudet inneholder vesentlige avvik
• tilbudet er unormalt lavt fordi leverandøren ikke oppfyller krav til miljø, arbeidsforhold eller sosiale forhold
• tilbudet ikke kan anses bindende

Når tilbudet inneholder vesentlige avvik

Et «avvik» foreligger når tilbudet på ett eller flere punkter skiller seg fra det som fremgår av anskaffelsesdokumentene. Hva som er vesentlig», beror på en konkret, objektiv vurdering av avvikets betydning. I denne vurderingen gjelder følgende spørsmål:

• Hvilken karakter har kravet det avvikes fra?
• Hvor stort er avviket?
• Hvor viktig er bestemmelsen det avvikes fra?
• Hvilken betydning har kravet for oppdragsgiver?
• Er avviket egnet til å forrykke konkurransen mellom leverandørene?
• Er avviket egnet til å forrykke risikoen i kontraktsforholdet?
• Fører avviket til at det blir tvil om hvordan tilbudet skal vurderes i forhold til øvrige tilbud?
• I hvilken grad kan avviket prissettes?

Eksempel: Oppdragsgiver har krevd levering innen 1. juni, men leverandøren tar forbehold i tilbudet om at de tidligst kan levere 1. desember.

Når tilbudet er unormalt lavt fordi leverandøren ikke oppfyller krav til miljø, arbeidsforhold eller sosiale forhold

Oppdragsgiver skal avvise et tilbud hvis prisen er unormalt lav fordi leverandøren dumper prisen ved å bryte regler for miljø, lønn eller arbeidsforhold. Det må foreligge årsakssammenheng mellom det unormalt lave tilbudet og brudd på bestemmelser om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold. Du må først be leverandøren redegjøre for prisen, før en eventuell avvisning, jf. anskaffelsesforskriften § 24-9.

Når tilbudet ikke kan anses bindende

Om et tilbud er bindende, må avgjøres konkret ut fra alminnelige avtalerettslige prinsipper. Det innebærer at leverandøren må være forpliktet til å inngå kontrakt med det innholdet som fremgår av tilbudet. Det må ikke foreligge forbehold eller andre grunner som gjør at leverandøren fritt kan gå fra tilbudet.

Anskaffelsesforskriften § 24-8 andre ledd har regler om når oppdragsgiver kan velge å avvise et tilbud. Oppdragsgiver kan avvise tilbudet hvis:

• tilbudet ikke oppfyller kravene til utforming, jf. § 24-1 andre ledd bokstav b
• tilbudet inneholder ikke-ubetydelige avvik eller uklarheter
• tilbudet er unormalt lavt av andre grunner enn de som gir plikt til avvisning etter § 24-8 første ledd bokstav c
• tilbudet ikke oppfyller bestemmelser om miljø som følger av nasjonale regler, EØS-regler, tariffavtaler eller internasjonale avtaler som er angitt i vedlegg 5 i forskriften
• tilbudet overstiger oppdragsgivers budsjett, og budsjettet er dokumentert fastsatt før konkurransen starter
• det foreligger uakseptable tilbud på grunn av lignende forhold som i punktene over

Tidspunkt for avvisning

Avvisning av tilbud og leverandør skal gjøres uten ugrunnet opphold, så snart du har anledning til å oppdage en eventuell avvisningsgrunn, jf. forskriften § 24-10. Les mer om fremgangsmåten ved avvisning lengre opp på siden

Evaluering 

Når eventuelle avklaringer og rettelser er ferdige, skal tilbudene evalueres. Evalueringen består i å rangere tilbudene mot hverandre basert på de tildelingskriteriene og den vektingen du har oppgitt i anskaffelsesdokumentene. 

Viktig før du starter:

• Fastsett evalueringsmetoden: Hvis metoden ikke allerede er beskrevet i anskaffelsesdokumentene, må den gis før tilbudene åpnes. Dette bidrar til at evalueringen blir objektiv og forutsigbar. Evalueringsmodell er en metode som benyttes for å evaluere tilbud som inneholder elementer som ikke er direkte sammenlignbare. Pris er ikke direkte sammenlignbart med en kvalitativ egenskap. Ulike kvalitative egenskaper er heller ikke direkte sammenlignbare med hverandre.
• En evalueringsmodell skal gjøre pris og de ulike kvalitative egenskapene til sammenlignbare størrelser, slik at tilbudene kan sammenlignes og tilbudet med det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet kan kåres.

