1.1 Innledning

Anskaffelseslovens bestemmelser om krav til lønns- og arbeidsvilkår i §§ 5e og 5f samt kravet om å føre nødvendig kontroll i § 5i bidrar til at offentlige oppdragsgivere velger seriøse virksomheter til å utføre tjenester og bygge- og anleggsarbeider, og at de som arbeider i eller for disse virksomhetene har anstendige arbeidsforhold.

Denne veilederen gir informasjon om hvordan anskaffelseslovens krav til lønns- og arbeidsvilkår samt kravet til nødvendig kontroll kan etterleves, steg for steg.

Veilederen inneholder:

• Kapittel 1 Innledning og formålet med bestemmelsene om krav til lønns- og arbeidsvilkår.
• Kapittel 2 gir veiledning om når det er plikt til å stille kontraktsvilkår om krav til lønns- og arbeidsvilkår.
• Kapittel 3 handler om krav til system og rutiner.
• Kapittel 4 veileder om hvilke krav kontrakten skal inneholde.
• Kapittel 5 handler om bruk av egenrapportering.
• Kapittel 6 handler om oppdragsgivers kontrollplikt.
• Kapittel 7 handler om tiltak og sanksjoner.
• Kapittel 8 handler om oppdragsgivers dokumentasjonsplikt og Arbeidstilsynets tilsyn.

Veilederen er bygget opp etter følgende prosess:

1.2 Forutsetninger for å sikre at regelverket følges

Veilederen «Beste praksis for kontraktsoppfølging» inneholder DFØs generelle anbefalinger om oppfølging av kontrakter generelt og seriøsitetskrav spesielt, og disse anbefalingene bør følges der det er relevant. Anbefalingene i "Beste praksis for kontraktsoppfølging" gir informasjon om organisering av oppdragsgivers virksomhet for å sikre at 

• det foreligger tilstrekkelige ressurser
• tilgjengelige ressurser har riktig kompetanse
• virksomheten har kapasitet til å gjennomføre arbeidet

For å sikre en systematisk tilnærming til kontrollarbeidet bør anbefalingene knyttet til etablering av en overordnet risikostyring av virksomhetens kontraktsportefølje følges. Dette danner grunnlaget for å kunne prioritere hvilke kontrakter som har høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., og dermed sikre effektiv ressursbruk i virksomheten. Virksomheten kan for eksempel utarbeide en kontrollplan basert på de overordnede risikovurderingene av kontraktsporteføljen. Dette sikrer at arbeidet med oppfølging og kontroll ivaretas på en hensiktsmessig måte.

1.3 To sjekklister

Denne veilederen er ment å brukes i sammenheng med sjekklistene som finnes i Beste praksis for kontraktsoppfølging. Det er utarbeidet to sjekklister: 

I sjekklistene finner du en egen fane for oppfølging og kontroll av lønns- og arbeidsvilkår mv.

DFØ har også utarbeidet maler for kontraktsvilkår samt et risikostyringsverktøy for krav til lønns- og arbeidsvilkår, som du finner i denne veilederen.  

2.1 Virkeområde og innslagspunkt for anskaffelsesloven § 5e

Anskaffelsesloven § 5e inneholder generelle krav til lønns- og arbeidsvilkår.

Plikten til å stille kontraktsvilkår om krav til lønns- og arbeidsvilkår etter anskaffelsesloven § 5e gjelder for:

• tjenestekontrakter 
• bygge- og anleggskontrakter

Plikten inntrer når kontraktens verdi er lik eller overstiger kunngjøringsplikt for vare- og tjenestekontrakter. Dette innebærer kontrakter med en anslått verdi som er lik eller overstiger den nasjonale terskelverdien på kroner 1,3 millioner kroner ekskl. mva. 

2.3 Virkeområde og innslagspunkt for anskaffelsesloven § 5f

Anskaffelsesloven § 5f inneholder tilleggskrav for bygge- anleggs- og renholdskontrakter.

Plikten til å stille kontraktsvilkår om lønns- og arbeidsvilkår etter anskaffelsesloven § 5f gjelder for: 

• bygge- og anleggskontrakter 
• renholdskontrakter (CPV-kode 90910000 rengjøring) 

Plikten inntrer når kontraktens verdi er lik eller overstiger kunngjøringsplikt for vare- og tjenestekontrakter. Dette innebærer kontrakter med en anslått verdi som er lik eller overstiger den nasjonale terskelverdien på kroner 1,3 millioner kroner ekskl. mva. 

Kunngjøringsplikten fremgår av anskaffelsesforskriften, jf. anskaffelsesforskriften § 5-1 andre ledd bokstav a.  

Reglene for beregning av anskaffelsens anslåtte verdi følger av anskaffelsesforskriften § 5-4.  

For forsyningskontrakter gjelder forsyningsforskriften gjelder forsyningsforskriften § 7-11og § 7-12. 

2.4 Oversikt over kontraktstyper og innslagspunkter

3.1 Krav til system og rutine for krav til lønns- og arbeidsvilkår

Oppdragsgiver plikter etter anskaffelsesloven § 5a å ha en anskaffelsesstrategi, samt egnede rutiner for arbeidet med krav til lønns- og arbeidsvilkår i relevante anskaffelser.

Kontrollplikten etter anskaffelseslovens § 5i er nært knyttet til påseplikten etter forskrift om informasjons-, påseplikt og innsynsrett. Påseplikten krever at det iverksettes «systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp at allmenngjøringsforskrifter etterleves», jf. forskrift om informasjons-, påseplikt og innsynsrett § 6 fjerde ledd.

