Kapittel 5

5. Plikt til å ha anskaffelsesstrategi og -rutiner

Dette kapittelet inneholder veiledning om plikten til å ha anskaffelsesstrategi og -rutiner etter anskaffelsesloven § 5a. Bestemmelsen skal bidra til økt strategisk styring på virksomhetsnivå, samt en mer helhetlig og effektiv ivaretakelse av samfunnshensynene i anskaffelsesloven §§ 5b til 5p.

5.1 Innledning

Bestemmelsen om anskaffelsesstrategi og rutiner for å ivareta samfunnshensyn stiller krav til oppdragsgivers anskaffelsespraksis på virksomhetsnivå. Formålet er å sikre en helhetlig og systematisk tilnærming til ivaretakelse av samfunnshensynene som reguleres i anskaffelsesloven.((1^Jf. Prop. 147 L (2024–2025) punkt 6.4.1))

Plikten til å ha en anskaffelsesstrategi og plikten til å ha rutiner utfyller hverandre. Strategien angir oppdragsgivers overordnede mål og prioriteringer. Kravet om rutiner bidrar til at oppdragsgiver følger de konkrete kravene og pliktene til å ta samfunnshensyn i sine anskaffelser.((2^Jf. Prop. 147 L (2024–2025) punkt 6.4.1)) Etablerte rutiner er også ressursbesparende for oppdragsgiver som ikke må begynne med blanke ark i hver eneste anskaffelse.

Bestemmelsen er ny ved lovendringen i juli 2026, men viderefører enkelte elementer fra den opphevede § 5 om oppdragsgivers plikt til å innrette sin anskaffelsespraksis for å ivareta nærmere angitte hensyn.

5.2 Virkeområdet for bestemmelsen

Bestemmelsen gjelder ikke for forsvars- og sikkerhetsanskaffelser eller for forsynings- eller konsesjonskontrakter.((3^Jf. lovens § 2 andre og tredje ledd))((4^Jf. forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene (forsyningsforskriften), forskrift 12. august 2016 nr. 976 om konsesjonskontrakter (konsesjonskontraktforskriften) og forskrift 4. oktober 2013 nr. 1185 om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser (FOSA).))

5.3 Samfunnshensyn som omfattes av plikten til å ha anskaffelsesstrategi og -rutiner

Plikten til å ha anskaffelsesstrategi og -rutiner er knyttet til de samfunnshensynene som reguleres i anskaffelsesloven. Dette omfatter blant annet hensyn til klima- og miljø, sikkerhet og beredskap, lønns- og arbeidsvilkår, bruk av lærlinger, menneskerettigheter, universell utforming og innovasjon.((5^Jf. lovens §§ 5b til 5p))

Plikten gjelder bare for de samfunnshensynene som er relevante for oppdragsgivers virksomhet.((6^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 6.4.2)) Oppdragsgiver må selv vurdere hvilke samfunnshensyn som er relevante for sin virksomhet. Oppdragsgiver kan likevel inkludere flere hensyn i sin anskaffelsesstrategi. ((7 ^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 15.1 merknad til § 5a)) Ved vurderingen må oppdragsgiver se hen til hvilke typer anskaffelser virksomheten typisk gjennomfører. For bygge- og anleggsanskaffelser vil for eksempel krav til lønns- og arbeidsvilkår og begrensning av antall ledd i leverandørkjeden være relevante. For vareanskaffelser kan krav om menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold være aktuelle samfunnshensyn.

Eksempel

Anskaffelser av IKT-utstyr innebærer som regel klima- og miljøbelastninger, samt risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden. Disse samfunnshensynene vil dermed være relevante.

En anskaffelse av konsulenttjenester fra norske leverandører vil ofte ha lavere klima- og miljøbelastning, og lav risiko for brudd på menneskerettigheter i leverandørkjeden. Krav til lønns- og arbeidsvilkår og bruk av lærlinger kan derimot være relevante samfunnshensyn.