Det finnes ulike evalueringsmodeller.

Plan for evalueringsarbeidet 

Arbeidet med evalueringen bør planlegges før arbeidet starter. En plan bør omfatte:

• hvordan arbeidet skal organiseres
  Ofte er det hensiktsmessig at behovseier deltar i evalueringen sammen med innkjøpere, og i noen tilfeller er det også behov for at fagspesialister deltar. 
• konkrete tips til selve prissettingen av kvalitet eller poenggivningen.
• hvordan resultatene skal dokumenteres og kommuniseres internt og eksternt
  Innkjøper bør lage en innstilling til internt bruk som dokumenterer hvilke vurderinger som er gjort i evalueringen. Innstillingen kan også brukes som grunnlag for meddelelse og begrunnelser som sendes leverandørene når konkurransen er ferdig. 

Hva gjør du hvis du mottar få eller ingen tilbud?

Hvis oppdragsgiver bare får inn ett tilbud, kan oppdragsgiver velge å inngå kontrakt med leverandøren dersom tilbudet vurderes som godt nok. Det samme gjelder hvis du har fått inn flere tilbud, men bare står igjen med ett, fordi resten av tilbudene er avvist. Det kan være saklig grunn til å avlyse en konkurranse når man bare har ett tilbud, siden man ikke kan sammenligne tilbud når det gjelder pris og andre elementer i tilbudene. Reglene om avlysning av konkurranse fremgår av § 25-4 i anskaffelsesforskriften. 

Hvis alle tilbudene blir forkastet, kan oppdragsgiver også vurdere om det er hensiktsmessig å gå over til konkurranse med forhandling uten kunngjøring, jf. forskriften § 13-3.

Veileder til anskaffelsesforskriften, kapittel 18.2 – om muligheten for forhandling uten kunngjøring

Hvis oppdragsgiver ikke mottar noen tilbud i konkurransen, kan det være forhold i kravspesifikasjonen, tidspunktet for kunngjøring eller levering/ferdigstillelse, tilbudsfristen eller tildelingskriteriene som har gjort at det ikke var attraktivt å levere tilbud. Da bør innkjøper gå i dialog med markedet for å kunne tilrettelegge anskaffelsesdokumentene slik at det blir interessant for leverandører å delta i en konkurranse. I dialogen kan du for eksempel be om innspill om kravspesifikasjonen inneholdt for detaljerte eller udaterte krav, om oppdeling av kontrakten og om utforming av tildelingskriteriene var utformet slik at det var interessant å konkurrere om leveransen. Det er også mulig å gjennomføre konkurranse med forhandling uten kunngjøring hvis oppdragsgiver ikke mottar tilbud i en åpen eller begrenset anbudskonkurranse, jf. § 13-3.  

Ulovlig anbudssamarbeid

Hovedregelen er at leverandører kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet eller danne prosjektsamarbeid når man ikke kan gi tilbud alene. Samarbeid som derimot har som formål eller virkning å begrense konkurransen mellom faktiske konkurrenter, er ulovlig og straffbart. Les mer om ulovlig anbudssamarbeid på Konkurransetilsynets nettsider.

Rangering av tilbudene

Når du har sjekket at leverandørene er kvalifiserte, og at tilbudene er uten vesentlige avvik eller andre avvisningsgrunner, skal du rangere tilbudene.Dette er ikke en "enten-eller-vurdering", men en kvalitativ sammenligning. Du skal ikke vurdere om tildelingskriteriene er oppfylt eller ikke, men rangere tilbudene på hvor godt de skårer på hvert tildelingskriterium, og den vekten du har gitt kriteriet. Målet er å vurdere hvor godt hvert tilbud er i forhold til tildelingskriteriene som er fastsatt i anskaffelsesdokumentene.

Hvordan gjennomføre rangeringen?

