EHF og Peppol-nettverk (Peppol Network) danner nå fundamentet for digitalisering av anskaffelser, og hjelper både oppdragsgiver og leverandør med å implementere avtalen på en god og effektiv måte etter avtaleinngåelse. Det er også viktig å sikre at ny teknologi skal kunne fungere sammen med bestillingsløsningen og katalogverktøyet i fremtiden.

EHF-katalog presenterer varer og tjenester i henhold til inngåtte avtaler. Katalogen vil dermed sette innkjøpsorganisasjonen i stand til å implementere avtalen, og legger grunnlag for en optimal avtalelojalitet på inngåtte avtale. EHF-katalogene er et sentralt bindeledd mellom leverandøren og din virksomhets bestillingsløsning. Katalogen bør inneholde strategisk informasjon for din virksomhet som miljø og arbeidslivskriminalitesforebyggende egenskaper. Dette vil sette din organisasjon i stand til f.eks. å redusere miljøfotavtrykket ved å bestille de varer som har minst mulig CO₂-verdier per produkt basert på sammenligning av varer i din bestillingsløsning. Kataloginformasjon kan også benyttes som grunnlagt for rapportering på selvstendig grunnlag eller i kombinasjon med EHF-ordre og -ordrebekreftelse. Her er rapportering av moms basert på faktura viktig. Katalogen skal sikre at riktig momskode og sats er presentert for de ulike varer og tjenester. Dermed er det større mulighet for god kvalitet i mottatt EHF-faktura.

Bestillingsverktøyet på sin side gjør det enkelt for bestillere å finne frem til riktige produkter og tjenester og ved at all informasjon, eksempelvis spesifikasjoner, bilder, priser og leveringsvilkår fremgår på en standardisert måte og det er mulig for bestilleren å gjøre informerte valg i bestillingsprosessen. At det er enkelt å bestille varer og tjenester, bidrar til høyere avtalelojalitet ved at det er enklere for brukerne å bestille i bestillingsløsningen enn via andre kanaler. I tillegg bidrar katalogene og bestillingssystemene til at virksomheten har kontroll på at det sortimentet som er avtalt, til de vilkårene som er avtalt, er det sortimentet som gjøres tilgjengelig for bestillerne i virksomheten. Dette, og at bestillingssystemet lagrer alle bestillinger på et sentralt sted, bidrar til at kravene knyttet til forsvarlig økonomiforvaltning ivaretas.

En godkjenningsfunksjon av bestillinger i systemet sikrer at bestilling som sendes leverandør er kvalitetssikret av en annen person i virksomheten. Her er det viktig å spørre systemleverandør om de har funksjonalitet der man kan definere grenseverdier for godkjenning så ikke alle bestillinger må sendes til godkjenning. En bestilling forplikter virksomheten.

Det er viktig at du sikrer at det er virksomheten som eier data som genereres via systemet, og at virksomheten får tilgang til data på en enkle måte.

Bruk av EHF og Peppol-nettverk

En fullverdig bestillingsløsning bør som minimum benytte Peppol-nettverket til meldingsformidling. Løsningen bør støtte følgende EHF-formater som et minimum:

• EHF og Peppol BIS katalog
• EHF og Peppol BIS ordre og ordrebekreftelse
• EHF og Peppol BIS pakkseddel

Det finnes andre EHF som dekker bestillingsprosessen. Her må man ta inn at systemleverandør må kunne implementere disse ved behov. Det er også viktig at man benytter begrep som «til enhver tid gjeldene» for å pålegge systemleverandøren å implementere oppdateringer av EHF og Peppol BIS. Her er en oversikt over de EHF-er og Peppol BIS som finnes for bestilling til betalingsprosessen:

Innkjøpsprosesser

Fra bestilling til betaling

Bestillingsløsningen bør understøtte din virksomhets anskaffelsesprosess, med de roller og rollebeskrivelser som er definert. Selv om bestillingsløsningen kun benyttes til å sende bestillinger og motta ordrebekreftelser, vil en komplett anskaffelsesprosess normalt inkludere flere steg. Dette betyr at man må vurdere hvordan ulike systemer skal integreres for å gjenbruke relevante data dersom virksomheten ønsker å digitalisere hele prosessen. Eksempelvis må bestillingssystemet ses i relasjon til eventuelt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) og kontraktsarkiv. I tillegg bør grensesnittet mellom bestillingssystemet og virksomhetens økonomisystem avklares dersom virksomheten har behov eller ønsker om kontering, attestasjon og anvisning av ordre og automatching av inngående faktura mot ordre.

Rollebeskrivelser for kontraktsoppfølgingsprosessen og prosessledelse

docx

83.83 KB

For å legge til rette for en mest mulig automatisert arbeidsflyt bør løsningene som anskaffes derfor både støtte de funksjonelle behovene de hver og én skal dekke, og inneha funksjonalitet som gjør at systemene kan integreres med hverandre. Grad av integrasjon og gjennomføring vil avhenge av din virksomhets konkrete behov.