Innholdet i plikten til å ha anskaffelsesstrategi og -rutiner kan endre seg over tid. Oppdragsgiver må se hen til anskaffelsesbehovet på både kort og lengre sikt i vurderingen.((8^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 6.4.3))

5.4 Plikt til å ha anskaffelsesstrategi

5.4.1 Hva er en anskaffelsesstrategi?

Oppdragsgiver skal ha en anskaffelsesstrategi for å ivareta relevante samfunnshensyn angitt i loven. Kravet innebærer at oppdragsgiver skal gjøre en overordnet vurdering av hvordan samfunnshensyn kan ivaretas og følges opp i sine anskaffelser.((9^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 6.4.3))

Hensikten med anskaffelsesstrategien er å identifisere mål, gjøre prioriteringer og legge en langsiktig plan for arbeidet med anskaffelser i virksomheten. Gjennom strategien legger oppdragsgiver grunnlag for systematisk og strukturert arbeid med virksomhetens anskaffelser. Dette bidrar til økt ivaretakelse av lovens samfunnshensyn.((10^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 6.4.3))

Arbeidet med anskaffelsesstrategien forutsetter at oppdragsgiver gjør en kartlegging av nåsituasjonen – herunder virksomhetens anskaffelser, risikoer og forbedringsområder. Gjennom arbeidet med strategien vil oppdragsgiver få økt kompetanse og bevissthet om virksomhetens samlede anskaffelsespraksis.((11^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 6.4.3)) Dette vil bidra til en helhetlig og effektiv anskaffelsespraksis som ivaretar lovens samfunnshensyn.

Oppdragsgiver har stor frihet til å fastsette innholdet i strategien og rutinene, og til å tilpasse disse til virksomhetens størrelse og egenart.((12^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 6.4.3 og punkt 6.4.4))

Se mer på DFØs veiledning om anskaffelsesstrategi

5.4.2 Anskaffelsesstrategiens innhold

En anskaffelsesstrategi kan for eksempel inneholde:

Virksomhetens mål og ambisjoner for samfunnshensyn i sine anskaffelser
Identifisering av relevante samfunnshensyn etter anskaffelsesloven
Prioriterte anskaffelseskategorier med høy risiko eller stort forbedringspotensial

Kravet til anskaffelsestrategi kan for eksempel innebære at oppdragsgiver kartlegger anskaffelsesporteføljen sin for å identifisere anskaffelser med størst risiko for arbeidslivskriminalitet og sosial dumping. På bakgrunn av denne kartleggingen kan oppdragsgiver prioritere tiltak som kompetanseutvikling og kapasitet for å følge opp og kontrollere krav til lønns- og arbeidsvilkår.

Eksempel

For klima- og miljøhensyn kan plikten til å utarbeide en anskaffelsesstrategi innebære at oppdragsgiver kartlegger sin samlede anskaffelsesportefølje for å identifisere hvilke av virksomhetens anskaffelser som medfører klima- og miljøbelastning. Kartleggingen kan for eksempel vise at transporttjenester eller bygge- og anleggsanskaffelser står for en betydelig del av klima- og miljøbelastninger som følge av virksomhetens anskaffelser.

På bakgrunn av dette kan oppdragsgiver prioritere tiltak i strategien for hvordan klima- og miljøhensyn skal ivaretas i virksomhetens anskaffelser. Dette kan for eksempel være å legge til rette for mer sirkulære løsninger. Oppdragsgiver kan benytte rammeverket unngå, flytte, forbedre (UFF) for å vurdere om anskaffelsene kan unngås, om behovet kan løses på en annen måte, eller hvordan virksomhetens anskaffelser kan gjennomføres med lavere klima- og miljøbelastning.((13^Se veiledning om sirkulære anskaffelser)) Deretter må oppdragsgiver sette seg mål, gjøre prioriteringer og legge en langsiktig plan for hvordan klima- og miljøhensyn skal ivaretas i virksomhetens anskaffelser.

Ivaretakelse av relevante samfunnshensyn kan inngå i en overordnet anskaffelsesstrategi eller virksomhetsstrategi, så lenge det fremgår tydelig hvordan de relevante samfunnshensynene ivaretas.

