Samsvar med gjeldende regelverk

Det er vanlig å kreve at løsningen til enhver tid skal ha funksjonalitet som er i samsvar med krav i gjeldende regelverk. Dette er et krav med visse nyanser – noen endringer må gjøres for at systemet skal fungere korrekt, andre endringer kan med fordel gjøres slik at de understøtter ny arbeidsflyt. Oppdatering av EHF er eksempel på et «skal»-krav" som er i henhold til gjeldende regelverk. Innføring av en ny arbeidsflyt for bestillinger er et annet eksempel. Denne typen endringer kan i spesifikasjonen ivaretas enten som tildelingskriterium eller gjennom avtale om videreutvikling.

Brukervennlighet

Brukervennlighet er et krav som er vanlig å stille, men som oppleves som vanskelig å etterprøve ved evaluering av tilbud. Det er viktig at anskaffelsesdokumentene gir leverandørene tilstrekkelig informasjon om hva oppdragsgiver legger i et brukervennlighetskrav dersom dette inngår som tildelingskriterium.

Brukervennlighet handler om intuitiv arbeidsflyt, antall klikk, gode ledetekster og eventuelt funksjonalitet for single sign-on. Responstid kan også inkluderes her. En relativt oversiktlig test av brukervennlighet er en kombinasjon av det følgende:

• Det defineres et utvalg sentrale arbeidsflyter, og disse testes av en gruppe erfarne bestillere og andre brukere som ikke kjenner systemet. Den enkelte tester gir en score, hvor både flyt, antall klikk og antall feil-klikk inngår i vurderingen. Siden dette er en individuell kvalitativ vurdering, vil en slik test ikke være et objektivt resultat, men kunne indikere brukervennlighet.
• Sentrale arbeidsoperasjoner får en maksimum responstid, for eksempel «lag differanserapport på katalog», «sett opp en enkelt bestilling» eller sentrale rapporter.
• Test-gruppen jobber seg gjennom løsningens brukerdokumentasjon ved å faktisk gjøre alle operasjoner beskrevet der, på den måten utførelsen er beskrevet. Mengden feilklikk, re-oppslag i dokumentasjonen og oppgaver som må gjøres på nytt, måles. Tester med lavest antall kan indikere brukervennlighet. For effektivitet kan denne siste testen også gjenbrukes i godkjenningsprøven.

Brukere, roller og tilganger

Avhengig av prismodell som etterspørres for løsningen, kan antall og type brukere være et av priselementene i anskaffelsen. Virksomheten må vurdere hvor mange brukere og hva slags brukerbehov de har. Noen virksomheter har dedikerte bestillere, mens andre virksomheter har fordelt bestilleransvaret ut på et større antall brukere. I tillegg kan det tenkes at ikke alle bestillere skal ha mulighet til å bestille alle typer varer og tjenester som er tilgjengelig gjennom bestillingsløsningen. Videre er det også normalt at arbeidet med å ajourføre og behandle kataloger er samlet på et fåtall brukere som arbeider med dette som en del av avtaleforvaltningen. Man kan med fordel spørre om løsningen kan tilgjengeliggjøre kataloger basert på rolle eller person i bestillingssystemet.

Statistikk og styringsdata

Strukturerte innkjøpsdata skal minimum gi virksomheten informasjon om dette:

• Hvilke egenskaper har varene vi har lagret i systemene?
• Hva kjøper vi av hvem?
• Hvor stort volum kjøper vi?
• Hva er kostnadene?
• Er MVA-koder og prosentsatser riktig (nasjonalt/internasjonalt)?
• Hvordan var leveransene? Fikk vi det vi bestilte, og er mottak registrert i systemet?
• Er varer som er merket med CO₂-verdier, miljø og sosialt ansvarsmerker (labels), kodet for brukte produkter?

Disse elementene kan utdypes med undergrupper. Innkjøpsdata er grunnlag både for oppfølging og planlegging. Kjøper vi det vi har dokumentert behov for? Bruker vi markedet bredt og godt nok? Stimulerer vi til næringsutvikling? Praktiserer vi avtalelojalitet på rammeavtaler? Er det trender/endringer i hva vi kjøper?

Statistikk og styringsdata kan enten hentes ut gjennom et sett med definerte rapporter, eller at bestillingsløsningen og/eller katalogverktøyet tilbyr en rapportgenerator som i praksis kan lage rapporter på en generisk valgt kombinasjon av ett eller flere felt i løsningen. De fleste løsningene i markedet, både bestillingsløsninger og katalogverktøy, har et sett med rapporter som inngår i standardløsningene. Rapportgenerator kan fra enkelte leverandører leveres som en separat løsning, eller at data tilgjengliggjøres til et separat analysesystem. Det er viktig å kunne ta ut sine egne rapporter for å kunne redusere belastningen på leverandører. Frigjort tid hos leverandør antar vi gir lavere priser på produkter for virksomheten.