Søkefunksjon

For at bestillerne enklest mulig skal finne de varene eller tjenestene som skal bestilles, er det viktig med en god søkefunksjonalitet i løsningen. Det bør som minimum være mulig å søke på varenummer og varenavn, men mer fleksible løsninger inneholder også funksjonalitet for å søke i produktbeskrivelse, artikkelnummer, nøkkelord og synonymer, standard klassifiseringskode som UNSPSC og eventuelt forpaknings- eller enhetsbenevnelse. Det bør også være mulig å behandle søkeresultatene, eksempelvis ved å filtrere dem eller velge to eller flere produkter for sammenligning. Hvis frie felt (Additional Item Properties) finnes utfylt i filen, er det viktig at disse også vises for de ulike brukerne av systemet. Erfaring har vist at treff på søk og god produktinformasjon er viktig funksjonalitet i løsningene som reduserer muligheten for feilbestillinger.

Det er viktig å stille krav til leverandøren om god kvalitet i katalogen vedrørende beskrivelse av varen eller tjenesten. Her kan man benytte Samhandlingsavtalen som støtte i krav og kontrakt.

Rapportering

En god bestillingsløsning bør ha funksjonalitet som gjør det mulig å rapportere innkjøpsdata for å drive god virksomhetsstyring. Som minimum bør løsningen kunne generere rapporter på enhetsnivå basert på relevante dataparameter, blant annet bestiller, ordrenummer, leverandør, kostnadssted, leveringsadresse, produkt, varemottaksstatus og avtale. Dersom din virksomhet har implementert kategoristyring bør rapportene også kunne genereres basert på relevante dimensjoner i kategoristrukturen for din virksomhet. Her kan standard klassifiseringskoder (UNSPSC) benyttes. I tillegg bør det, avhengig av hvilke roller og brukernivåer som konfigureres, være mulig å få oversikt over bestillingene som andre brukere har gjort i løsningen.

Katalogbehandling

Minimumskravene for et katalogverktøy vil normalt være at det skal støtte prosessering av de til enhver tid gjeldende EHF. I tillegg bør løsningen ha mulighet for å kunne opprette og behandle egne kataloger i tillegg til å motta kataloger fra leverandørene.

Arbeid med kataloger

Den viktigste funksjonen til et katalogverktøy er å ta imot og kontrollere kataloger som formidles fra en leverandør før de sendes videre inn i en bestillingsløsning. I dette ligger det at verktøyet bør validere at katalogen er korrekt i henhold til gjeldende krav (eksempelvis krav som er definer i Samhandlingsavtalen), samt at varene og eller tjenestene som er lagt inn i katalogen, er i henhold til avtalen med leverandøren. Funksjonalitet for det siste dekkes normalt av en differanserapport som kan synliggjøre forskjellene mellom eksisterende og ny katalog.

Dersom katalogen ikke kan godkjennes, enten fordi formatet er feil, eller fordi varer eller vilkår ikke er i henhold til avtalen, skal verktøyet kunne sende en melding i retur til leverandøren eller at dette gjøres manuelt av avtaleansvarlig. Dersom katalogen er ok, skal verktøyet kunne sende katalogen videre til bestillingsløsningen.

For virksomheter som inngår i et innkjøpssamarbeid vil det også kunne være behov å videresende en ferdig validert katalog til andre virksomheters systemer.

Bidrar til forenklet handel på tvers av landegrenser

EHF er den norske versjonen av det europeiske formatet UBL og spesifikasjonen Peppol BIS. Dersom du tilpasser dine systemer til EHF og Peppol BIS, vil du kunne kommunisere med virksomheter som følger Peppol BIS i andre land. Målet med både EHF og BIS, er standardisering av prosesser og meldingsinnhold nasjonalt og på tvers av landegrenser. For å regulere datautveksling via EHF mellom deg som kunde og de enkelte leverandørene inngås det normalt en samhandlingsavtale i tillegg til de enkelte kontraktene du inngår med leverandørene.

Stamdata – økt datakvalitet gir mer presise innkjøpsanalyser

Siden alle bestillinger samles på et standardisert format i et felles system, er det også mulig å bygge opp et leverandørregister med god datakvalitet. Leverandørregisteret, i kombinasjon med fakturainformasjon, er en vesentlig forutsetning for å kunne gjøre gode analyser over en virksomhets bestillings- og innkjøpsadferd. Katalogene, og derigjennom bestillinger, ordrebekreftelser og fakturaer, kan også inneholde metadata om varene og tjenestene i katalogene i henhold til standard klassifiseringskoder, UNSPSC, noe som ytterligere bidrar til høy presisjon i spendanalysen til virksomheter som har implementert bestillingsløsning og katalogverktøy.