Du skal ta for deg ett tilbud av gangen og vurdere det opp mot de andre på hvert enkelt tildelingskriterium. Rangeringen skjer basert på følgende:

• Scoring: Hvor godt presterer tilbudet på kriteriet (f.eks. kvalitet, miljø eller løsningsforslag)?
• Vekting: Hvor mye teller dette kriteriet i den totale utregningen (f.eks. 40 % pris og 60 % kvalitet)?

For å lykkes med denne rangeringen er du avhengig av å ha satt riktige og presise tildelingskriterier, organisert evalueringsprosessen på en best mulig måte og valgt den beste evalueringsmodellen. Husk at oppdragsgiver må kunne begrunne hvorfor ett tilbud scorer bedre enn et annet. Du må derfor kunne peke på konkrete egenskaper i tilbudene som rettferdiggjør forskjellen i prissetting eller poeng (avhengig av evalueringsmodell). Under evalueringen er det bare tillatt å vektlegge det som kan utledes fra tildelingskriteriene. Å ta hensyn til andre forhold vil være i strid med regelverkets grunnleggende krav til forutberegnelighet.   

Ifølge anskaffelsesforskriften skal hvert kriterium dokumenteres slik det er angitt i konkurransegrunnlaget, jf. § 18-1 niende ledd. Husk at oppdragsgiver har plikt til å kontrollere leverandørens dokumentasjon.

Automatisk evaluering av varer og tjenester

For automatisk evaluering av varer og tjenester egner EHF-tilbudskatalog seg godt. Ved at leverandør spesifiserer sine varer og tjenester likt, og at katalogen er maskinlesbar, kan konkurranseverktøyet legge opp til at besvarelsene evaluerer automatisert. Det kan være pris, kvalitet eller egenskaper ved varen og tjenesten, som miljømerker eller sosialt ansvarsmerker, som evalueres.

Ferdigstillelse av evaluering og innstilling

Evalueringen må gjennomføres slik at kontrakt kan tildeles før vedståelsesfristen for leverandørenes tilbud utløper. Hvis ikke oppdragsgiver har fastsatt en vedståelsesfrist i anskaffelsesdokumentene, er fristen 30 dager fra utløp av tilbudsfristen, jf. anskaffelsesforskriften § 20-6. Før utløp av vedståelsesfristen åpner forskriften § 20-6 for at oppdragsgiver kan be leverandørene om å forlenge fristen, og på visse vilkår kan også oppdragsgiver be leverandørene om dette innen rimelig tid etter at fristen har løpt ut.

Når evalueringen er ferdig, bør innkjøper skrive en innstilling med forslag til beslutning om å tildele kontrakt. Beslutningen om å tildele kontrakt bør godkjennes av budsjetteier.

Meddelelse og begrunnelse for valg av leverandør 

Etter at evalueringen av tilbudene er ferdig, skal oppdragsgiver informere tilbyderne om resultatet av konkurransen. Meddelelsen om hvem som skal tildeles kontrakt, må skje før kontrakt signeres, og skal sendes skriftlig og samtidig til berørte leverandører. I begrenset anbudskonkurranse skal leverandørene som sendte forespørsel om å delta i konkurransen, og som har fått denne forespørselen avvist eller forkastet, allerede ha fått meddelelse om dette. Meddelelsen skal derfor sendes til leverandører som har gitt tilbud.

Meddelelsen må inneholde en begrunnelse for valget og en karenseperiode. Begrunnelsen og karensperioden gir leverandørene anledning til å vurdere om det er grunn til å klage på kontraktstildelingen, og oppdragsgiver har anledning til å endre et feilaktig resultat i konkurransen.

Begrunnelsen må inneholde navnet på den valgte leverandøren og en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene for den aktuelle konkurransen.

Innhenting av skatteattest fra valgt leverandør

Oppdragsgiver må, før kontrakten inngås, sjekke at leverandørene etterlever skatte- og avgiftsmessige forhold. Opplysningene skal ikke være eldre enn seks måneder fra oppdragsgiver har sendt meddelelsesbrevet. Med mindre oppdragsgiver allerede har sjekket opplysninger om attest for skatt og merverdi, må oppdragsgiver nå kreve at valgt leverandør tilgjengeliggjør opplysningene, jf. anskaffelsesloven § 5l. I konkurranser med prekvalifisering anbefales oppdragsgiver å innhente opplysningene om skatt når oppdragsgiver vurderer hvilke leverandører som skal bli invitert med videre i konkurransen.

