Virksomhetens overordnede behov

Fremtidsrettede virksomheter søker alltid etter å effektivisere og optimalisere sine prosesser. Dette gjelder også den helhetlige anskaffelsesprosessen fra behovet oppstår til betalingen er gjennomført.

Effektivisering av denne prosessen innebærer at data kun leses inn én gang og så gjenbrukes i resten av prosessen. EHF-spesifikasjoner skal bidra til å sikre en standardisering av dataene slik at gjenbruk blir mulig, og analyser kan gjennomføres av virksomheten. Hensikten er å kunne måle virksomhetens interne prosesser og mål. Data fra de digitale transaksjonene skal også være et godt hjelpemiddel i lignende anskaffelser. Imidlertid er det av betydning at den enkelte virksomheten vurderer sitt behov for effektivisering og digitalisering av anskaffelsesprosessen. Det er en rekke forhold som dere bør vurdere og tenke godt igjennom før dere fatter beslutning om anskaffelse av ulike systemer.

Det er i hovedsak åtte ulike systemtyper som kan bidra til å digitalisere den helhetlige anskaffelsesprosessen. Disse er:

• Planleggingsverktøy
• Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV)
• Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV)
• Katalogverktøy
• Bestillingssystem med mulighet for digitalt mottak inkludert katalogverktøy
• Fakturasystem
• Analyseverktøy av forbruk (analyse av spend – støtter arbeidet med kategoristyring)
• Rapporteringssystemer enten separate eller som en del av hovedsystemet

En helelektronisk prosess gir seg ikke selv og virksomhetsleder bør ha et aktivt eierskap til verktøysinvesteringene og samtidig vite hva som skal oppnås med systemstøtten og plan for utbredelse av systemene i egen virksomhet. Målene kan være mange, som f.eks.:

• skaffe seg kontroll på kostnadsbruk (alle bestillinger skal gjennom systemet)
• redusere gjennomføringstiden per anskaffelse med mer effektive prosesser
• standardisere prosesser
• spare penger
• ikke forplikte virksomheten uten en kontroll av bestillinger før de sendes leverandør
• etterlevelse av lover og forskrifter
• en faktabasert beslutningsprosess
• effektivisere tilknyttede prosesser som rapportering av moms og miljøverdier i henhold til scope 2 og 3.

Fordelene ved en elektronisk bestillingsløsning og katalogverktøy vil være at offentlige virksomheter får en mer effektiv bestillingsprosess, bedre kontroll på varesortiment og en strukturert og standardisert bestillingsadferd.

For en del offentlige virksomheter vil det være tilstrekkelig å anskaffe en enkel bestillingsløsning. Dette vil bidra til å effektivisere bestillings- og ordreprosessene, standardisere og begrense vareutvalget og gi grunnlag for å hente ut statistikk for virksomhetens innkjøp og leverandører. Som nevnt over er valgene og dimensjonering av løsningen det som er viktig at de offentlige virksomhetene har et bevisst forhold til.

For statlige virksomheter som får dekket en del av sine avtaler gjennom Statens innkjøpssenter, er en elektronisk bestillingsløsning en forutsetning for å kunne bruke avtalene som inngås. Dette kommer av at noen av avtalene kontrolleres ved at EHF katalog sendes til Statens innkjøpsenter for kontroll og deretter videredistribueres til den enkelte virksomhets system. Dermed slipper virksomheten å kontrollere katalogen og tilgjengeliggjøre den direkte til sine bestillere.

For å få full effekt av et bestillingssystem forutsettes det at hele organisasjonen tar dette i bruk. DFØ har laget en prosessveileder for å støtte de ulike virksomhetene i dette arbeidet:

Minimumskrav til bestillingsløsning

Ved anskaffelse av bestillingsløsning er det viktig at verktøyet ivaretar fremtidige krav til formater og infrastruktur. Denne veilederen inkluderer mer omfattende krav enn DFØ har satt til minimumsløsninger, men minimumskravene som er utarbeidet av DFØ for enkle bestillingsløsninger, er ivaretatt i spesifikasjonsskjemaet.

Minimumskrav til katalogverktøy

Et katalogverktøy må som minimum kunne håndtere EHF-formater og benytte Peppol-nettverket for formidling av kataloger. I tillegg må det inneholde funksjonalitet for å validere katalogene som mottas, for å sikre at kravene til katalog er overholdt før katalogen videreformidles inn i en bestillings- eller ERP-løsning. Før katalogen videreformidles, bør verktøyet også ha funksjonalitet som lar en katalogadministrator lage en differanserapport mellom opprinnelig katalog og ny katalog, slik at nye kataloger som distribueres av en leverandør, er i henhold til inngåtte avtaler. Det er viktig at katalogverktøyet er satt opp slik at alle felter definert i EHF-katalog er tilgjengelig. Et eksempel er de frie feltene (Additional Item properties) som kan benyttes til miljø og annen nyttig informasjon både for oppdragsgiver og leverandør.