Det legges til grunn at det er et krav å etablere slike systemer og rutiner også for kravet til å føre nødvendig kontroll av anskaffelseslovens krav til lønns- og arbeidsvilkår (jamfør også Riksrevisjonenes revisjonsrapport om statlige virksomheters oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår i anskaffelser, rapport i Dokument 1 (2022 - 2023) punkt. 4.2). Kravet til anskaffelsesstrategi og rutiner etter anskaffelsesloven § 5a dekker dette kravet til å ha system og rutiner.  

3.2 Krav til anskaffelsesstrategi

Anskaffelsesloven § 5a pålegger oppdragsgiver å ha en anskaffelsesstrategi for å ivareta relevante samfunnshensyn. I anskaffelsesstrategien skal oppdragsgiver identifisere mål, for eksempel knyttet til å sikre anstendige lønns- og arbeidsvilkår i relevante kontrakter. Den skal bidra til at oppdragsgiver prioriterer å stille krav, kontrollerer at kravene etterleves og legger en langsiktig plan for arbeidet. Strategien skal være offentlig tilgjengelig.

Arbeidet med anskaffelsesstrategien forutsetter at oppdragsgiver kartlegger nåsituasjonen for å sikre at krav til lønns- og arbeidsvilkår ivaretas i relevante kontrakter.

Anskaffelsesstrategien kan for eksempel inneholde: 

• identifiserte risikoområder (for eksempel om det foreligger kontraktsarbeid som omfatter bransjer med utfordringer knyttet til arbeidslivskriminalitet mv.)
• prioritering av ressurser for arbeidet med å både stille krav til lønns- og arbeidsvilkår, samt gjennomføre nødvendig kontroll
• mål og KPI-er for oppfølging av arbeidet i virksomheten
• plan for kompetanseheving av innkjøpere og kontraktsforvaltere

3.3 Krav til rutiner

Rutinene sikrer at kravene til lønns- og arbeidsvilkår, kontroll og sanksjoner etterleves. Rutinene skal dokumenteres skriftlig.

Rutinene bør minst:

• dekke alle kravene i anskaffelsesloven §§ 5e, 5f, 5i og 5p og sikre at oppdragsgiver stiller kontraktsvilkår, herunder krav til dokumentasjon og egnede sanksjoner
• sikre at kravene til lønns- og arbeidsvilkår fremgår klart av anskaffelsesdokumentene
• beskrive oppfølging og gjennomføring av kontrollplikten: 
  • beskrive hvem (rolle) som har ansvar for å følge opp kontrakten
  • beskrive hyppighet og gjennomføring av risikovurdering av kontraktsporteføljen, samt utplukk av kontrakter med behov for grundigere risikovurderinger og eventuelt dokumentasjonsbasert kontroll
  • beskrive hvordan kontroll kan gjennomføres
  • beskrive hvordan eventuelle avvik skal følges opp og eventuelt sanksjoneres
  • beskrive hvordan oppfølging og kontroll skal dokumenteres

Eksempel på rutine for lønns- og arbeidsvilkår

Dokumenter gjerne system og rutiner i en konkurransestrategi, slik at det er tydelig hvem som er ansvarlig for å følge opp lønns- og arbeidsvilkår for den aktuelle anskaffelsen. I konkurransestrategien kan du også inkludere vurderinger av risikoen for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår for den kontrakten oppdragsgiver skal inngå. 

Kontraktsvilkår

Arbeidet mot arbeidslivskriminalitet og sosial dumping forutsetter at offentlige oppdragsgivere stiller krav om lønns- og arbeidsvilkår, herunder krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP), krav om HMS-kort og om informasjonsplikt og språkferdigheter i kontrakter som omfattes av anskaffelsesloven §§ 5e og 5f. Oppdragsgiver skal også stille krav om sanksjoner etter anskaffelsesloven § 5p.

4.1 Generelle krav til lønns- og arbeidsvilkår

Etter anskaffelsesloven § 5e skal oppdragsgiver stille kontraktsvilkår om at ansatte og innleide hos leverandør eller underleverandør minst har:

• lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende forskrifter om allmenngjort tariffavtale, eller 
• lønns- og arbeidsvilkår som er i samsvar med bestemmelser om arbeidstid, lønn herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji i en gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransjen

4.1.1 Krav om lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med allmenngjort tariffavtale

Ved allmenngjøring gjøres deler av en tariffavtale bindende for alle i den aktuelle bransjen. Det betyr at enkelte lønns- og arbeidsvilkår, som for eksempel minstelønn, blir lovpålagt for alle arbeidstakere i en bransje. Dette gjøres gjennom allmenngjøringsforskrifter, og kravene gjelder også de som ikke er bundet av en tariffavtale. Formålet er å hindre at utenlandsk arbeidskraft får dårligere lønn- og arbeidsvilkår enn det som er vanlig i Norge. Du kan lese mer om dette på Arbeidstilsynets hjemmesider. 

Kontraktsvilkårene skal minst være i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrifter.

Dersom kontrakten dekkes av en allmenngjøringsforskrift, gjelder også forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett. Informasjonsplikten betyr at den som bestiller oppdrag, skal informere i kontrakten med leverandøren om at arbeidstakerne minst skal ha lønns- og arbeidsvilkår fastsatt i allmenngjøringsforskriftene. Dersom det ikke benyttes underleverandører, anses oppdragsgiver som bestiller etter forskriften om informasjons- og påseplikt og innsynsrett. I slike tilfeller er det oppdragsgiver som har plikt til å informere om vilkårene i kontrakten.

4.1.2 Landsomfattende tariffavtale

En landsomfattende tariffavtale er en tariffavtale inngått mellom arbeidstaker- og arbeidsgiverorganisasjoner som regulerer lønns- og arbeidsvilkår for en bransje eller sektor. Virkeområdet for den landsomfattende tariffavtalen skal være dekkende for kontraktsarbeidet.

Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn (herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg) og dekning av reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Angivelsen av de aktuelle lønns- og arbeidsvilkårene er uttømmende.

Leverandøren er ikke forpliktet til å inngå tariffavtale for å oppfylle kravet, men dersom leverandøren har inngått en egen tariffavtale med sine arbeidstakere, må lønns- og arbeidsvilkårene minst tilsvare vilkårene i en landsomfattende tariffavtale som gjelder for den aktuelle bransjen.

Oppdragsgiver må undersøke hvilke landsomfattende tariffavtaler som gjelder for den bransjen som kontraktsarbeidet omfattes av. Ved usikkerhet om hvilken eller hvilke tariffavtaler som finnes, og virkeområdet til disse, anbefaler vi at du tar kontakt med partene som representerer henholdsvis arbeidstakere og arbeidsgivere. Det er også mulig å søke etter gjeldende tariffavtaler på lovdata.

Dersom kontrakten ikke dekkes av en allmenngjøringsforskrift, kan det gjelde flere ulike landsomfattende tariffavtaler som alle er dekkende for kontraktsarbeidet. I slike tilfeller er det ikke et krav at leverandøren må følge en bestemt tariffavtale. Leverandøren kan da selv velge hvilken landsomfattende tariffavtale som skal legges til grunn, så fremt den valgte tariffavtalen er dekkende for kontraktsarbeidet. Leverandøren kan ikke velge mellom ulike tariffavtalers lønns- og arbeidsvilkår.

4.2 Tilleggskrav til lønns- og arbeidsvilkår i bygge- og anleggskontrakter og renholdskontrakter

Anskaffelsesloven § 5f pålegger oppdragsgiver å stille krav om obligatorisk tjenestepensjon, krav om HMS-kort samt krav om informasjonsplikt og språkferdigheter. Disse kravene skal stilles i tillegg til de generelle kravene til lønns- og arbeidsvilkår etter § 5e.

For kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- eller anleggsarbeider, eller renholdstjenester som er omfattet av CPV-kode 90910000 (rengjøring), skal oppdragsgiver:  

• kontraktsfeste krav om obligatorisk tjenestepensjon i samsvar med lov om obligatorisk tjenestepensjon innenfor forskriftens virkeområde
• kontraktsfeste krav om HMS-kort i samsvar med forskrift om HMS-kort på bygge- og anleggsplasser og forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester 

For kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- eller anleggsarbeider, skal det stilles følgende krav: 

• kontraktsfeste krav om informasjonsplikt og språkferdigheter i samsvar med forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplasser § 19 tredje ledd og  § 19a  

4.3 Ansatte og innleide

Kontraktsvilkårene etter anskaffelsesloven § 5e og § 5f er begrenset til ansatte og innleide hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Hvis det for eksempel stilles krav til alle ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører, og ved arbeid på for eksempel kontrakter med andre oppdragsgivere, vil kravet mangle nødvendig tilknytning til leveransen. 

• «Ansatte» skal forstås på samme måte som «arbeidstaker» etter arbeidsmiljøloven.
• «Innleide» forstås som arbeidstakere som er ansatt i utleievirksomheten mens arbeidet utføres under ledelse av innleievirksomheten (leverandør eller underleverandør). 

4.4 Krav til dokumentasjon og sanksjoner

For alle kontrakter som omfattes av plikten til å stille kontraktsvilkår om krav til lønns- og arbeidsvilkår etter anskaffelsesloven §§ 5e og 5f, skal oppdragsgiver også:  

• kontraktsfeste krav om at leverandører og underleverandører på forespørsel må dokumentere at kontraktsvilkårene om krav til lønns- og arbeidsvilkår, krav til obligatorisk tjenestepensjon, krav til HMS-kort er oppfylt samt krav til informasjonsplikt og språkferdighet er oppfylt
• kontraktsfeste rett til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandører eller underleverandører ikke følger kontraktsvilkårene nevnt over. Sanksjonene skal være egnet til å påvirke leverandøren og underleverandør til å oppfylle kontraktsvilkårene, jf. anskaffelsesloven § 5p

Kontraktsvilkår for lønns- og arbeidsvilkår

Kilde: DFØ

4.5 Krav til videreføring av kontraktsvilkårene

Alle avtaler leverandøren inngår om utføring av arbeid under kontrakten, skal inneholde tilsvarende bestemmelser.

4.6 Krav til informasjon om krav til lønns- og arbeidsvilkår mv.

Det skal fremgå av anskaffelsesdokumentene at det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten.

Informasjon i Doffin/TED

For å sikre forutberegnelighet anbefaler vi at det informeres om at det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår mv. i Doffin/TED:

• Informasjonen kan inntas som en del av del av BG-711 (Contract terms)(enten BT-76 eller BT 77). 
• Informasjonen kan også inngå i  "Tendering terms" på alle eller en enkelt lot.  

Hvis en allmenngjøringsforskrift regulerer lønns- og arbeidsvilkårene for den bransjen som kontraktsarbeidet gjelder, kan oppdragsgiver i konkurransegrunnlaget vise til den aktuelle allmenngjøringsforskriften og opplyse at leverandøren er forpliktet til å sørge for at arbeidstakeren hos leverandøren og hos eventuelle underleverandører skal ha lønns- og arbeidsvilkår i tråd med allmenngjøringsforskriften.