Karensperiode 

Karensperioden er tidsrommet mellom meddelelse om valg av leverandør og tidspunktet oppdragsgiver tidligst kan inngå kontrakt, jf. anskaffelsesforskriften § 4-5 g. Karensperioden skal være minst 10 dager regnet fra den dagen meddelelsen med valg av leverandør ble sendt. Hvis oppdragsgiver har gjort unntak fra kravet om bruk av elektronisk kommunikasjon, skal karensperioden være minst 15 dager.

Håndtering av klager

Før kontraktsinngåelse kan leverandøren henvende seg direkte til oppdragsgiver med oppfordring om å revurdere, og eventuelt omgjøre, en beslutning om avvisning, avlysning av konkurransen, tildeling av kontrakt, mv.

Leverandøren er ikke forpliktet til først å klage til oppdragsgiver, og kan velge å klage direkte til KOFA, domstolen eller EFTAs overvåkningsorgan (ESA). Oppdragsgiver kan omgjøre sin tildelingsbeslutning frem til kontrakt er inngått, dersom han mener beslutningen ikke er i samsvar med anskaffelsesreglene. Oppdragsgiver står også fritt til å omgjøre andre beslutninger tatt i en anskaffelsesprosess, såfremt dette ikke fører til brudd på anskaffelsesreglene.

Før kontraktsinngåelse kan leverandøren gå til domstolen og begjære midlertidig forføyning som forbyr oppdragsgiver å inngå kontrakt inntil det er avgjort om anskaffelsesreglene er brutt.

Klage på offentlig anskaffelse

Innsyn i dokumenter

Oppdragsgiver mottar ofte innsynsbegjæringer i etterkant av meddelelse av valgt leverandør, for eksempel fra leverandører som ikke har vunnet konkurransen og vurderer å klage. Utgangspunktet er at reglene om innsyn i offentleglova gjelder for oppdragsgivere, og at hvem som helst derfor kan be om innsyn i dokumentene knyttet til en offentlig anskaffelse. Disse dokumentene vil som hovedregel være offentlige. Dette er viktig for å sikre en åpen og gjennomsiktig anskaffelsesprosess.

Det finnes derimot noen tilfeller hvor det er gjort unntak fra innsynsretten. Disse unntakene gir oppdragsgiver en rett eller en plikt til å unngå å utlevere nærmere bestemt informasjon. De mest aktuelle unntakene på dette stadiet i anskaffelsesprosessen er behandlet nedenfor.

Unntak for taushetsbelagte opplysninger

Oppdragsgiver skal unnta opplysninger som er underlagt taushetsplikt fra innsyn, jf. offentleglova § 13 og forvaltningsloven § 13. I forbindelse med en anskaffelse vil det særlig være forretningshemmeligheter som er å anse som taushetsbelagte opplysninger. Forretningshemmeligheter er opplysninger som kan svekke leverandørens konkurransemuligheter dersom de gjøres kjent.

Det vil ofte være forretningshemmeligheter i innkomne tilbud eller andre dokumenter som leverandører har levert i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiver må vurdere om det finnes denne typen opplysninger i dokumenter, før det gis innsyn. Merk at unntaket i utgangspunktet kun gjelder for de konkrete opplysningene. Det vil si at oppdragsgiver skal sladde opplysningene som er taushetsbelagte, men ellers gi innsyn i dokumentet hvor opplysningene befinner seg. For eksempel vil enhetspriser ofte regnes som en forretningshemmelighet.

Unntak av hensyn til oppdragsgivers forhandlingsposisjon

Oppdragsgiver kan gjøre unntak fra innsyn for opplysninger når det er påkrevd av hensyn til oppdragsgivers økonomiforvaltning, i tråd med offentleglova § 23 første ledd. Denne unntaksbestemmelsen ivaretar de privatøkonomiske interessene til oppdragsgiver.

