Veiledningspakke

Den komplette veiledningspakken har følgende dokumenter:

• Forslag til konkurransegrunnlag
• Statens standard avtale SSA
• Mal for spesifikasjonsskjema som skal være vedlegg til SSA. Skjemaet har forslag til krav og kriterier for anskaffelse av bestillingsløsning og katalogverktøy.

Veiledningspakken er utarbeidet for anskaffelse av bestillingsløsning og katalogverktøy som skal brukes for elektronisk bestilling av varer og tjenester av oppdragsgiver mot deres leverandører.
For virksomheter som skal benytte avtalene som inngås av Statens innkjøpssenter, vil krav til standard format (EHF/Peppol BIS) finnes for de avtalene som er egnet for bruk av bestillingssystem. EHF-faktura er forskriftsfestet, så krav om dette formatet vil alltid være en del av avtalen.

Videre er kravspesifikasjonen satt opp med tre deler som kan brukes helt eller delvis i kombinasjon. Dersom du skal kjøpe en enkel bestillingsløsning/web-butikk, bør du benytte del 1. Skal du kjøpe en mer avansert løsning, bør du benytte del 2. I tillegg er det en del 3 i spesifikasjons-skjemaet som omhandler katalogverktøy, som kan brukes i kombinasjon med del 1 og 2, eller alene. Dette vil gjelde de som har behov for en mer avanserte løsning for kataloghåndtering.

Bruk av bestillingssystemer og katalogverktøy i heldigitale innkjøpsprosesser

En bestillingsløsning er en vesentlig del av en heldigital innkjøpsprosess. Som et fundament for kommunikasjonen mellom bestillingssystemer og leverandørenes systemer benyttes elektronisk handelsformat (EHF) eller Peppol BIS for meldinger via Peppol nettverket (Peppol Network).

For å kunne ta imot og behandle kataloger fra leverandørene trenger man også et katalogverktøy, enten som en integrert del av bestillingsløsningen eller som et separat system.

Om bestillingsløsninger

For å kunne bestille varer og tjenester fra dine leverandører elektronisk må du få tilgang til dine avtaler i en bestillingsløsning. I en heldigital innkjøpsprosess vil denne informasjonen typisk gjøres tilgjengelig for bestillerne via elektroniske varekataloger.

Ved å benytte et bestillingssystem vil man standardisere varesortiment og bestillingsprosessen. En kan også sette opp en såkalt punch-out-løsning der bestiller klikker på en lenke i sitt bestillingssystem og leverandørens nettbutikk åpnes. Bestiller søker etter varer og tjenester, legger disse i leverandørens handlekurv, og denne sendes tilbake til bestillingssystemet. Oppdragsgiver må sjekke at det bare vises varer eller tjenester som tilhører avtalen, da det er leverandører som har kontroll over sortimentet som vises til bestiller.

Det er veldig viktig at ditt bestillingssystem får tilgang og viser all informasjon fra beskrivelsene av varer og tjenester via katalog. Noen av informasjonselementene kan være valgfrie eller via såkalte frie felter (kalt additional item properties). Samhandlingsavtalen kan være et nyttig dokument å bruke i anskaffelsesdokumentene og som annex til kontrakten.

Det finnes en rekke forskjellige bestillingsløsninger i markedet i dag. Noen har en helt enkel bestillingsfunksjonalitet, mens andre er mer komplekse systemer med tjenester som dekker mer enn selve bestillingsprosessen. Felles for tilgjengelige løsninger er at de bør være kompatible med standardformatene EHF og Peppol-nettverket. Fordelen med standardformatene og standard infrastruktur er at offentlig sektor fremstår som enhetlig mot leverandørmarkedet, og at det ikke blir nødvendig å opprette og vedlikeholde kostnadskrevende én-til-én-integrasjoner mellom kunder og leverandører.

Om katalogverktøy

Et katalogverktøy vil typisk være et forsystem for en bestillingsløsning, og benyttes for å motta og bearbeide kataloger som sendes fra de leverandører din virksomhet har avtaler med. Et katalogverktøy kan inngå som en del av en bestillingsløsning eller det kan være et selvstendig verktøy. De selvstendige katalogverkøyene kan ha mer avansert funksjonalitet enn verktøy som er inkludert i bestillingsløsningen. Gjør en kartlegging av behov og hva som kan leveres av ulike leverandører før dere tar en beslutning på hvilke verktøy som skal anskaffes.

Katalogverktøyet skal kunne ta imot en EHF-katalog og en Peppol BIS-katalog fra utenlandske leverandører. Informasjonsinnholdet i en katalog kan brukes både til å gjøre direkte avrop på en rammeavtale, gjennomføre en minikonkurranse og håndtere dynamiske innkjøpsordninger hvis systemet har denne typen funksjonalitet.

Så lenge standarden følges, vil kataloger som sendes fra for eksempel en leverandør, kunne leses inn i kundens datasystem selv om systemene er ulike, uten at man trenger dyre én-til-én-integrasjoner mellom ulike datasystemer. Men for å kunne motta, opprette, redigere og behandle kataloger som utveksles mellom deg som kunde og leverandører, trenger din virksomhet et verktøy som støtter arbeidet med katalogadministrasjon. Hvis systemet har funksjonalitet for databehandling og analyse, kan de ulike katalogene som er lagret, benyttes til å se prisvariasjon over tid. Kataloger med miljøinformasjon kan benyttes som grunnlag for rapportering i kombinasjon med EHF-ordre, EHF-leveransedokumenter og EHF-faktura.

Det finnes viktige elementer som kan benyttes i analyse og binde andre systemer sammen på det semantiske nivået. Ett slikt viktig element er kontraktsnummer/avtalenummer. Standard klassifiseringskode UNSPSC er viktig i analyse og planlegging.

Statens innkjøpssenter

Statens innkjøpssenter skal inngå og forvalte felles avtaler på vegne av statlige virksomheter innenfor vare- og tjenesteområder hvor virksomhetene har like og standardiserte behov. Avtalene som inngås vil være obligatoriske for statlige virksomheter som ikke har gjort fravalg. For avtaler med krav til standardformat (EHF) er leverandører forpliktet til å være kompatible med de EHF-ene som det er stilt krav til i avtalen. Om en mottatt EHF-katalog skal kontrolleres av Statens innkjøpssenter før den sendes virksomheten, eller om katalogen skal sendes direkte fra leverandør til virksomheten, avtales med Statens innkjøpssenter.

Statlige virksomheter som benytter Direktorat for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sin fakturaløsning, kan gjøre avrop på DFØs bestillingsløsning.