Anskaffelsen av bestillingsløsning og katalogiseringsverktøy er for denne veilederen lagt opp til å være såkalt Software-as-a-Service (SaaS), det vil si at det kjøpes tilgang gjennom en lisensordning. Det vil da ikke være noen teknisk grunninstallasjon, men et oppsett som vil være å få løsningen tilpasset din virksomhet med tanke på arbeidsflyt, roller, integrasjoner og annen funksjonalitet som er avtalt. Leveransetidspunktet, som skal fremgå av SSA, er når programvaren er gjort tilgjengelig for deg som kunde etter godkjent godkjenningsprøve. Husk å gjøre plass til godkjenningsprøve i fremdriftsplanen frem mot leveransetidspunkt.

Drift og vedlikehold

Ved SaaS installeres løsningen ikke i virksomhetens driftsmiljø, og virksomheten har ingen ansvar for å følge opp løsningen rent driftsteknisk. Det er leverandøren som er ansvarlig for at bestillings- og katalogverktøyet er oppe, og som tar seg av oppdateringer og feilrettinger. Et nyttig krav er at din virksomhet skal få tilgang til all ny funksjonalitet som blir utviklet som en del av standardløsningens vedlikehold. Dette sikrer at videreutvikling av løsningen som leverandører gjennomfører etter dialog med markedet blir gjort tilgjengelig for deg. Den årlige lisenskostnaden skal dekke leverandørens løpende drift og vedlikehold, og er derfor ikke lagt inn som eget kostelement i SSA-en.

Tjenestenivåavtale

Forholdet mellom deg og leverandøren reguleres ved en etablert tjenestenivåavtale (Service Level Agreement – SLA) med krav til blant annet tilgjengelighet, responstid i løsningen, responstid på retting av avvik/feil, varsel ved feil/nedetid og andre målbare størrelser. Tjenestenivåavtalen skal også beskrive hvilke tiltak som skal iverksettes dersom tjenestenivået ikke samsvarer med det som er avtalt. Formålet med tjenestenivåavtalen er å konkretisere tjenestenivået slik at begge parter har en felles oppfatning av hva som skal leveres. Igjen er det viktig å vurdere hvor strenge krav man har til et bestillings- og katalogverktøy. For eksempel vil oppetid 24 timer i døgnet være svært kostnadsdrivende og bør avveies mot virksomhetens reelle behov.

Utvikling

Utvikling omfatter all funksjonalitet som din virksomhet bestiller utover det leverandøren ved kontraktstidspunktet kan tilby. Eksempelvis mer avansert funksjonalitet for integrasjon mot ERP- eller lagersystem. Noe slik utvikling vil også være av kommersiell interesse for leverandøren å utvikle, så hvis det er sentrale behov hos virksomheten, kan dere for eksempel inngå et innovasjonspartnerskap med leverandøren, eller undersøke om det finnes andre kunder av løsningen som har tilsvarende behov.