4.7 Last ned sjekkliste for kontraktsvilkår

Sjekkliste for kontraktsvilkår

docx

22.32 KB

DFØ anbefaler at det benyttes et egenrapporteringsskjema for å innhente informasjon om hvilke lønns- og arbeidsvilkår mv. som leverandøren tilbyr ansatte og innleide som utfører arbeid på kontrakten. Denne informasjonen er en viktig informasjonskilde for å gjøre en risikovurdering. Det er viktig at svarene fra egenrapporteringen brukes aktivt i risikovurderingen og som grunnlag for dialog med leverandøren. I motsatt fall vil egenrapporteringen kunne oppfattes som en byrde og en tidstyv. Det er derfor viktig å planlegge hvordan informasjon skal brukes, og at det settes av tilstrekkelig med tid og ressurser til arbeidet. 

Egenrapporteringsskjemaet bør innhentes kort tid etter kontraktssignering. Det bør også innhentes et nytt egenrapporteringsskjema fra leverandøren for hver gang kravene om lønns- og arbeidsvilkår mv. skal følges opp og kontrolleres. Vi anbefaler at egenrapporteringsskjemaet innhentes i forkant av samarbeidsmøter/statusmøter med leverandøren. Det bør kontraktsfestes en frist for når egenrapporteringen skal innleveres. 

DFØ har laget en mal for egenrapporteringsskjema.

Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår

docx

35.94 KB

Etter kontraktsinngåelse har oppdragsgiver plikt til å føre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår, herunder krav om obligatorisk tjenestepensjon og HMS-kort er oppfylt i kontraktsperioden.

Kontrollplikten bidrar til å motvirke arbeidslivskriminalitet og sosial dumping i forbindelse med offentlige kontrakter og sikrer anstendige arbeidsvilkår for arbeidstakere som utfører arbeid på de aktuelle kontraktene. Kravet til kontraktsvilkår om informasjons- og språkferdigheter omfattes ikke av kontrollplikten. 

Krav til kontroll

Oppdragsgiver skal føre nødvendig kontroll av at kontraktsvilkårene som nevnt i §§ 5e første ledd, 5f første ledd, 5g og 5h overholdes. Risikovurderingen og etterfølgende dokumentasjonskontroll skal dokumenteres.

Leverandører og underleverandører skal på forespørsel utlevere nødvendig dokumentasjon til oppdragsgiver for å dokumentere overholdelse av kontraktsvilkår som nevnt i §§ 5e, 5f og 5g.

Anskaffelsesloven § 5i

6.1 Nødvendig kontroll

Kravet til at kontrollen skal være nødvendig, innebærer at oppdragsgiver skal gjennomføre risikobasert kontroll. Innhold og omfang av kontrollplikten avhenger derfor av risikoen for brudd på kontraktsvilkårene om lønns- og arbeidsvilkår.

Kontrollplikten gjelder bare de ansatte og innleide hos leverandøren eller underleverandøren som utfører arbeid på kontrakten når de medvirker til å utføre kontraktsarbeidet. Oppdragsgiver skal for eksempel ikke kontrollere hvilke lønns- og arbeidsvilkår de ansatte eller innleide har hatt tidligere, om de ansatte har hatt obligatorisk tjenestepensjon mv. før kontraktsinngåelse, eller hvilke lønns- og arbeidsvilkår de har når de ikke medvirker på kontrakten med oppdragsgiver. 

6.2 Leverandørens og underleverandørs dokumentasjonsplikt

Leverandør og eventuelle underleverandør plikter på forespørsel å utlevere nødvendig dokumentasjon til oppdragsgiver for å dokumentere overholdelse av kontraktsvilkårene om krav til lønns- og arbeidsvilkår.

Dokumentasjonen må være egnet til å dokumentere at kontraktsvilkåret er oppfylt. Dette kan for eksempel være arbeidsavtaler, lønnsslipper, timelister, avtale om tjenestepensjon mv. Denne dokumentasjonen sikrer at oppdragsgiver kan gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår etterleves i kontraktsperioden.

Det er ikke tilstrekkelig med en egenerklæring eller lignende fra leverandøren. Dersom oppdragsgiver ønsker å innhente spesifikk dokumentasjon, som for eksempel avtaler om gjennomsnittsberegning av arbeidstid eller arbeidsplaner mv., bør dette kontraktsfestes. 

6.2.1 Krav til personvern

Dokumentasjonen som innhentes i forbindelse med oppfølging og kontroll, kan inneholde personopplysninger om leverandørens og eventuelle underleverandørers ansatte. Personvernregelverket regulerer hvilke personopplysninger som kan utleveres og innhentes. Leverandøren kan kun utlevere, og oppdragsgiver kan kun motta, personopplysninger som er relevante og nødvendige for at oppdragsgiver kan kontrollere at de konkrete kontraktsvilkårene er oppfylt. Lovens § 5i gir oppdragsgiver nødvendig behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen for å kontrollere at kontraktsvilkårene om krav til lønns- og arbeidsvilkår etter §§ 5e og 5f overholdes innenfor virkeområdet til disse bestemmelsene.

Eksempel på rutine for behandling av personopplysninger ved kontroll av lønns- og arbeidsvilkår

Kilde: UiT Norges arktiske universitet

6.2.3 Forholdet til kontrolletatene

Offentlige oppdragsgivere skal ikke etterforske mulige lovbrudd. Hvis det mistenkes at det foreligger lovbrudd, eller andre kritikkverdige forhold, bør Arbeidstilsynet, Skatteetaten eller politiet kontaktes. 

Selv om et forhold anmeldes, eller en av kontrolletatene varsles, må oppdragsgiver fortsatt vurdere om det foreligger brudd på kontraktsvilkårene. I slike tilfeller må det vurderes om eventuelle kontraktsbrudd skal sanksjoneres i tråd med kontraktens bestemmelser.  

6.3 Risikovurdering

Det første steget av kontrollplikten er å gjøre en risikovurdering.