5.4.3 Oppfølging av anskaffelsesstrategien

Etter at strategien er utarbeidet, må oppdragsgiver følge opp målene som er satt i strategien. Dette kan for eksempel skje gjennom kravet om rutiner.((14^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 6.4.3)) Strategien bør også evalueres og oppdateres jevnlig slik at endringer i virksomhetens behov, utvikling i leverandørmarkeder, erfaringer fra oppfølgings- og kontrollarbeidet eller etter funn i revisjons- og tilsynsrapporter, og tilbakemeldinger fra brukere fanges opp. Oppdragsgiver bør evaluere resultater og effekter, og sette i verk korrigerende tiltak ved behov.((15^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 6.4.3))

5.4.4 Kravet om offentlig tilgjengelighet

Anskaffelsesstrategien skal være offentlig tilgjengelig. Dette kan for eksempel skje ved publisering på virksomhetens nettsider. Dette krever at anskaffelsesstrategien er logisk avgrenset på en måte som gjør at den kan offentliggjøres.((16^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 15.1 merknad til § 5a))

Offentliggjøring gjør det mulig for interessenter å se hvordan oppdragsgiver ivaretar samfunnshensyn ved offentlige anskaffelser.((17^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 15.1 merknad til § 5a))

Kravet om offentlig tilgjengelighet gjelder kun for anskaffelsesstrategien og ikke for rutinene.

5.5 Plikt til å ha egnede rutiner

Oppdragsgiver skal ha egnede rutiner for å sikre at relevante samfunnshensyn ivaretas i anskaffelsene.((18^Jf. lovens § 5a andre ledd)) Gjennom rutinene konkretiseres anskaffelsesstrategien, og det angis hvordan samfunnshensynene skal ivaretas og følges opp i relevante anskaffelser. Det er ikke et krav om en egen rutine som kun omhandler ivaretakelse av lovens samfunnshensyn. Det er tilstrekkelig at dette integreres i eksisterende rutiner.

Hva som er «egnede» rutiner, og hva rutinene bør inneholde, må vurderes konkret. Relevante momenter er blant annet anskaffelsenes art, kontraktenes størrelse og varighet, samt risikoen for brudd på samfunnshensyn. Kravet til egnethet tilsier også at rutinene ikke bør være utdaterte. Hvor ofte rutinene må oppdateres, må tilpasses den enkelte virksomhet/oppdragsgiver.((19^Jf. Prop 147 L (2024 – 2025) punkt 6.4.4))

Oppdragsgiver har et betydelig handlingsrom til å tilpasse rutinene til virksomhetens størrelse og egenart. En liten kommune kan for eksempel ikke forventes å ha samme ambisjonsnivå som store, profesjonelle oppdragsgivere med omfattende og komplekse anskaffelsesporteføljer. Det fremgår av lovens forarbeider at det ikke kreves at rutinene utformes som aktsomhetsvurderinger. ((20^Jf. Prop. 147 L (2024–2025) punkt 6.4.4))

Rutinene kan for eksempel omfatte krav i tråd med UFF-rammeverket om at oppdragsgiver skal vurdere om virksomhetens behov skal dekkes gjennom en anskaffelse eller å anskaffe nytt, eller om behovet kan dekkes ved å kjøpe brukt, reparere, leie, bruke delingsmuligheter, mv.

Oppdragsgiver kan oppfylle plikten til å ha egnede rutiner ved å anvende rutiner og verktøy som er utarbeidet av andre enn oppdragsgiver selv. Disse må imidlertid dekke de samfunnshensynene som er relevante for oppdragsgivers virksomhet. Dette kan for eksempel være maler utviklet av DFØ. Det er heller ikke et krav om en egen rutine som kun omhandler ivaretakelse av lovens samfunnshensyn.

Bestemmelsen oppstiller ikke krav om offentliggjøring av rutinene. Hensynet til fleksibel og kontinuerlig utvikling og oppdatering, tilsier at det ikke er et krav om å offentliggjøre rutinene.((21^Jf. Prop. 147 L (2024 – 2025) punkt 6.4.4))