Selv om de fleste anskaffelsene av standard bestillingsløsning og katalogverktøy vil være under nasjonal terskelverdi, anbefales det å kunngjøre konkurransen på Doffin. Dette sikrer åpenhet om prosessen, gir økt konkurranse i markedet og legger til rette for flest mulig tilbud.

God informasjon til mulige leverandører bidrar til best mulige tilbud. Det bør derfor legges en del arbeid i beskrivelsen av virksomhetens bestillerfunksjon og katalogadministrasjon som kan vedlegges SSA. Det er viktig å fokusere på virksomhetens behov i de ulike prosessene istedenfor en detaljert beskrivelse av funksjonalitet. Da er det opp til leverandøren å presentere gode løsninger som dekker de definerte behovene.

Dersom dere ønsker integrasjon mot økonomisystem eller andre systemer, er det nødvendig med gode beskrivelser av prosessene som skal benytte integrasjonen, i tillegg til en god beskrivelse av eksisterende integrasjonsplattform og løsninger. Uten dette vil leverandørene vanskelig kunne estimere integrasjonskostnaden. Integrasjon med økonomisystem kan erfaringsmessig også organiseres som et eget delprosjekt i leveransen hvor virksomhetens og eventuelt ERP-leverandørens personell involveres aktivt. Disse beskrivelsene kan legges ved SSA-en. En god del integrasjoner kan dekkes ved at de ulike systemløsningene kan sende og motta relevante EHF-/Peppol BIS-meldinger.

Å invitere til en åpen tilbudskonferanse hvor interesserte leverandører kan stille utdypende spørsmål til anskaffelsesdokumentene, for eksempel forståelse av tildelingskriterier eller evalueringsmodell, kan ofte være klargjørende og bidra til bedre tilbud fra leverandørene. Tidspunkt for en slik konferanse skal eventuelt fremgå i konkurransegrunnlaget.

Flere virksomheter som har anskaffet IKT-løsninger, har god erfaring med å be om en demonstrasjon av løsningen hvor leverandøren viser frem hvordan et eller flere brukertilfeller håndteres i løsningen. Demonstrasjonen kan være en del av dokumentasjonen av tildelingskriterier, som for eksempel kvalitet, brukervennlighet eller arbeidsflyt. Brukertilfellene som utarbeides av virksomheten, bør være typiske for virksomhetens planlagte bruk av løsningene som anskaffes. Skal evaluering av brukertilfellene inngå som dokumentasjon for et tildelingskriterium, må beskrivelsen av brukertilfellene vedlegges anskaffelsesdokumentene som vedlegg til SSA-en.