Mulige krav utover minimumskrav

I tillegg til minimumskravene nevnt ovenfor bør du vurdere om kravspesifikasjonen skal inkludere ytterligere funksjonalitet for å understøtte en heldigital anskaffelsesprosess. Funksjonalitetskrav ut over minimumskrav er relevant både for å anskaffe en løsning som understøtter flest mulig av din virksomhets behov, men gir også mulighet til å designe konkurransen med disse funksjonene som en del av tildelingskriteriene. Dette betyr at du kan vurdere hvor godt de ulike løsningene kan dekke behovene dine. La dette få innvirkning på hvilken løsning som velges.

Det er en rekke prosesser relatert til innkjøp og anskaffelser som i mange virksomheter inkluderer manuelle steg. Det vil være viktig å se på grensesnittene mellom prosessene, samt tilstøtende systemer for å avklare hvilke funksjoner som skal ligge i bestillingssystemet, og hvilke integrasjoner som eventuelt må tilrettelegges for at data kan utveksles med tilstøtende systemer dersom funksjonalitet skal ivaretas av disse. EHF-meldingsutveksling muliggjør denne typen integrasjon uten å sette opp én-til-én-integrasjoner.

Mal for spesifikasjonsskjema

Her finner du maler for spesifikasjon for enkel bestillingsløsning, bestillingsløsning og katalogverktøy:

Markedskartlegging

Det finnes mange varianter av bestillingsløsninger i markedet i dag. Noen har helt enkel bestillingsfunksjonalitet, noen er de mer komplekse systemer som har flere tjenester som dekker mer enn bestillingsprosessen. DFØ jobber stadig med å sørge for at leverandørmarkedet skal utvikle og tilpasse løsninger til å bli kompatible med EHF og Peppol-nettverket, både for bestillingsløsning og katalogverktøy.

Her kan du finne en oversikt over slike bestillingsløsninger (listen er ikke uttømmende):

Dersom virksomheten har spesielle behov med tanke på sikkerhet, brannmur eller andre krav, så kan det være en løsning å ha en åpen dialog med leverandørmarkedet rundt hvordan disse behovene kan løses. Da sikrer du deg mot å stille krav som ingen av leverandørene kan innfri, eller at du stiller unødvendig strenge krav til sikkerhet.

Valg av prosedyre og standardavtale (SSA)

Det er viktig at virksomheten selv vurderer anskaffelsen når det gjelder krav i FOA og bruk av de ulike SSA-ene. Her beskrives noen generelle betraktninger for anskaffelse av bestillingsløsning og katalogverktøy.

Det kan legges til grunn at de fleste anskaffelser av Saas-baserte bestillingsløsninger og katalogverktøy vil være under EØS-terskelverdiene angitt i FOA § 5-3. Dersom du skal anskaffe en bestillingsløsning og katalogverktøy uten spesialtilpasninger, og det ikke foreligger særlige krav til implementering i virksomheten din, kan åpen tilbudskonkurranse jf. FOA § 8-3 være den mest kostnadseffektive måten å gjennomføre anskaffelsen. Det oppfordres imidlertid til at dialogmuligheten i FOA §§ 9-2 (3), FOA 9-3(1) benyttes, for å sikre at løsningene og implementeringsmulighetene samsvarer med det din virksomhet behøver.

Det vil være mest aktuelt å bruke kjøpsavtalen (SSA-K eller SSA-T) så lenge brukerlisensen for bestillingsløsningen og katalogverktøyet er regnet for å være standard hyllevare. SSA-K eller SSA-T er også egnet for kjøp av tilpasning av bestillingsløsningen og katalogverktøyet dersom du på forhånd kan spesifisere nøyaktig hvordan programvaren skal tilpasses. For de som ønsker at bestillingsløsningen og katalogverktøyet skal utvikles eller tilpasses (og der kunden ikke på forhånd kan spesifisere nøyaktig hvordan programvaren skal utvikles/tilpasses), vil SSA-T være bedre egnet (du har behov for leverandørens ekspertise). Dersom du skal anskaffe en løsning som ikke er en SaaS-løsning, så kan det vurderes å kombinere en SSA-K eller SSA-T (for selve kjøpet av programvaren), med en SSA-D eller SSA-V (for løpende vedlikehold, infrastruktur, drift og løpende oppdateringer). Denne veiledningen omfatter kun bruk av SSA-K eller SSA-T. For mer informasjon om de ulike SSA-ene:

Dersom anskaffelsen er over EØS-terskelverdi, og virksomheten har behov for å anskaffe en mer tilpasset bestillingsløsning og katalogverktøy, eksempelvis med integrasjon mot økonomisystem, samt mer virksomhetsspesifikke tilpasninger, anbefales det å benytte konkurranse med forhandling jf. FOA § 13-1 (2). Tilpasningene vil i de fleste tilfeller oppfylle kravene i FOA § 13-2 a. Er du usikker på om de tilpasningene du trenger er å regne som «standard» eller må utvikles spesielt, bør du ha en ytterligere markedskartlegging i dialog med leverandørmarkedet. Konkurranse med forhandling vil gi tilbyderen bedre anledning til å tilpasse tilbudene sine inn mot virksomhetens behov, samt en løpende adgang til spørsmål og avklaringer. Videre så vil konkurranse med forhandling gi en rekke prosedyremessige fordeler for oppdragsgiver: eksempelvis mulighet til å bruke forhandlinger til å unngå situasjoner som medfører avvisningsplikt pga. forhold i tilbudet, samt adgang til å gjenåpne konkurransen og forhandlingene etter kontraktstildeling dersom det avdekkes mulige brudd på regelverket.