Oppdragsgiver skal kartlegge og vurdere relevante kontrakter systematisk for å identifisere risiko for brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår. Fremgangsmåte, omfang og innhold må tilpasses virksomheten og de aktuelle kontraktene. Risikovurderingen skal dekke oppdragsgivers kontrakter som omfattes av anskaffelsesloven §§ 5e og 5f.

Basert på denne risikovurderingen må oppdragsgiver vurdere behovet for å gjøre mer dokumentasjonsbasert kontroll av kontrakten: 

• Når risikovurderingen avdekker lav risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., er det ikke nødvendig å gjennomføre ytterligere dokumentasjonsbasert kontroll. Kontrollen kan da avsluttes etter dokumentert risikovurdering. Selv om risikoen vurderes som lav, kan det skje brudd på kravene på et senere tidspunkt. Om skriftlighet og dokumentasjon, se punktet om Rapport etter kontroll. 
• Når risikovurderingen viser middels risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., kan oppdragsgiver vurdere om det bør gjennomføres en stikkprøvekontroll i form av en dokumentasjonsgjennomgang for enkelte arbeidstakere hos leverandøren. Dette kan for eksempel gjelde områder som peker seg ut i risikovurderingen, som for eksempel bruk av underleverandører. Ved en slik stikkprøvekontroll bør omfanget av kontrollen være mindre omfattende enn kontroll dersom risikoen er høy. 
• Når risikovurderingen viser høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv., skal det gjennomføres mer kontroll. Oppdragsgiver skal da be leverandøren om å dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. er oppfylt (dokumentasjonsgjennomgang).

Vi anbefaler at oppfølging og kontroll av krav til lønns- og arbeidsvilkår mv. i størst mulig grad gjennomføres sammen med den generelle kontraktsoppfølgingen. Det kan for eksempel være hensiktsmessig å ta opp oppfølgingen av kravene i statusmøter med leverandøren. Basert på leverandørens svar på egenrapporteringen eller annen informasjon, bør oppdragsgiver vurdere om det skal gjennomføres en ny risikovurdering av kontrakten.    

Oppdragsgiver må være oppmerksom på at det kan skje endringer i risikobildet i løpet av kontraktsperioden.  

6.3.1 Årlige risikovurderinger av kontraktsporteføljen

DFØ anbefaler at virksomheten gjør årlige risikovurderinger av kontraktsporteføljen for å avdekke grunnleggende risikofaktorer som bør håndteres i kontraktsoppfølgingen. Kontrakter med høyest risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår m.v. bør prioriteres slik at virksomhetens ressurser kan benyttes mest mulig effektivt og målrettet. Basert på den overordnede risikovurderingen kan det utarbeides oppfølgings- og kontrollplaner. Omfanget av risikovurderingen av kontrakten kan tilpasses vurderingen av risiko på porteføljenivå. 

6.3.2 Risikomomenter

Risiko avhenger av konkrete forhold. Det er derfor ikke mulig å angi alle risikofaktorer uttømmende. Enkelte risikofaktorer går imidlertid igjen: 

Bransje

Risikoen for brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår er erfaringsmessig stor i enkelte bransjer. Dette gjelder spesielt for bransjer hvor det finnes allmenngjøringsforskrifter.

Underleverandører

Hvis leverandøren vil benytte underleverandører under utførelsen av kontraktsarbeidet, kan dette indikere høyere risiko. Dette kommer av at bruk av mange underleverandører gir deg mindre oversikt, og gjør det vanskeligere å følge med på hvordan de ansattes lønns- og arbeidsvilkår ivaretas. Oppdragsgiver må derfor skaffe seg kunnskap om hvordan leverandøren skal utføre kontraktsarbeidet og hvilke underleverandører som utfører arbeidet.

Utenlandske leverandører

Dersom det forventes at det vil være utenlandske leverandører, eller at underleverandøren vil bruke utenlandsk arbeidskraft under gjennomføringen av kontraktsarbeidet, kan dette tilsi behov for mer omfattende kontroll. Utenlandske arbeidstakere har erfaringsmessig dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det norske arbeidstakere har i tilsvarende arbeidsforhold. Dette til tross for at de tilbudte lønns- og arbeidsvilkårene er akseptable i hjemlandet.

Kontraktens verdi og varighet

• Kontrakter med stor verdi og lang varighet kan ha større risiko knyttet til brudd på lønns- og arbeidsvilkår enn kontrakter av mindre verdi og kortere varighet. Hvis kontraktsarbeidet er av et stort omfang, betyr det at det vil være mange arbeidstakere involvert under utførelsen av oppdraget. Dersom kontrakten i tillegg har lang varighet, kan dette indikere høyere risiko for brudd på regelverket.
• Risikoen for brudd på kravene kan likevel være høy i for eksempel bygge- og anleggskontrakter av kortere varighet dersom kontraktsarbeidet gjennomføres intensivt.

Innleid arbeidskraft

Er det en stor andel av innleid arbeidskraft, kan dette innebære høyere risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår. 

Lave krav til formell kompetanse

Lave krav til formell kompetanse hos arbeidstakerne kan være en risikofaktor.

Tidligere erfaringer

Har oppdragsgiver anskaffet tilsvarende tjenester fra leverandøren tidligere, eller har kjennskap til leverandørens praksis vedrørende lønns- og arbeidsvilkår fra tidligere oppdrag, kan dette være viktig informasjon å ta med i risikovurderingen. Er oppdragsgiver kjent med at leverandøren tidligere har operert med lovlige lønns- og arbeidsvilkår, kan det tilsi at behovet for kontroll er mindre enn ved motsatt tilfelle.