I karensperioden kan det fortsatt være risiko for at konkurransen kan bli avlyst eller evalueringen endret, for eksempel dersom det viser seg at en leverandør skulle vært avvist. Dersom konkurransen må lyses ut på nytt, vil det kunne oppstå situasjoner hvor innsyn i konkrete opplysninger kan svekke forhandlingsposisjonen til oppdragsgiver.

For at dette unntaket skal komme til anvendelse, må det være snakk om opplysninger som har et konkurranseaspekt for oppdragsgiver, altså der innsyn i bestemte dokumenter eller opplysninger vil kunne svekke forhandlingsposisjonen eller den strategiske posisjonen til oppdragsgiver i den konkrete anskaffelsen, eller i en fremtidig anskaffelse.

Oppdragsgiver bør være oppmerksom på at frem til valg av leverandør er gjort, finnes det en egen bestemmelse om å gjøre unntak fra innsyn i tilbud og protokoll, jf. offentleglova § 23 tredje ledd. Etter at oppdragsgiver har gitt meddelelse om valg av leverandør, vil derimot ikke dette unntaket gjelde lenger.

Innsyn og offentlegheit

Veileder til anskaffelsesforskriften, kapittel 8.4 – om innsyn og taushetsplikt

Ferdigstille anskaffelsesprotokoll  

Når anskaffelsesprosessen er ferdig, må innkjøper ferdigstille anskaffelsesprotokollen. Protokollen skal blant annet inneholde navnet på den valgte leverandøren, begrunnelse for valget og kontraktens verdi. Kravene til hvilken informasjon protokollen skal inneholde fremgår av anskaffelsesforskriften § 25-5.

Kontraktsinngåelse og kontraktsignering  

Når karensperioden er gått ut, og eventuelle klager er behandlet, skal kontrakten signeres og arkiveres. Kontrakten blir ikke regnet som inngått før begge parter har signert, jf. anskaffelsesforskriften 25-1 femte ledd. Det er normalt budsjetteier som signerer kontrakten for oppdragsgiver, eventuelt en annen person som har fullmakt til å signere. Hvem som skal signere for leverandøren, fremgår av informasjon om leverandøren i Foretaksregisteret og firmaattesten. 

Arkivering

Kontrakten, anskaffelsesprotokollen, alle konkurransedokumenter (konkurransegrunnlag), innkomne tilbud og all skriftlig kommunikasjon mellom oppdragsgiver og tilbyderne skal journalføres og arkiveres. 

Oppdragsgiver plikter å oppbevare all dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige avgjørelser i anskaffelsesprosessen, jf. forskriften § 7-1. For anskaffelser over EØS-terskelverdi er det plikt til å oppbevare slik dokumentasjon i minst tre år fra tidspunktet for inngåelse av kontrakten.

Dette er en god regel for alle anskaffelser uansett verdi, da leverandører eller andre med klageinteresse kan klage til KOFA i inntil to år etter at kontrakt er inngått dersom de mener det har foregått en ulovlig direkte anskaffelse.

Mange har integrert sitt konkurransegjennomføringsverktøy mot arkiv, og dette blir håndtert automatisk gjennom anskaffelsesprosessen. Alternativt må dette gjøres manuelt.

Kunngjøring av resultat  

Når kontrakten er inngått, skal oppdragsgiver kunngjøre kontraktsinngåelsen senest 30 dager etter kontraktsinngåelsen, jf. anskaffelsesforskriften § 21-6. På denne måten får markedet og andre interesserte informasjon om hvilke leverandør(er) som er tildelt kontrakten. 

Oppdragsgiver kunngjør dette via sitt KGV-system som deretter sender kunngjøringen videre til Doffin og TED. Det samme skal gjøres dersom oppdragsgiveren ønsker å informere markedet om manglende kontraktsinngåelse, for eksempel fordi det ikke kom inn noen tilbud.

Før dere går videre

Før dere går videre til neste steg, skal dere ha gjennomført konkurranse, signert kontrakt og kunngjort kontraktsinngåelsen. I neste steg begynner oppfølgingen av avtalen.