Dialog med ledelsen for å avdekke deres behov for innkjøpsdata anbefales i tillegg til at innkjøpsenheten vurderer hva de trenger.

Man kan gjerne legge et evalueringskriterium for miljøstatistikk basert på felter i EHF-katalog. Som virksomhet har man mulighet å kreve miljødata vederlagsfritt fra leverandører i henhold til Miljøinformasjonsloven.

Spesifikasjonsmalen legger til rette for at leverandøren beskriver sine rapporter, og at dette inngår i tildelingskriterium. Videre kan det spesifiseres som et krav at det skal kunne kjøres rapporter på alle felt i databasene for bestillingsløsning og katalogverktøy. Ytterligere rapportbehov løses gjennom videreutvikling som prissatt bistand.

Rapporter utenom standard

Alternativt kan dere etter en markedskartlegging av hva som er standardrapporter, definere hvilke rapporter deres virksomhet har behov for i tillegg. Da må det lages ett eller flere krav for dette og kravene må få status «skal» eller tildelingskrav. Siden dette vil variere fra virksomhet til virksomhet har ikke spesifikasjonsmalen forslag til slike krav.

Forutsetningen for gode statistikker og analyser er at kvaliteten i sendte og mottatte transaksjoner er god. Her er det viktig å stille krav til leverandørene i kontrakten at alt av informasjon skal sendes i EHF-xml. Eventuelle vedlegg skal kun gi utdypende informasjon.

For å analysere varer og tjenester på tvers av leverandører må man kreve at varer og tjenester er definert med en standard klassifiseringskode (UNSPSC) i EHF. Dermed kan man sammenligne varer og tjenestetyper fra ulike leverandører. For å kreve dette må man enten benytte Samhandlingsavtalen som vedlegg til kontrakt eller sette det som et absolutt krav. Systemene benyttes for å sjekke kvalitet.

Et annet viktig element er kontraktsnummer/avtalenummer. Her må man stille krav til systemleverandør om å kunne ta imot og lagre denne informasjonen, og krav til leverandører i konkurranser bør inneholde krav om nummeret i minimum EHF-katalog og -faktura.

Dokumentasjon, opplæring og brukerstøtte

Standard dokumentasjon når systemet leveres, dekkes av SSA-K eller SSA-T. Det er viktig at dokumentasjonen også blir oppdatert når systemet blir oppdatert.

Virksomhetens behov for opplæring i systemet bør vurderes på bakgrunn av aktuelle brukeres eksisterende kompetanse og brukerdokumentasjonen som følger løsningen. Et viktig poeng i denne sammenhengen er om bestillingene utføres sentralt av brukere som bruker systemet (nesten) daglig, eller om bestillerfunksjonen er desentralisert med brukere som sjelden vil bruke systemet. Bruk av et katalogverktøy vil normalt være sentralisert på et fåtall personer, men bruken kan være sporadisk avhengig av hvor mange kataloger som skal administreres av hver bruker, og hvor ofte leverandørene skal sende oppdaterte kataloger i henhold til avtalen. Behovet for opplæring må også vurderes opp mot kvaliteten på den leverte brukerdokumentasjonen. Dersom virksomheten ønsker at løsningen skal installeres i eget driftsmiljø, må også opplæring til virksomhetens tekniske personell vurderes.

Eventuelt krav til opplæring må legges inn i standardavtalen (SSA-en).

Behovet for brukerstøtte har nær sammenheng med virksomhetens organisering av innkjøpsarbeidet og øvrig organisering av brukerstøttefunksjonen for andre systemer. Brukerstøtte for et stort antall brukere er erfaringsmessig en kostnadsdriver. DFØ anbefaler derfor at kontrakten omfatter brukerstøtte til to «superbrukere». Disse vil kunne ivareta behovet i en sentral innkjøpsfunksjon, og ved desentralisert innkjøpsfunksjon vil de også kunne være virksomhetens brukerstøtte overfor egne brukere. Siden offentlige virksomheter og organiseringen av innkjøpsarbeidet er svært forskjellig, er det viktig at virksomhetene selv vurderer formuleringer i SSA som er i samsvar med behovet.

Eierskap og overføring av data ved bytte av leverandør

Virksomheten bør eie alle data som er registrert inn i og/eller produsert i bestillingsløsningen og katalogverktøyet. Spesifikasjonen bør inneholde krav knyttet til dette.

Alle utførte transaksjoner bør lagres i løsningene, og virksomheten må nøye vurdere hva som skal bevares før godkjenning for sletting gis. Bistand fra eksisterende leverandør ved overføring av data til ny leverandør bør spesifiseres. Siden mottakende nytt system ikke er kjent, er det rimelig at dette er bistand som betales etter medgått tid, og kommer frem som en kostnadslinje i pristabellen.