Risikostyringsverktøy lønns- og arbeidsvilkår

Kilde: DFØ

6.4 Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår etter anskaffelsesloven § 5e

Dersom risikovurderingen viser at det er høy risiko for brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår i kontrakten, må oppdragsgiver gjennomføre kontroll av relevant dokumentasjon fra leverandøren og eventuelle underleverandører. 

Disse dokumentene sier noe om de lønns- og arbeidsvilkårene som arbeidstakeren har: 

• kopi av arbeidsavtaler 
• lønnslipper 
• timeregistreringer
• arbeidsplaner
• avtaler om kost og losji  

Dokumentasjonen som kreves fremlagt, må gjelde for ansatte og innleide som utfører eller har utført arbeid på kontrakten. Dokumentasjonen må være egnet til å dokumentere at kravene til lønns- og arbeidsvilkår mv. er oppfylt. Det er derfor ikke tilstrekkelig med en egenerklæring eller lignende fra leverandøren. Dersom oppdragsgiver ønsker å innhente spesifikk dokumentasjon, som for eksempel arbeidsavtaler og timelister, bør dette kontraktsfestes.

6.4.1 Kontrollutvalg og kontrollperiode

Utvalget for kontroll og lengde på kontrollperioden avhenger av kontraktens varighet og omfang. Kontrollperioden bør være avgrenset. Det bør innhentes dokumentasjon for et tilstrekkelig antall ansatte hos leverandøren eller underleverandøren. Hva som er tilstrekkelig, avhenger for eksempel av hvor mange arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten.  

Utvalget som skal kontrolleres, kan være basert på en vurdering av risiko; kontrollen kan for eksempel konsentreres om underleverandører eller utenlandske arbeidstakere, mens i andre tilfeller kan det være hensiktsmessig med et tilfeldig utvalg.  

6.4.2 Hva skal kontrolleres?

Hvis kontrakten gjelder en bransje som er omfattet av en allmenngjøringsforskrift, skal oppdragsgiver kontrollere at arbeidstakerne som utfører arbeid på kontrakten, får de lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av den aktuelle allmenngjøringsforskriften. 

For områder som er dekket av landsomfattende tariffavtale, skal oppdragsgiver kontrollere: 

• bestemmelser om minste arbeidstid i den landsomfattende tariffavtalen
• lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg
• dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad tariffavtalen har slike bestemmelser

Arbeidsmiljøloven krever at det skal inngås en skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Gjennom innsyn i arbeidsavtalene får oppdragsgiver informasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til den enkelte ansatte eller innleide som har utført arbeid på kontrakten. Oppdragsgiver kan bruke denne informasjonen ved kontroll av ansatte og innleides lønns- og arbeidsvilkår. Oppdragsgiver skal ikke kontrollere at arbeidsavtalene oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven. Hvis det mangler relevante opplysninger om arbeidsvilkårene, kan leverandøren bes om å dokumentere de opplysningene som mangler. I tillegg kan leverandøren gjøres oppmerksom på at arbeidsavtalen ikke tilfredsstiller lovens krav, og det kan eventuelt meldes fra om dette til Arbeidstilsynet.   

Du finner maler for arbeidsavtaler på Arbeidstilsynets sider. 

6.4.3 Kontroll av lønn

Oppdragsgiver må først finne ut hvilken allmenngjøringsforskrift eller tariffavtale som gjelder for den bransjen som omfattes av kontraktsarbeidet: 

• På Arbeidstilsynets nettside finnes det en oversikt over hvilke bransjer som er dekket av en allmenngjøringsforskrift.
• Dersom det ikke foreligger noen allmenngjøringsforskrift som dekker arbeidet som omfattes av kontrakten, må oppdragsgiver finne ut hvilken landsomfattende tariffavtale som er relevant for kontraktsarbeidet. Oppdragsgiver kan be om at leverandøren oppgir hvilken tariffavtale som de lønner i henhold til, i egenrapporteringsskjema eller lignende. Det kan fremgå informasjon om tariffavtaler i arbeidsavtalen. 

For å sikre korrekt grunnlag for kontrollen må oppdragsgiver sjekke at virkeområdet for den tariffavtalen som leverandøren har oppgitt, dekker arbeidet som utføres på kontrakten.   

Etter regelverket skal oppdragsgiver bare kontrollere hvilke lønns- og arbeidsvilkår som gjelder for den perioden kontraktsarbeidet pågår. Det er derfor ikke relevant hvilke lønns- og arbeidsvilkår arbeidstakerne har hatt på tidligere oppdrag eller får på kontrakter med andre oppdragsgivere.  

Oppdragsgiver må kontrollere innhentede lønnslipper opp mot arbeidsavtalen og den allmenngjøringsforskriften eller landsomfattende tariffavtalen som leverandøren baserer sine lønns- og arbeidsvilkår på.  

Last ned sjekkliste

Sjekkliste ved kontroll av lønn

docx

32.28 KB

Ved mistanke om brudd - er utbetalt lønn i samsvar med lønnsslippen? Dette kontrollpunktet fordrer at oppdragsgiver har kontraktsfestet rett til å få utlevert leverandørens bankutskrift. I slike tilfeller må det sikres at leverandøren sladder sensitive personopplysninger som ikke har betydning for gjennomføring av kontrollen og av personopplysninger om andre arbeidstakere som ikke omfattes av kontrollen. 

Det kan være lurt å involvere HR-avdelingen eller lønns- og personalavdelingen i din virksomhet ved innhenting og tolkning av dokumentasjon som for eksempel arbeidsavtaler, lønnslipper og timeregistreringer. I mange tilfeller kan disse også bistå med hjelp i eventuelle arbeidsrettslige tolkninger. 