Prismodell og avtaleperiode

Behovene til din virksomhet må komme frem i tabellen med kostelementer i SSA.

Bestillingsløsning og katalogverktøy har vanligvis 3 hovedtyper kostnader.

• Kostnader knyttet til implementering vil typisk være nødvendig tilpasning til kundens øvrige løsninger, grunnopplæring og tilpasning til virksomhetsspesifikke bestilling- og arbeidsflyt.
• Brukskostnader er den årlige kostnaden virksomheten har for å ha tilgang til en fungerende og oppdatert bestillingsløsning og katalogverktøy. Kostnaden omfatter løpende drift og alle oppgraderinger leverandøren gjør i sin standardløsning.
• Det er knyttet kostnader til videreutvikling av løsningen som er initiert/bestilt av din virksomhet.

Det vanligste er at markedet tilbyr innen Saas-løsninger ulike brukerlisenser til en årlig kostnad. Virksomhetens behov for de ulike lisenstypene vil da være avgjørende for den årlige totale kostnaden.

Enkelte leverandører kan tilby en generisk pakkeløsning for hele virksomheten, såkalt ELA (Enterprise License Agreement). For store virksomheter med innkjøp organisert mange steder kan dette være en alternativ prismodell. For at leverandøren skal kunne gi et best mulig tilbud, så må du beskrive din virksomhets behov og organisering av innkjøpsvirksomheten godt, og la leverandøren komme med sitt pristilbud.

Den siste gruppen kostnader er knyttet til videreutvikling av løsningen som er initiert/bestilt av din virksomhet. Les mer om videreutvikling i kapittelet "Andre bestemmelser". Det er viktig å tenke gjennom skalerbarheten av løsningen i fremtiden, for eksempel ved eventuelle sammenslåinger av virksomheter (eks. kommunereformen), og hvordan dette vil reflekteres i pris og kontraktsvilkår. En løsning kan være å sørge for opsjoner som ivaretar fremtidige endringer i organiseringen av virksomhetens innkjøp.

Basert på hvilke behov din virksomhet har og hvilke krav som anses viktige, må du vurdere hvilke tildelingskriterier du skal bruke og hvordan disse skal vektes. Tildelingskriterier skal fremgå i konkurransegrunnlaget. Det er utarbeidet et forslag til tildelingskriterier. Dersom løsningen kun skal oppfylle obligatoriske krav, så kan pris veie tungt. Selv om pris vektes tungt, vil det være hensiktsmessig også å ta med kriterier knyttet til generiske kvalitetselementer som for eksempel brukervennlighet, best støtte for virksomhetens prosess for bestilling, behovsinnmelding, oppetid og kurs. Dersom du ber om integrasjoner og har særskilte krav til funksjonalitet, så bør det være en vekting mellom pris og de viktigste kvalitetselementene som gjenspeiler dette. En anvendelig kontraktsperiode vil kunne være 2+1+1 år.

Konkurransegrunnlagsmal er ment som en inspirasjon til de som gjennomfører en konkurranse av bestillingssystem eller katalogverktøy. Malen er basert på åpen tilbudskonkurranse. Dette er en mal det forutsettes at virksomheten gjør tilpasninger i henhold til virksomhetens behov:

Det vil være naturlig å ta i betraktning planlagte endringer i organisatoriske forhold (eks. inngåelse i innkjøpssamarbeid, mulig sammenslåing). En løsning kan være å legge inn mulige opsjoner i avtaleperioden.

Hvilke andre systemer er bestillingsløsningen og katalogverktøyet integrert mot eller skal ha muligheter til å samhandle med eks. overføring av bestilling til fakturasystem for mulighet med automatch eller mottak av faktura fra fakturasystem med samme mål om en heldigital prosess, og hvor enkelt er det å bytte ut integrasjonen? En kompleks og tett integrasjon kan være et argument for en lengre kontraktsperiode. Samtidig bør man så langt det er mulig, unngå integrasjoner som er kostbare og tidkrevende å bytte. Siden markedet forventes å være i sterk utvikling, bør en oppdatert markedskartlegging gjøres før utløsning av eventuelle opsjon på forlengelse i kontrakten. Det å stille krav om standardformat (EHF / Peppol BIS) ved bruk av Peppol-nettverket kan legge til rette for færre én-til-én-integrasjoner ved at informasjon kan lettere deles mellom ulike systemer, f.eks. faktura og bestillingssystem.