6.4.4 Kontroll av arbeidstid

Oppdragsgiver skal kontrollere bestemmelser om minste arbeidstid i gjeldende allmenngjøringsforskrift som er dekkende for kontraktsarbeidet eller i landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransjen.  Kontrollplikten gjelder ikke kontroll av arbeidstid etter arbeidsmiljøloven kapittel 10.

Arbeidsmiljøloven krever at det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Denne oversikten er godt egnet for å vurdere om det er samsvar mellom timelistene og timer på lønnsslippene, og oversikten bør derfor innhentes fra leverandøren og eventuelle underleverandører. 

Last ned sjekkliste

Sjekkliste ved kontroll av arbeidstid

docx

31.98 KB

6.5 Kontroll av krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP)

Dersom risikovurderingen viser at det er høy risiko for brudd på kontraktsvilkårene, skal oppdragsgiver gjennomføre kontroll av relevant dokumentasjon fra leverandøren og eventuelle underleverandører. I slike tilfeller er det ikke tilstrekkelig å bare gjøre en risikovurdering.   

6.5.1 Når gjelder kravet til å ha OTP?

Kravet gjelder i den utstrekning leverandøren er forpliktet til å ha en tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Kravet gjelder ikke for utenlandske virksomheter med utsendte arbeidstakere i Norge, jamfør arbeidsmiljøloven § 1–7 og forskrift om utsendte arbeidstakere § 2.   

6.5.2 Hva skal kontrolleres?

Oppdragsgiver må kontrollere at leverandøren har inngått gyldig avtale om OTP med en pensjonsinnretning (leverandøren av pensjonsordningen).   

Oppdragsgiver skal også kontrollere at arbeidstakerne som utfører arbeid på kontrakten, er innmeldt i OTP-ordningen, forutsatt at den ansatte omfattes av OTP-ordningen. Det er leverandøren som må dokumentere at eventuelle arbeidstakere ikke omfattes av ordningen.   

Relevant dokumentasjon kan være: 

• avtalen med pensjonsinnretningen (pensjonsleverandøren) som viser at leverandøren har OTP for aktuelle ansatte 
• faktura med vedlegg som viser at ansatte som har utført arbeid på kontrakten omfattes av OTP-avtalen 
• liste over arbeidstakere som har utført arbeid på kontrakten 

Dokumentasjonen må vise at avtalen med pensjonsinnretningen er gyldig. Det er ikke tilstrekkelig med et tilbud om OTP-ordning fra en pensjonsinnretning. Dokumentasjonen må også vise at relevante arbeidstakere er innmeldt i ordningen. Dersom enkelte arbeidstakere ennå ikke fremkommer av siste faktura eller lignende dokumentasjon, må leverandøren dokumentere på annen måte at arbeidstakeren er innmeldt i ordningen.   

Oppdragsgiver skal ikke kontrollere at det avsettes pensjon for den enkelte arbeidstaker, og at innmeldte opplysninger om inntektsforhold med videre er riktige.  

Oppdragsgiver bør sikre at leverandøren sladder personopplysninger om ansatte som ikke utfører arbeid på kontrakten, fra dokumentasjonen som innhentes. Vi anbefaler at dette gjennomgås med leverandøren etter kontraktssignering (for eksempel under oppstartsmøtet).   

6.5.3 Last ned sjekkliste ved kontroll av obligatorisk tjenestepensjon (OTP)

Sjekkliste ved kontroll av obligatorisk tjenestepensjon (OTP)

docx

30.9 KB

6.4 Kontroll av HMS-kort

I kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- eller anleggsarbeider eller renholdstjenester som er omfattet av CPV-kode 90910000 (rengjøring), skal oppdragsgiver kontraktsfeste krav  om HMS-kort i samsvar med forskrift om HMS-kort på bygge- og anleggsplasser og forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter om kjøp av renholdstjenester.   

Alle virksomheter som tilbyr renholdstjenester og bygge- og anleggsarbeider, skal sørge for at arbeidstakerne har gyldig HMS-kort. Kravet gjelder for både norske og utenlandske arbeidstakere.   

6.4.1 Kontroll

Oppdragsgiver skal kontrollere at leverandørene oppfyller kravene til HMS-kort, eksempelvis ved å be om dokumentasjon på at enhver som plikter det, innehar HMS-kort. For renholdskontrakter må det kontrolleres at leverandøren er godkjent av Arbeidstilsynet.    

Kontrollplikten oppfylles for eksempel ved at det fremlegges kopi av HMS-kortene, eller ved at HMS-kortene fremvises på lokasjonen hvor arbeidet utføres. Du kan sjekke gyldighet på HMS-kort her. Arbeidstilsynet har utarbeidet en sjekkliste for kontroll av HMS-kort for renholdstjenester.   

Oppdragsgiver skal dokumentere kontrollen skriftlig, jamfør kapittelet om "Rapport etter kontroll".  

6.4.2 Last ned sjekkliste ved HMS-kontroll

Sjekkliste ved kontroll av HMS-kort

docx

29.64 KB

6.5 Oppfølging av krav til informasjonsplikt og språkferdigheter

I kontrakter der leverandøren skal utføre bygge- og anleggsarbeider, skal oppdragsgiver kontraktsfeste krav om informasjonsplikt og språkferdigheter i samsvar med forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser (byggherreforskriften) § 19 og 19a.   

Informasjon skal foreligge slik at den enkelte arbeidstaker forstår informasjonen godt. Dette gjelder for eksempel informasjon om:  

• planer og rutiner for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø 
• sikkerhetsopplæring 
• verneprotokoller 
• sikkerhetsinstrukser 
• sikkerhetsdatablader 
• varselsskilter 
• bruksanvisninger for verktøy og arbeidsutstyr mv. 

Kravet til språkferdigheter innebærer at leverandøren skal sørge for at arbeidstakerne og innleide arbeidstakere i virksomheten kan kommunisere på en slik måte at kommunikasjonen ikke utgjør en sikkerhetsrisiko. Leverandøren plikter å sørge for at minst én av de utførende arbeidstakerne og innleide arbeidstakerne på ethvert arbeidslag på bygge- eller anleggsplassen skal, når det er nødvendig for å ivareta sikkerhetshensyn, kunne forstå og gjøre seg forstått på et språk de andre på arbeidslaget forstår og kan gjøre seg forstått på.   

Oppdragsgiver kan be om at leverandøren dokumenterer at kravet til språkferdigheter og informasjonsplikt er oppfylt, men det foreligger ikke en forpliktelse etter forskriften til dette. Det kan for eksempel være å innhente dokumentasjon som viser at planer og instrukser foreligger på arbeidstakernes morsmål, såfremt arbeidstakerne ikke forstår norsk eller engelsk. 

Kontrakten skal inneholde bestemmelser om sanksjoner hvis det avdekkes brudd på kravene om lønns- og arbeidsvilkår samt dokumentasjonsplikten, jf. anskaffelsesloven § 5p. Sanksjonene skal være egnet til å påvirke leverandøren til å oppfylle vilkårene i kontrakten. Dette betyr at sanksjonen må stå i forhold til alvorlighetsgraden og omfanget av bruddet på kontraktsvilkårene.  

Plikten til å innta sanksjoner sikrer at kontraktsvilkårene om krav til lønns- og arbeidsvilkår blir effektive ved at oppdragsgiver kan reagere ved kontraktsbrudd.

Sanksjonene må ivareta en rimelig balanse mellom partene, og må tilpasses den enkelte kontrakt. Det kan for eksempel være hensiktsmessig at oppdragsgiver krever at brudd på kravene rettes ved mindre alvorlige brudd. Dette gir leverandøren en mulighet til å oppfylle kontrakten slik at ansatte og innleide får lønns- og arbeidsvilkår mv. i tråd med lovens krav. 

Dersom det er større avvik som må rettes, bør oppdragsgiver be leverandøren om en forpliktende handlingsplan for å sikre at retting skjer. Oppdragsgiver bør gi leverandøren en rimelig frist til å rette forholdene og dokumentere at retting er gjennomført. Oppdragsgiver kan også be om leverandørens uttalelse om eventuelle avvik før sanksjoner i iverksettes.   

Andre sanksjoner som kan vurderes, kan for eksempel være tilbakeholdelse av kontraktssum eller eventuelt avkorting av vederlag.  

Ved vesentlige kontraktsbrudd kan kontrakten heves. Alvorlige eller gjentatte brudd på kontraktens krav til lønns- og arbeidsvilkår samt på dokumentasjonsplikten, kan føre til at vesentlighetskravet er oppfylt.

8.1 Oppdragsgivers dokumentasjonsplikt

Oppdragsgiver plikter å dokumentere risikovurderingen og eventuell etterfølgende dokumentasjonsbasert kontroll, jf. anskaffelsesloven § 5i første ledd første punktum.   

Omfanget av dokumentasjonsplikten avhenger av utfallet av risikovurderingen. Dersom risikovurderingen avdekker lav risiko for en kontrakt, kan oppdragsgiver eksempelvis vise til sine rutiner samt kort angi hvilke momenter som er vurdert. Konklusjonen på vurderingen må fremgå av dokumentasjonen.  

Dersom risikovurderingen avdekker høy risiko, og det derfor gjennomføres dokumentasjonsbasert kontroll, bør oppdragsgiver for eksempel dokumentere: 

• momenter som er vurdert i risikovurderingen
• for hvilken periode kontrollen er gjennomført
• utplukk av ansatte og innleide til kontroll
• hvilken dokumentasjon som er innhentet fra leverandør eller underleverandør
• vurderingen av dokumentasjonen
• utfall av kontrollen
• eventuell sanksjonering av avvik

Oppdragsgiver bør etablere rutiner som sikrer at erfaringer og tidligere vurderinger av risikonivå på kontrakten og gjennomførte kontroller kan brukes i senere risikovurderinger. Slik dokumentasjon kan også legges til grunn dersom oppdragsgiver vurderer å avvise leverandøren ved senere anskaffelser. 

Det bør utarbeides et notat eller en rapport etter at kontrollen er avsluttet. Notatet eller rapporten vil, sammen med en skriftlig risikovurdering, vise at oppdragsgiver har ivaretatt kontrollplikten etter anskaffelsesloven § 5i.  

Dokumentasjonen vil også ligge til grunn for fremtidige kontroller, og som en erfaring som kan benyttes i fremtidige risikovurderinger av kontraktsforhold med denne leverandøren. DFØ anbefaler også at oppdragsgiver utarbeider et erfaringsdokument ved avslutning av kontrakten, hvor kontrollrapporten inngår. Mer informasjon om erfaringsdokument finnes på anskaffelser.no.

8.2 Tilsyn

Arbeidstilsynet og Havindustritilsynet fører tilsyn med at oppdragsgivere etterlever plikten til å stille krav til lønns- og arbeidsvilkår samt kravet til å føre nødvendig kontroll.

Arbeidstilsynet kan gi pålegg og treffe enkeltvedtak som er nødvendige for gjennomføring av bestemmelsen, og kan for eksempel gi pålegg, benytte tvangsmulkt, ilegge overtredelsesgebyr og helt eller delvis stanse en virksomhet.  Arbeidstilsynet kan også kreve å få utlevert de opplysninger som de anser nødvendig for tilsynet. 

Eksempel på sluttrapport – lønns- og arbeidsvilkår

Kilde: Viken fylkeskommune